Utbildning är nyckeln till att förändra världen” lär Nelson Mandela ha sagt. Han hade förstås inte fel ur ett visionärt perspektiv, då mycket av världens fattigdom och orättvisor säkerligen kan lösas med hjälp utav utbildningens otroliga kraft. Tittar man däremot på ett enskilt bolag som försöker introducera moderna arbetssätt i den nya digitala arbetsplatsen är det inte alltid man river ned applåder – som konsult – med det citatet under sittande möte. Ofta litar man lite för mycket på utbildningen alena, speciellt på bekostnad av hur väl den enskilde medarbetaren kommer kunna applicera sin nyvunna kunskap i sin egen kontext när denne kommer tillbaka till sin arbetsplats.

Ett av mina tidigare arbeten var just som instruktör på ett av Sveriges största utbildningsbolag inom IT. Under åren som gått har jag utbildat i alltifrån att försöka förmedla tekniskt komplicerade manövrar emot servrar och infrastruktur till enklare tillvägagångssätt för användare och beslutsfattare runtom i världen. Utbildning och pedagogik ligger mig därför väldigt varmt om hjärtat och jag brinner fortfarande för att få se den där gnistan i någons ögon när hen för första gången förstår ett koncept som tidigare kändes främmande och abstrakt. Med det sagt har jag under mina senare år som konsult hittat en mer nyanserad syn på utbildningens roll i förändringsarbetet som helhet och det är den som jag tänkt att försöka förmedla i detta blogginlägg.

I planeringsarbetet inför en förändringsresa finns ofta starka förespråkare för utbildning. ”Kunskapslyftet”, ”kompetensutveckling” och att ”investera i sin personal” hörs ofta i dessa sammanhang. Därefter klappar man om varandra och går vidare till kommunikationsinsatser, deadlines för leverabler och utformandet av utvärderingsenkäter. Det man i värsta fall går miste om är att hjälpa användarna att applicera sin kunskap i praktiken – där de faktiskt jobbar – och på så sätt ändra både arbetssättet och kulturen på sikt. Begreppet ”Coaching” är således väldigt brett. Det spänner ifrån ledargestalter i hockey-bås iförda polotröja och miniatyr-whiteboardtavla till ett Percy Nilegård-doftande verb för flygresande i ekonomiklass. I den kontexten vi befinner oss i betyder dock coaching ”att praktiskt handleda och hjälpa någon komma tillrätta och skapa nytta i en – för dem – ny och hyfsat outforskad miljö i ett eller flera nya arbetsmoment”. Coaching i ett förändringsarbete kommer behöva användas ofta, över längre tid än traditionell utbildning och rikta sig till många olika mottagare:

Coaching för huvudsponsorerna i ett projekt är ofta något som missas, detta bör göras så tidigt som möjligt efter att de blivit tilldelade sitt sponsorskap och därefter löpande. Detta för att de fortsatt skall våga vara ansiktet utåt för förändringen och våga tro på att de har vad som krävs för att driva på framåt. Många gånger hör man oroliga sponsorer säga ”men jag är ju inte det minsta teknisk, hur ska jag kunna hålla fanan högt för detta om jag själv känner mig osäker?”. Coaching i den här bemärkelsen kan komma att beblandas med utbildning eller vara beroende av att utbildning givits till sponsorgrupperingen på förhand, beroende på hur planeringen ser ut, men kom ihåg att coaching inte behöver gälla det tekniska kring någon leverabel i förändringen. Coaching kan lika gärna innebära hjälp att förstå och förmedla vision, ”what’s in it for me” och strategiskt syfte i förlängningen. I bästa fall har man även en sponsormission (vad det innebär att vara sponsor för projektet) att utgå ifrån, vilket kan hjälpa och styra coachingen och öka relevansen för sponsorerna själva.

Förändringscoaching för avdelningar i verksamheten är också väldigt viktigt för att lyckas i sin förändring. Det är dessvärre sällsynt att någon lyfter detta innan man påvisar dess nyttor som konsult. Givet att vi hitintills pratat om ”förändring” ur ett generellt digitaliseringsperspektiv är det lättare att påvisa dess nytta om vi tar ett konkret exempel. Vid förflyttningar av data ifrån filserver till Teams eller vid introduktionen av Microsoft Teams kommer exempelvis många frågor om vilken struktur som skall finnas i tjänsten för de olika delarna av verksamheten. Oavsett hur mycket utbildning man får i användandet i tjänsten och kringliggande verktyg i Microsoft 365 kommer denna fråga helt bero på individens förståelse till att applicera sin kunskap på sin kontext och sedan ta beslut för hur en övergripande struktur skall utformas för sin gruppering eller avdelning. Detta spatiala ”helikopterperspektiv” kräver egentligen att vi har minst en förändringsbenägen, högst process-insatt och internpolitiskt objektiv, digitalt autodidakt eldsjäl per gruppering – vilket är att hoppas på för mycket.

Misstaget att också lita på en enskild eldsjäl ur ett strukturellt perspektiv kommer allt som oftast resultera i en väldigt ensidig lösning och kanske inte ge alla en röst i den nya struktur som tas fram. Coaching i detta fall skulle innebära att man utser en referensgrupp eller tar återkommande möten med avdelningen för att diskutera hur man kan stötta arbetet kring att bygga en struktur som huserar information som behövs och samtidigt tar steget in i ett nytt sätt att arbeta och samarbeta. Kompetensen som sakkunnig konsult kombineras med verksamhetens egen kännedom kring processer, terminologi och tillvägagångssätt. Denna parallellslalom resulterar sedan i en applicering och ett fördjupande av avdelningens egen kontext OCH kunskapen som konsulten tar med sig in i coachingen för den angivna tjänsten – i detta fall Microsoft Teams.

Motståndscoaching är en aspekt av coaching som oftast behövs som separat aktivitet i större organisationer. Motståndscoaching handlar om att möta och hantera missnöje innan den blir normen inom delar eller merparten av en organisation innan, under och efter en förändring. I mindre organisationer kan den med fördel innefattas i coachingen man har med huvudsponsorerna, men i organisationer där man har en tydlig indelning mellan operativ och administrativ personal eller i ett högt medarbetarantal bör denna anses som en egen hållpunkt.

Hur knyter detta an till utbildning då? Jo, missnöje och motstånd är ofta kopplat till oro, okunnighet eller motvilja att söka sig till svar för att kunna fortsätta sprida sin klagan. Missnöje vädras ofta till sin närmaste chef eller inofficiella ledare och det är därför viktigt att inte stirra sig blind på alla högre beslutsfattare i större organisationer och istället sprida ut de man coachar inom motstånd emot chefer närmare ”gräsrötterna”. Att leda ett tillrop av missnöje till lugnande svar eller information där oron eller rädslan adresseras så tidigt som möjligt betyder oerhört mycket för huruvida det missnöjet kan sprida sig eller inte. Risken för saker som ”de där konsulterna har ju ingen aning om hur vi har det här i verkligheten, det ser man ju, sådär jobbar INGEN här!” bemöts av deras närmaste chef med ”Ja, jävla konsulter. Säkert Stockholmare också!” blir betydligt mindre med motståndscoaching. Stockholmsaspekten blir dessvärre svårare att råda bot på om konsulterna faktiskt är ifrån Stockholm.

Jaha, så vad skall detta tjat om coaching då tjäna till? En högre sannolikhet till lyckad förändring inom organisationer framöver – hoppas vi! Att väcka en fråga som förhoppningsvis sätter snurr på hjärnkontoret hos er som läser och i bästa fall har ni själva med er ett exempel i bagaget där detta lyckats eller där detta verkligen hade behövts. I de planeringar ni för i framtiden inför en stor förändring är det skrivna ovan ofta anledningen till att man förordar att ha en kommunikationsplan, en utbildningsplan och en förändringsledningsplan separerade ifrån varandra. I många fall har projekt ”bakat in” utbildning i kommunikationsplanen eller planen för förändringsledning, men då riskerar man i än större utsträckning att blanda ihop begreppen som ju behövs hållas isär. Under planeringsfasen kan man kortfattat säga att utbildning är förmedling av kunskap och coaching är hjälp att applicera kunskap i mottagarens kontext. 

Hoppas att detta inlägg gett lite mer förståelse kring hur utbildning och coaching bör vara de bästa av vänner för att få er förändringsresa att gå ihop. Självklart finns mer att läsa om hur vi på Diwo tar oss an att förändra och förbättra arbetssätt hos våra kunder och som vanligt mottages funderingar och feedback tacksamt! 

Kalle Landelius

kalle.landelius@diwo.se

%d bloggers like this: