Det nya Yammer har fått sin beskärda del av uppmärksamhet från Microsoft på senaste tiden.  Yammer – produkten som inte verkar kunna frånkomma sina gamla demoner och som under fem års tid har förföljts av frågan ”Är Yammer dött?” har fått en ansiktslyft och produktgruppen har med stolthet spatserat med tag-linen ”The year of Yammer”.

Trots det är det många som undrar, varför Yammer? Jag har länge varit en ”Yammer-advocate” och med en ängels tålmodighet har jag förklarat för både branschkollegor och kunder varför jag anser att Yammer inte får glömmas bort.

Låt oss backa bandet lite, för att verkligen förstå. Därför Yammer!

Pusselbiten som vi inte får glömma

I modern samarbetsarkitektur finns fyra grundkomponenter som uppgör våra vanligaste samarbetsformer, individen, gruppen (eller teamet), nätverket och organisationen.

Du som individ är anställd av din arbetsgivare av en anledning. Du finns där för din expertis eller erfarenhet, kanske för din personlighet eller inställning. Du är där för att du kan någonting som är av värde för ditt företag. Vi har jobbat med att stödja individen med digitala verktyg vi började digitalisera arbetsplatsen. Om vi tänker på det… Windows, Office-apparna och till och med Outlook har från den allra första början fokuserat på din personliga produktivitet!

Men 80% av din arbetstid spenderar du i samarbete med andra. Majoriteten av samarbete sker strukturerat, eller rättare sagt, stödjer strukturerade processer. Ni samarbetar i projekt, med avdelningen eller i återkommande händelser som sker år efter år – i massvis av olika grupperingar. Dessa samarbeten har strukturerats av organisationen. Individen bidrar i gruppen med sina specifika färdigheter, alla i gruppen har sin roll och sina uppgifter. Tillsammans jobbar ni mot gemensamma mål. Dom målen relaterar ofta i förlängning till företagets- eller organisationens mål. I den här typen av samarbete, med en uttalad grupp som jobbar mot ett gemensamt mål, spenderar vi majoriteten av arbetsdagen. Här är Microsoft Teams vår bästa vän, som de senaste åren har tagit ett stort steg i att fylla det hål som vi länge har haft för att produktivt kunna samarbeta i dessa former. Dessutom på ett mycket flexibelt sätt.

I dagens samarbetslandskap finns det en annan viktig aspekt att ta i beaktning. Nämligen att när förändring är konstant och exponentiellt ökande, krävs en ständig utveckling. Här hittar vi en pusselbit som många missar, eller väljer att ignorera, det nätverkande samarbetet. Nätverkande samarbete är ett organiskt framväxt samarbete baserat på engagemang och nytta. Det handlar om att få individer och grupper från olika delar av organisationen att nå varandra, mellan organisatoriska stuprör, roller och hierarkier. Det handlar om att hitta och dela kunskap, generera och dela idéer. Nätverket är en egen typ av samarbete som hjälper oss växa och utvecklas som individer, team och som organisation, och OM det görs rätt leder ett nätverkande samarbete till innovativa löningar som hjälper till att hållas oss fortsatt relevanta och vinst-bringande på arbetsmarknaden. Inte minst ger ett nätverkande sammarbete oss möjligheten att utvecklas inom alla ovan nämnda fördelar snabbare än om allt samarbete skulle ske i strukturerade former som styrs av organisationen. Helt enkelt genom att vi låter arbetskraften utvecklas, och utveckla varandra. Det här är svaret på varför Yammer!

Som sista grundkomponent har vi organisationen, vars uppgift det är att vägleda, styra och möjliggöra övriga tre komponenter för att skapa företagsnytta. Mer om det en annan gång, låt oss nu fokusera på nätverket.

Det nätverkande samarbetet

Vi förstår att förnyelse är ett nytt normalt för oss att hantera. Vi pratar om vikten av innovation på strategisk nivå.  När det kommer till kritan är många beslutsfattande roller ovilliga eller oförmögna att göra den investering som krävs. Kanske i brist av förståelse för varför, Kanske i brist av förståelse för hur.

Att etablera ett nätverkande samarbete är svårt. Det kräver nya arbetssätt och, för många organisationer, en förändring i kulturen. Det handlar inte i slutändan om ett digitalt verktyg, verktyget är som alltid bara en möjliggörare. I stället handlar det om att ge en hög grad autonomi till samtliga medarbetare. Ni vill etablera en kultur av att hjälpa och delge. Och att inte bara göra det på månadsmötet mellan närmaste chef och anställd. Ni vill möjliggöra att vem som helst i närverket kan diskutera relevanta ämnen med alla i organisationen som är intresserade eller drar nytta av konversationerna. Verksamhetsledarnas roll i detta är att moderera, lyssna, reflektera, förbättra och återkoppla. För de organisationer som vågar släppa kraften lös finns många effekthemtagningar att se, bland annat:

  • Ökat medarbetarengagemang
  • snabbare go-to-markret med nya erbjudanden och affärsidéer
  • Ökad kontakt och ökat förtroende mellan medarbetare och ledning
  • Effektivisering av processer och arbetsflöden
  • Ökad kunskapsledning mellan medarbetare

To name a few…

Varför behövs det två verktyg? Kan vi inte bara använda Teams för nätverkande?

Om teams är mötesrummet i digital form motsvarar Yammer korridoren, den öppna arbetsytan eller det öppna landskapet. Tänk dig att ha alla möten i öppet landskap utan möjlighet att stänga dörren. Ungefär så kan vi jämföra strukturerat samarbete och nätverkande samarbete i samma gränssnitt.

Nätverkande samarbete är sällan akut, i stället navigerar jag som individ dit när jag behöver ställa en fråga, vill diskutera ett ämne, eller ta del av information. Vi kan beskriva det som det större- eller utökade samarbetet över hela organisationen. Det mindre- eller direkta samarbetet som sker i dina team drar nytta av det större samarbetet för kunskapsdelning, frågor och svar eller diskussioner. Microsoft beskriver det här som ”inner loop” och ”outer loop”.

Dessutom vill vi att det utökade samarbetet är så aktivt som möjligt och att massvis med konversationer flödar där. Om samtlig information som tillhör nätverket skulle beblandas med notifieringar och konversationsflöden för mitt direkta samarbete, är risken stor att medarbetare notifieras och avbryts i onödan. Av just den anledningen kan du se att Teams och Yammers gränssnitt är väldigt olika. De har helt olika syften! Teams är designat för samarbete i realtid, att du notifieras ofta och direkt för att inte missa något. Yammers gränssnitt är designat för att mycket information genereras och att du som individ kan navigera dit och hitta relevant information vid behov. Ett bra exempel är Yammers funktion för frågor och svar där en medarbetare kan ställa en fråga, och sedan markera ”bästa svar” för att nästa person med samma fråga enkelt ska kunna återanvända kunskapen. Ett annat exempel är hur gränssnittet särskiljer ”nya konversationer” från ”alla konversationer” i Community’s som en medarbetare är medlem i.

3 tips för en lyckad Yammer lansering:

Okej så vi förstår varför Yammer, men hur? Jag kan skriva en hel uppsats om bara det, men avslutningsvis följer mina 3 viktigaste tips för en lyckad lansering av Yammer:

  1. Skapa ett tydligt syfte:
    Som tidigare nämnt finns många fördelar med Yammer, men vilka fördelar är viktigast för er organisation? Vad är effekthemtagningen som ni vill se? Använd era viktigaste fördelar och önskad effekthemtagning för att bygga en vision för Yammer med tydliga mål. Se till att syftet tydligt skiljer sig från ert syfte med Teams (revidera syftet med Teams om så behövs). Kommunicera skillnaderna på direkt och utökat samarbete, och hur de hör ihop.

  2. Engagera ledningen:
    En av de tydligaste framgångsfaktorerna som Yammer-användande organisationer rapporterar är vikten av att ha ledningen med på tåget. En närmare kontakt med organisationens ledning är en enorm morot för medarbetare att börja använda Yammer. Kommunicera nyheter från ledningsgruppen, sätt upp Q&A trådar, låt medarbetare tycka till på nya initiativ eller varför inte skapa en kampanj för idégenerering? Skapa en direkt kontakt mellan ledning och arbetskraft. Och glöm inte att återkoppla och kommunicera resultat av medarbetarnas engagemang!

  3. Skapa en tillåtande och belönande kultur:
    Top 4 barrirärer för en lyckad lansering av Yammer sammanfattas enligt Innosis och Swoop Analytics i:
    – Fokus: medarbetare fokusera på sitt direkta samarbete och sina primära arbetsuppgifter
    – Avsaknad av tydlig vision: Medarbetare förstår inte varför Yammer ska användas
    – Rädsla: Medarbetare är rädda att säga vad de tycker, sticka ut, hamna i konflikt eller misslyckas.
    – Tid: Medarbetare upplever att de inte har tid eller tillåtelse att spendera tid på nätverkande samarbete.
    Förutom att följa mina tidigare tips, och skapa ett tydligt syfte med Yammer krävs här för att överkomma de vanligaste barriärerna att medarbetare känner sig trygga i att kommunicera öppet och transparent, att de är medvetna om att det är positivt att investera tid i nätverkande samarbete, och framför allt: belöna engagerade medarbetare!

Slutligen, som ett bonustips: Go all in! Ett nätverks största fiende är att ingen är där. För att verkligen lyckas med det nätverkande samarbetet krävs att alla potentiella deltagare hittar dit, förstår varför de är där och ser ett värde i att vara där. När ni bestämmer er för Yammer lanserar ni inte ett nytt digitalt verktyg, ni lanserar ett nytt digitalt arbetssätt. Tillsätt resurser därefter, eller skippa det helt.

Tack för att du har läst hela vägen hit! Vill du veta mer? Missa inte vårt webbinar om Yammer

%d bloggare gillar detta: