Nyligen släppte det världsledande amerikanska konsultföretaget inom användarvänlighet Nielse Norman Group (NNG) sin årliga rapport rörande Intranät runtom i världen (Intranet Design Annual) som även innehåller en lista på de 10 bästa intranätet i världen (enligt deras mätningar). Det här är en rapport som jag tycker alla inom HR, kommunikation och IT borde läsa, men även alla som är intresserade av den digitala arbetsplatsen och intranät kommer att uppskatta den.

För mig, och även för oss på Diwo, så var det väldigt kul att läsa hur likt Diwo och de 10 ”bästa” företagen tänker kring intranät, och jag tänkte brodera ut lite kring detta. Men, det fanns även en del saker jag inte höll med om till 100% vilket fick mig att tänka till ett extra-varv, och om detta tänkte jag också skriva några tankar. Låt oss hålla oss till de viktigaste slutsatserna kring vad som utgör ett lyckat intranät från rapporten:

“Clear goals, effectively employing Agile development, self-awareness of the intranet teams’ strengths and weaknesses, and a holistic view of the organization and its digital workplace to inform the intranet design.” – Kara Pernice & Patty Caya

Man identifierar fyra områden som jag tänkte beröra i tur och ordning nedan:

Tydliga mål:

Vid det här laget kan jag tycka att ”tydliga mål” är en klyscha för många företag som inte hjälper dem, varken i deras satsning på intranät eller i övrig affärsverksamhet. Det är dock skillnad på målsättning och vision i det här sammanhanget. De som fastnar i visionärt tänk med abstrakta måttstockar eller KPI:er för att mäta hur resan går är de företag som fastnar i ”klyschträsket” gällande tydliga mål. Skälet till att vi pratar om tydliga mål på Diwo och att jag ändå propagerar mycket för målsättning är att om du verkligen gör din hemläxa och bryter ned målsättningen till beteenden som går att mäta, DÅ hjälper verkligen din målsättning. En målsättning som säger ”vi ska ha världens bästa intranät” och sen inte benar ut vad som faktiskt utgör världens bästa intranät hjälper föga.

Agil utveckling:

Ett framgångsrecept verkar vara att röra sig bort från enorma vattenfallsleveranser, men jag noterar att graden av rörelse bort från detta varierar mycket. Vissa lyckade exempel har ändå haft förhållandevis stora leveranser (följt av flertalet mindre iterationer) emedan andra mer eller mindre bygger intranätet steg för steg i små leveranser enligt lean-metoder. NNG noterar tendensen att fler involverar konsultföretag och gör detta under en längre tid, ofta långt efter leverans i rent underhålls- och utvecklingssyfte. Det här är på ett sätt glädjande för mig och Diwo, vår affär skulle kunna expandera genom att vara involverade med kunderna längre. På ett annat sätt går det dock lite emot en av våra principer, att göra manageringen av intranät så enkel som möjligt. Jag tror jag lutar åt att det i slutändan blir en resurs- och budgetfråga, det är klart att det kan vara en stor fördel att ha specialister på intranät involverade så länge som möjligt, om man har råd…

Medvetenhet om intranät-teamets styrkor och svagheter:

Här noterar man att allt mer resurser har fördelats till intranätteams under senaste åren och att som en konsekvens av detta är det nu fler individer som jobbar med intranätet. Majoriteten av företagen på top10-listan använder sig av både externa och interna resurser i intranätsteamet för att se till att man kan leva upp till målsättningen för Intranätets kapacitet. Ett problem som uppstår för företag är att de externa resurserna ofta ansvarar för delar av intranätet som endast de besitter kompetens inom eller är uttalade specialister inom (annars hade de väl inte behövts från början) men att de förr eller senare lämnar företaget och intranätslaget. Därför tycker jag att det är oerhört viktigt att man tidigt i uppdraget (gärna i uppdragsbeskrivningen/kontraktet med konsultföretaget) satsar på att lära upp organisationen så att de inte blir konsultberoende. Det här är inte kontraproduktivt för oss som konsultbolag, vi mår bra om våra kunder mår bra. Det är upp till oss att ligga i framkant så att vi får komma tillbaka och göra andra uppdrag eller uppgraderingar.

En holistisk syn på intranätets roll i den digitala arbetsplatsen:

Här tycker jag det är oerhört intressant med de ansatser som görs att förena och koppla ihop medarbetare. I en tid då medarbetare kräver att allt mer kunna identifiera sig med sitt jobb och organisationen de jobbar på, så blir intranätet den främsta kulturella hubben. Intranätet handlar inte bara om att ge dig den informationen du vill ha på bästa möjliga sätt längre. Det har även börjat gå förbi att bara kunna visa vad andra på företaget gör på jobbet, nu finns det intranät som ”inkräktar” på sociala mediers och plattformars användningsområden.

Vi minns alla när företag som Google, Spotify och Microsoft avtäckte sina sanslösa satsningar på kultur på arbetsplatsen genom fantastiska fysiska kontor med proffskockar och flipperspel (och allt där emellan) och hur nyskapande detta kändes. Jag tror att intranätet är nästa steg i denna satsningen, man vill ”äga” medarbetarens uppmärksamhet även på det digitala kontoret. Därför tror jag vi kommer vi se mer av sådant som digitala vinlotterier, mötesplattformar, klädutbytesforum etc på våra intranät i framtiden. Intranätet bör vara den digitala portalen till din arbetsdag, och kanske även delar av din övriga dag.

Vad är dina tankar om världens bästa intranät?

/Olle Fagestedt, rådgivare digital arbetsplats

%d bloggers like this: