2019 tror jag var ett uppvaknandets år för många arbetsgivare kring sin arbetsplats. Mycket av det som medarbetare under en längre tid har efterlyst i form av nya arbetsmetoder, spelregler och även förenklade processer började få välförtjänt fokus från ledningen i de organisationer jag besökte under året, om det fortfarande finns väldigt mycket kvar att göra på de flesta arbetsplatser.

Jag har länge haft många visioner och idéer kring hur man bäst bör organisera sin arbetsplats, och det gångna året har inspirerat mig till att börja dela med mig av dessa för att få höra vad ni läsare tror om dessa, och vad ni själva har för idéer och visioner. Därför kommer jag under 2020 att publicera dessa tankar i en följetong som jag valt att döpa till Morgondagens arbetsplats, och jag inleder med en spaning kring fysiska kontor och den roll som dessa spelar för arbetsplatsen.

Kostnader för fysiska kontor har fått både ett och annat hårstrå på företags ekonomiansvariga runt om att skifta färg, och då inte mot en mer fyllig eller färgstark nyans. Även om kostnader givetvis skiljer sig enormt mellan företag och branscher så finns det ingen annan slutsats att dra än att ett bra kontor är långt ifrån gratis. Kvadratmeterpriserna kan cirkulera runt 10 000:- per år för de absolut bästa lägena i Stockholm just nu, och även om dessa kontor mest huserar avdokatfirmor, finansbolag och ett och annat managementkonsultbolag så är prisbilden inte särskilt förlåtande i innerstan generellt, utan du får kallt räkna med att spendera från 3000 :- / kvm och uppåt (förmodligen ganska mycket uppåt). Statistik kring detta är inte helt lätt att tillgå, men jag har här litat på siffror från Fastighetsvärlden och yta.se, där den senare utgår från skatteverkets statistik för att räkna på snitthyror.

En ganska vanligt förekommande siffra för ett kontor på 100 kvadrat i innerstan torde alltså vara ca 500 000 per år (räknat på 5000:-/ kvm), bara för att hyra själva lokalen. Väldigt mycket pengar är det uppenbart, men hur dyrt är det? Svaret är naturligtvis att det beror på en rad påverkansfaktorer så som företagets omsättning, antal anställda, platsbehov/beläggning, kontorets läge,andra alternativ etc. Det är dock i dessa påverkansfaktorer som jag ser ett potentiellt skifte närma sig, och som jag följer med stort intresse. Jag tror nämligen att vi kommer att se en ökning i  antalet organisationer som laborerar med hybridkontor, vars påverkansfaktorer gällande pris ser lite annorlunda ut.  

Här bör det sägas att jag varken är ekonom eller expert på kontorslokaler (däremot känner jag många som är det hos mina vänner på Tenant & Partner) men kanske är det därför som mitt perspektiv på saken kan bidra. Om inte, så tänker att jag ni insatta läsare kan upplysa mig om varför.

Man behöver dock inte vara ekonom eller expert på kontor för att konstatera att det digitala kontoret (ett område jag anser mig själv mer kunnig inom) och dess frammarsch de senate 10 åren radikalt ändrat förutsättningarna för det fysiska kontoret. Möten kan nu hållas effektivt på distans, samarbeten kring dokument, projekt och information kan ske simultant från flera olika platser och lagrinen av företags tillgångar och information kräver nu allt mindre fysisk plats (då räknar jag inte med serverhallen i Norrlands inland). Läs mer om detta på Diwo.se 

Det digitala kontorets frammarsch har fått en del modiga företag (till min kännedom dock endast mindre bolag) som tidigare hade fysiska kontor att helt skippa det fysiska kontoret för att organisera sig helt runt det digitala. Onekligen finns det en stor kostnadsfördel med detta upplägg, åtminstone vid första anblick.

Det har dock visat sig att avsaknaden av ett fysiskt kontor kan få avsevärda effekter på företagskulturen. Kulturen ”sitter i väggarna”, och en klyscha har sällan känts så passande, då det har visat sig svårt för helt digitala företag att skapa samma känsla av gemenskap, lojalitet och engagemang för företagets syfte och visioner bland sina medarbetare. Den interaktion mellan människor som krävs för relationsbyggande går helt enkelt inte att återskapa med samma kvalité digitalt som fysiskt. Ännu. Det saknas dock fortfarande tillförlitlig forskning inom området, men fler och fler företag upplever kulturella och sociala problem i mindre doser i takt med att mobiliteten och flexibiliten på arbetsplatser ökar.

Skälet till att tech-företag som Google, Spotiy, Microsoft m.fl fortfarande plöjer ned enorma summor i sina fysiska kontor är inte för att de är ”anti-digitalisering” eller att de inte tror på de möjligheter som den digitala arbetsplatsen erbjuder, om nu någon mot förmodan skulle ha trott det.  Men skälet är inte heller att de är extra avslappnade, coola och omtänksamma arbetsgivare som bara vill göra det där lilla extra för sina medarbetare. Givetvis kan detta vara en del av sanningen, men knappast hela.

Konkurrensen om talanger är stenhård där ute, och ett flashigt kontor i ett bra läge slår fortfarande högt bland kandidater, det är också en del av sanningen. En annan del av sanningen är att dagens generation av arbetstagare i allt högre grad vill kunna identifiera sig med sin arbetsgivare på fler plan än det strikt professionella. Bolaget eller organisationens högre syfte spelar en stor roll för medarbetarens engagemang och lojalitet. Ungdomsbarometern släpps varje år, och jag tycker det är väldigt intressant att läsa om hur ungdomar definerar sig själva och sina värderingar, den kan jag varmt rekommendera till alla employer branding-intressenter. Min personliga teori är att dagens arbetskraft helt enkelt är rikare än gårdagens, och kan därför kosta på sig att vara kräsnare i valet av arbetsplats.

Om du som arbetsgivare kan äga dina medarbetares tid och uppmärksamhet i högre utsträckning, så ökar chansen att du får behålla medarbetarens engagemang och lojalitet. Därför ser vi arbetgivare expandera sin sociala och politiska plattform mot sina medarbetare i form av gaming rum, musik studios, caféer, yoga studios etc och även om lönen fortfarande är en viktig del i val av arbetsplats så har den delen av erbjudandet från arbetsgivare tonats ned till förmån för ovannämnda faktorer.

När du börjar summera allt som krävs för att vara en attraktiv arbetsgivare idag: ett flashigt fysiskt kontor i ett attraktivt läge, ett digitalt kontor i framkant, ett syfte och en vision som medarbetare kan identifiera sig med (och såklart erbjuda en bra lön på det) så förstår vi hur kostnadsbilden för en arbetsplats lätt kan bli besvärlig för ekonomin.

”Never waste a good crisis” sade Churchill, och jag tror att denna kombinerade kostnads- och identitetsksproblematik kommer vi vid sidan av kontorshotell och co-working spaces även ge upphov till vad jag benämner som  ”hybridkontor” hos de större företagen (finns säkert exempel på det redan).

Med hybridkontor avser jag arbetsplatser som diversiferar sin affärsfunktion från att bara vara ett kontor åt organisationens medarbetare. Helt enkelt kontor som bedriver annan verksamhet paralellt eller växelvis. De flesta fysiska kontoren står nämligen tomma större delen av tiden (kvällar, nätter och helger) och är bara en kostnadspost (dock en nödvändig sådan, om man tror på mitt tidigare resonemang i denna artikel). Till och med när de används är kontoren långt ifrån utnyttjade till sin fulla kapacitet, eftersom folk är på externa möten, på semester,  jobbar hemma etc. En av våra största banker hamnade i blåsväder när de valde att skapa ett kontor som bara ”hade plats” åt 70% av sina medarbetare, de räknade kallt med att sjukskrivningar, tjänstledigheter, mobilt arbete  m.m aldrig skulle utgöra mindre än 30% av personalstyrkans åtagande. Inte så kul som medarbetare att känna att ens arbetsgivare inte ens kan erbjuda en plats på kontoret kanske, men faktum är att bankens tidigare statistik talade för resonemanget. Här tänker jag att det finns en möjlighet för hybridkontor.

En parallell eller växeldragande verksamhet skulle inte bara kunna hjälpa det fysiska kontoret att bära sina egna kostnader, med rätt typ av verksamhet skulle det även kunna skapa ett högre medarbetarengagemang och starkare employer brand.  Det som jag tycker är mest spännande här är det hisnande antalet av olika kombinationer som skulle kunna skapas, och jag ser fram emot era idéer på symbiotiska verksamheter! Ett exempel som direkt dyker upp för mig är caféverksamhet. I och med att så många bedriver arbete och studier på caféer redan idag, borde det gå att kombinera sådan verksamhet med flera olika företags receptioner, matsalar, lobbys, allrum etc. Caféet som arbetsplats kan hålla öppet på kvällar och helger, erbjuda en social yta för medarbetare, agera som en rekryteringsplattform, dra in pengar till kassan (i bästa fall). Notera att det skulle krävas

Men varför stanna vid verklighetsförankrade kombinationer? Vore det inte häftigt med ett företag som upplät sitt kontor till ideell verksamhet på kvällar och helger, eller en revisionsbyrå som hade en härlig kvarterskrog som kontor? Jag har i denna artikel bara skrapat på ytan, företag skulle kunna välja olika strategiska mål med ett hybridkontor som inte  är relaterade till minskade kostnader eller ett hetare varumärke.

Så, avslutningsvis, till det mest spännande med denna text: Ge mig din idé på två verksamheter som borde starta hybridkontor tillsammans! Vad skulle du vilja att din organisations kontor också erbjöd?

%d bloggers like this: