Diwo hjälper Natur & Kultur att digitalisera interna arbetssätt och processer

Under året 2023 har Diwo hjälpt bokförlaget Natur & Kultur att digitalisera sina interna arbetssätt och processer. Allt startade med en förstudie under hösten 2022 som inkluderade en inspirationssession för hela organisationen, några workshops med ledningsgruppen och medarbetarenkäten Diwo Index. Förstudien identifierade olika förbättringsområden som drevs som parallella delprojekt, bl.a. att sätta gemensamma spelregler, utbildning i digitala verktyg och lansera ett nytt intranät för bättre kommunikation i organisationen.

Syftet med det digitala arbetsplatsprojektet har varit att möjliggöra bättre samarbete, enklare dokumenthantering och uppnå högre nyttjandegrad av Teams och Microsoft 365.

Projektet är nu i sin avslutat och vi har därför bett Anna Tranell, CIO på Natur & Kultur att svara på några frågor.

Berätta kort om era utmaningar och behov som ni hade innan projektet började.

Med en ökad digitalisering på arbetsplatsen, behövde vi se över våra digitala arbetssätt och vilken verktygslåda vi erbjöd till våra medarbetare. Vi såg att användningen av M365 var väldigt diversifierad i organisationen och vi önskade skapa mer gemensamma arbetssätt för att förenkla samarbete och kommunikation.

Vi ville dessutom göra vårt intranät mer användarvänligt och en naturlig plats för medarbetarna att hitta intressant och uppdaterad information. Intranätet skulle gärna bidra till att skapa en känsla av gemenskap.

Vilka åtgärder gjordes och hur blev resultatet? Har ni kunnat se några effekter?

Projektet höll på i nästan ett år och under den tiden hann vi driva ganska många initiativ. Man kan sammanfatta dessa:
1. Vi tog fram spelregler och en verktygslåda för gemensamma arbetssätt. 
2. Vi införde nya verktyg och utbildade alla i dem. 
3. Vi migrerade dokument från servrar till molnet, för en smidigare och mer hållbar lagring och införde ny struktur i Microsoft Teams. 
4. Vi byggde ett nytt intranät med uppdaterade utseende. 
Utöver detta såg vi också över den tekniska uppsättningen i Microsoft 365. 

Vi har kunnat se en stor förflyttning i vår digitala kompetens och mognad. Vi mätte Diwo Index före och efter projektet och på i stort sett alla punkter har vi gjort en positiv förflyttning! Vi ser ett ökat användande av Teams och andra M365-verktyg med ökad kunskapsdelning och mer effektivt samarbet som resultat. Det nya intranätet är mycket uppskattat och besöks mycket oftare än det gamla, vilket också är tillfredsställande att se. 

Vad upplevde du var det mest givande med projektet ”den digitala arbetsplatsen”? Och är det något som du nu i efterhand skulle ha gjort annorlunda?

Det mest givande i projektet har definitivt varit att höja den digitala kompetensen i hela organisationen. Att få se kunskapsdelning mellan kollegor och avdelningar har varit väldigt uppskattat. Dessutom har vår ambassadörsgrupp gjort ett fantastiskt jobb med att inspirera våra medarbetare i att hitta nya digitala arbetssätt.

Hur fungerade samarbetet med Diwo?

Vi hade ett jättefint samarbete där Diwo tog ett stort ansvar för projektet och kunde erbjuda hjälp och kompetens inom alla de delar som krävdes för projektet. Projektdeltagarna från Diwo var väldigt behjälpliga och hade ett väldigt bra bemötande mot alla medarbetare på Natur & Kultur.

Och slutligen, vad skulle du ge för tips och rekommendationer till andra kunder som står inför samma utmaningar som ni?

Jag skulle vilja skicka med fyra råd som man bör ha med sig om man ska göra ett liknande projekt:

1. Att göra en noggrann förstudie gällande organisationens behov av verktyg och processer, och även av de tekniska aspekter som behöver förändras i och med införandet av ett mer digitalt och säkrare arbetssätt.
2. Att mobilisera och involvera alla chefer i ett tidigt stadium.
3. Att ta hjälp av ambassadörer som både kan sprida kunskap och inspiration till sina kollegor och vara rådgivande till projektgruppen.
4. Att dela in projektet i mindre delprojekt och ta det stegvis, så att var sak får landa innan nästa del av projektet påbörjas.