Redan 2022 initierades samarbetet mellan Coor och Diwo med målet att skapa en kommunikationsplattform för servicemedarbetarna. Utmaningarna på Coor var flera: svårt att få ut information till alla servicemedarbetare, intranätet ansågs inte ännu tillräckligt utbyggt med innehåll och funktioner relevanta för servicemedarbetarnas dagliga arbete och mejl hade inte alla tillgång till. Man identifierade också att det fanns stora skillnader mellan arbetsförutsättningar, arbetsort och roller.
Ambitionen med förstudien var att erbjuda en kostnadseffektiv lösning anpassad för alla servicemedarbetare, där man kunde ta del av information som rörde det dagliga arbetet, kommunicera med den närmaste chefen och inspireras av sina kollegor. Coor hade sedan tidigare investerat i Microsoftplattformen och därmed hade man redan licenser till alla medarbetare.

Lösningen som man valde att testa i piloten blev därför en variant av en samlingsyta (hubsite för SharePoint-intresserade) som hade kopplingar till andra webbplatser. Nyheterna och informationen aggregerades ner till en teamssite där information från det närmaste teamet fanns. Medarbetarna själva kunde skriva direkt till varandra i chatten och komma åt alla viktiga länkar och dokument som sparades i teamet.
De två initiala piloterna följdes upp med fler piloter där man hela tiden skruvade på konceptet kring utbildning, information och förändringsledningsinsatsen. Bland annat lanserades en train-the-trainer metodik, utbildningar testades i både digital och fysisk form och ambassadör- och chefsnätverk växte fram för att sprida information och kunskap.
När vi pratar om förstudien med Mia Odeh, kommunikatör på Coor så belyser hon att användarvänlighet, utbildning och sätta servicemedarbetarnas behov i centrum varit viktigt. Hon menar också att digitalisering inte är ett färdigt koncept som man bara kan leverera på. Det är oftast utmanande för organisationer att gå igenom och kräver många olika delar, inte bara teknisk kompetens, så hon är väldigt nöjd att piloten snarare fokuserat runt kommunikations- och förändringsinsatser snarare än bara tekniska konfigurationer.
Coor befinner sig just nu mitt inne i den fortsatta förändringsresan. Tre piloter håller fortfarande på att avslutas och utvärderas men det stora förarbetet är dock klart. Nästa steg handlar enligt Asbjørg Torpe, Group Innovation Manager Cleaning att arbeta vidare med de utmaningar som blottats under piloterna och bättre kartlägga situationen i de olika länderna. Det handlar om att säkerställa att digitalisering av servicemedarbetarna beaktas inom både IT, tjänsteutveckling, kommunikation och HR:s strategiområden. Den digitala medarbetaren är en central del av Coors strategi, och en grundläggande förutsättning för att nå de mål som Coor satt upp : Passion for Service och Passion for People.
Trots att arbetet hittills varit både tids- och resurskrävande ser man från Coors håll bara fördelar med den gedigna förstudien som innehållit många olika piloter med diversifierade grupper. Detta upplägg har gjort att man kunnat testat olika utgångslägen, allt från piloter där användarna har privata mobiler som arbetsverktyg till grupper som har arbetstelefoner, man har kunnat utvärdera olika utbildningskoncept och kunnat ta in olika kulturella och organisatoriska förutsättningar i beaktning samt samlat in många bra erfarenheter från olika delar av Coor.
Trots att Coor fortfarande inte har avslutat projektet till fullo, så finns det mycket att reflektera över från de två år som har gått sedan samarbetet initierades. Fördelarna med att medarbetarna börjat gå över till Teams som samlingspunkt, menar Asbjørg Torpe är många. Hon lyfter framför allt möjligheten att få samma information samtidigt, även om man befinner sig på olika platser, något som är särskilt viktigt för området lokalvård där man har stora team utspridda över stora geografiska områden. Specifik information kopplad till olika arbetsplatser (koder, adresser, var man hittar saker) kunde lätt delas via Teams vilket både effektiviserade och förenklade arbetet för servicemedarbetare.
Fler fördelar som man har noterat hittills är att medarbetarna kan få och ge direkt feedback på chefens kommunikation, att dialog och förändring dokumenteras för enklare uppföljning samt smidigare tillgång till andra Coor-system och verktyg. Utmaningarna har handlat om svårigheterna med onboarding av digitala verktyg, framför allt när alla medarbetare inte har en personlig arbetsenhet, att Teams-appen har olika användargränssnitt/inställningar för olika operativsystem och att det är svårt att hitta rätt detaljnivå på instruktioner att ladda ner/använda framför allt när Microsoft kontinuerligt gör ändringar i funktionerna och designen.
Och som Gustaf Rössner, Head of HR Digitalization sammanfattar : ”Förändringar och introduktion av nya system är oftast smärtsamt för organisationer. Det handlar inte om tekniken i första hand utan om att skapa ett värde för användarna som ska nyttja det. Det finns inget färdigt koncept att använda sig av, men med Diwos hjälp och rådgivning har vi fått många bra verktyg och en metodik för att själva kunna sätta upp, utföra och fortsätta testa olika förutsättningarna.”
Vi på Diwo önskar Coor all lycka i deras fortsätta digitaliseringsresa!
P.s. Är ni intresserade av att höra mer om detta case direkt från våra kontaktpersoner på Coor så hör av er, så förmedlar vi gärna vidare kontaktuppgifterna.

Om Coor:
Som ledande facility management-leverantör, främst inriktad mot integrerade och komplexa helhetsuppdrag (IFM), är Coor med och skapar Nordens bästa arbetsmiljöer – smarta, hållbara och fulla av glädje. Coor erbjuder specialistkompetens inom arbetsplatsservice, fastighetsservice och strategiska rådgivningstjänster. Vi skapar värde genom att utföra, leda och effektivisera kundernas serviceverksamheter, så att våra kunder kan fokusera på vad de gör bäst.
Bland Coors kunder finns ett stort antal större och mindre företag och offentliga verksamheter i Norden, bland annat ABB, Aibel, Alleima, DNV, DSB, danska Byggnadsstyrelsen, Equinor, ICA, IKEA, Karolinska Universitetssjukhuset i Solna, PKA (Danska Polisen, Kriminalvården och Åklagarmyndigheten), Postnord, Saab, SAS, Skanska, Swedbank, Telia Company, Vasakronan och Volvo Cars.
Coors verksamhet startade 1998 och är sedan 2015 noterat på Nasdaq Stockholmsbörsen. Coor tar ansvar för den verksamhet som bedrivs i förhållande till kunder, medarbetare och ägare, men också för hur den påverkar samhället och miljön i ett bredare perspektiv. Läs mer på www.coor.com/sv
Senaste kommentarer