En kompis ber om att få låna 1000 kr. Vad svarar du? Du kanske ställer en följdfråga: “Vad ska du ha pengarna till?”. En kollega ber om ett möte. Du är osäker på vad mötet ska behandla och det saknar agenda. Trycker du på accept-knappen?

Du, och din tid är din arbetsgivares viktigaste resurs. Trots det är organisationer idag bedrövligt dåliga på att hushålla med dig och din tid. Vi kan jämföra tid med pengar (vilket ofta görs såklart “time is money”). Din organisation har uttalade strategier och processer för att hantera resursen pengar. Det finns tydliga ekonomiska mål och ett ständigt arbete pågår för att effektivisera och optimera resursen pengar. Tid är också en valuta, till och med hårdvaluta i dagens samhälle. Trots det är det få organisationer som har strategier, processer, tydliga mål och/eller ett ständigt pågående arbete för att hantera resursen tid. Det här är ett problem. Förutom att tid till spillo kostar pengar, leder det till sänkt produktivitet och ökad stress hos medarbetarna.

Det är svårt att värna om sin tid i dagens arbetsliv som är fullt av samarbete, och tekniken kan antigen hämma eller hjälpa dig. Här är fem tips på hur du kan ta kontroll över din tid det digitala landskapet, i väntan på att din arbetsgivare börjar hantera tid med lika stor vikt som pengar.

Tips 1 – Ställ in notifieringar

Har du känt “the flow” någon gång? The flow är i grunden en psykologisk term. När du befinner dig i flow-state går all din fokus och energi till uppgiften till hands och det är din mest produktiva tid. Du kan befinna dig i flow-state själv eller tillsammans med andra personer (när ni samarbetar). Varje gång du blir avbruten tar det cirka 15 minuter att återgå till flow-state efter att du har börjat fokusera på din uppgift igen. Och du blir avbruten i snitt varannan minut. Hela arbetsdagen. Så snart vi får ett ping, ett mail, en like, utlöses dopamin i vår hjärna, och dopaminet styr vår uppmärksamhet till notifieringen undermedvetet, även om vi inte kollar på den. Du behöver alltså inte öppna en notifiering för att den ska avbryta dig.

Mitt första tips är att aktivt jobba med notifieringar. Varför inte stänga av notifieringar för mailen helt, både på dator och mobil? Utmana dig själv att inte ens tillåta det lilla kuvertet på Outlook-ikonen i aktivitetsfältet. Mer om mail i tips 2. Använder du Microsoft Teams så finns det många fina inställningar för hur du ska notifieras. Stäng av mail från Teams helt om det är möjligt, och ställ in banderoll efter behov (men fördelaktigt på så få ställen som möjligt). I Teams mobil-app finns också ett mycket fin funktion som kallas tysta timmar. Där kan du ställa in att inte få notifieringar under ett antal timmar dagligen eller tysta dagar (till exempel lördag/söndag). Se över andra applikationer som notifierar dig ofta, såklart gärna även de appar som notifierar dig i privatlivet. Och till sist, används fokusstödet i Windows 10! Mer om fokus i tips 3.

Tips 2 – Avgränsa e-mail tid

Det vi vill avgränsa är framför allt intern mail-tid genom att övergå till smidigare samarbetslösningar som Microsoft Teams, och i längden även externa mail där det inte behövs. Den övergången kan vara svår för dig som individ att driva. Om du har möjlighet så se till att lyfta frågan till relevanta intressenter, förhoppningsvis finns initiativ hos din arbetsgivare, och gör det inte det så hjälper vi på Diwo gärna till.

Och om du arbetar i en mail-tung organisation och vill göra något åt den stora tidstjuven mail redan idag, så är mitt tips att boka in mail-tid i kalendern. Hur mycket, och hur många gånger om dagen som du kollar mailen beror på din arbetsroll och dina behov, men se till att mail-koll inte sker sporadiskt och kontinuerligt genom hela din arbetsdag. Du kan till exempel avsätta X minuter på morgonen, X minuter efter lunch och X minuter i slutet av arbetsdagen. Underrätta dina kollegor, och ge en alternativ kanal om de gäller akuta frågor, till exempel att ringa.

När jag föreslår att stänga av notifieringar och bara kolla mail på avsatt mail-tid får jag ofta responsen “det går inte, jag väntar alltid på att någon ska svara och behöver den informationen för att kunna fortsätta mitt arbete”. Känner du igen dig? Då är det dags att se över hur ni använder mail på arbetsplatsen ASAP! Det finns som sagt bättre sätt att kommunicera. Ibland (eller ofta) så inväntar vi svar från en extern källa, som en kund. I dom situationerna ska du såklart kolla mailen, och då gör du det med ett syfte. Men utmana dig själv här, du kan fortfarande göra detta med notifieringar avstängt och på avsatt mail-tid, kanske lägger du till en avsatt mail-tid när du inväntar något viktigt. Min poäng är att inte låta mailen vara tillgänglig sporadiskt, hela tiden, varje dag, hela veckan.

Tips 3 – Boka in fokustid

Fokustid hjälper dig avsätta tid för ditt huvudsakliga arbete. Ju mer specifik du är när du blockar tid, desto större chans att du fokuserar på den uppgiften under den tid som du har avsatt. När du proaktivt avsätter tid i din kalender för fokus, minskar du ditt multi-taskande, risken att bli avbruten och ger dig själv möjlighet att ta dig till flow-state (se tips 1) och öka din produktivitet. Boka gärna minst 90 minuter, kom ihåg att en kvart går till att komma in i fokus. Och använd funktionen fokusstöd i Windows 10 och tyst tid på mobilen för av avgränsa avbrott så mycket som möjligt. Fokustid är ofta eget arbete, men samma princip gäller samarbete, till exempel när du sitter i möten. Ett möte ska bokas med ett tydligt syfte, ge dig och dina kollegor chansen att fokusera på det syftet genom att införa spelregler för fokusstöd på dator och mobil under mötestiden. Bäst av allt är om sådana spelregler sätts upp för hela organisationen, men i väntan på att din organisation sätter gemensamma spelregler för alla, går det alldeles utmärkt att föreslå det för möten som du medverkar i.

Tips 4 – Våga ifrågasätta (och säga nej) till möten

Tillbaka till min första fråga. Om en polare ber om pengar, ställer du följdfrågor då? Se på din tid som valuta. Våga ställa krav på att möten som du medverkar i har en tydlig agenda och våga säga nej till möten där du inte behövs. Våga också ifrågasätta deltagarlistan inför ett möte. Vi är så vana att samarbeta att det ibland upplevs exkluderande att inte få en mötesinbjudan, vilket leder till att flera medarbetare med samma kompetens befinner sig på ett möte, där en av dem i själva verket hade räckt. Stora mötesdeltagarlistor leder till mycket tidssvinn. Den magiska regeln är max 7 personer i ett möte. Visste du att för varje mötesdeltagare över siffran 7, går sannolikheten att ett beslut tas i mötet ner med 50%? En relativt enkel sak som att kräva en agenda (och med det i förväg kunna avgöra om du är viktig för mötet) kan ge tillbaka mycket tid.

Tips 5 – Respektera andras tid

Nästa steg är givetvis att inte bara se din egen tid som valuta, utan även andras. På samma sätt som jag uppmuntrar dig i tips 4 att våga ifrågasätta när någon ber om din tid, vill jag uppmuntra dig att uppmärksamma alla de tillfällen när du ber om någon annans tid.

Det är så lätt i dagens arbetsliv fullt av samarbete att lägga den där extra personen på cc för visibilitet. Eller bjuda in en person till i mötet för att inte vara exkluderande. Det är också otroligt enkelt att avbryta en kollega, med ett ping eller en fråga ut i öppet landskap. Du ska givetvis inte vara rädd för att prata med dina kollegor eller samarbeta, majoriteten av alla tillfällen där du ber om en kollegas tid är troligtvis värdeskapande. Och i vissa fall ligger halva jobbet på din kollega (till exempel genom att stänga av notifieringar under fokustid). Men bara genom att börja tänka medvetet på hur och när du ber om andras tid, och ibland välja att exkludera eller inte avbryta en kollega, kommer du reducera tids-svinn för er allihop.

Ett sista tips – Old habits die hard, och du måste inte göra allt på en gång. En liten förändring gör stor skillnad. Ta till dig ett tips som passar i din arbetssituation. En liten begränsande notifikationsinställning, eller ett block fokustid i veckan är en god start för att ta tillbaka kontrollen över din tid. Lycka till!

%d bloggers like this: