I ett tidigare blogginlägg pratade jag om att medarbetarskap börjar i självledarskapet, att förstå sina egna drivkrafter och värderingar och därigenom hitta motivationen att leda sig själv. Det handlar också om att skapa en hållbar arbetsmiljö för sig själv för att kunna vara produktiv, kreativ, välmående och få tid att kontinuerligt utvecklas för att orka vara en aktiv medarbetare.
Här nedan kommer åtta tips på hur man kan skapa en hållbar arbetsmiljö som främjar medarbetarskap med hjälp utav digitala verktyg.
- Jobba med kalendern för att skapa fokustid och tid för samarbete
Skapa tid för att fokusera på prioriterade uppgifter. Jobba aktivt med kalendern i Outlook/Teams och blocka tid för att hinna klart med dina aktiviteter. Men kom också ihåg att det kan vara bra att ha timmar i kalendern dedikerade till spontana samarbetsforum där du är tillgänglig för snabba frågor, som bollplank eller för feedback.
- Återhämtning & reflektion
Boka in 5 minuter reflektion varje dag (eller en längre stund en gång i veckan) för att gå igenom vad du lärt dig under dagen, vad du har uträttat samt analysera hur du utvecklas i din roll. Det kan också vara bra att ha tid att prioritera de viktigaste uppgifterna inför nästkommande dag.
När det kommer till återhämtning så är rekommendationen att jobba aktivt med bl.a. notifikationsinställningar och tysta timmar funktionen i Microsoft Teams för att kunna vila upp dig under kvällar och helger. Är man intresserad utav meditation så kan jag tipsa om Headspace som ger ut snabba och enkla meditationsövningar som går att använda direkt från Teams, funkar väldigt bra för att varva ner när dagen är slut.
- Delaktighet och inkludering i det digitala
Delaktighet och inkludering i det digitala kan vara utmanande framförallt om stora delar utav organisationer jobbar hemifrån. Ett bra tips är att ha en teamskanal dedikerat för just de sociala delarna. Förutom att bara skriva små inlägg så är mitt tips att också hålla spontana kaffehäng direkt i den kanalen. De som kan och har tid ansluter och ”träffas” digitalt vid den virtuella kaffemaskinen. Ett annat förslag är att introducera små tävlingar eller uppdrag i Teams; be alla dela sina favoritlåtar, skapa en digital idélåda eller jobba med digitala hackatons för att få folk att dela med sig utav sin kompetens, sina erfarenheter och idéer i organisationen.
- Feedback på distans
Jag har i tidigare blogginlägg redan konstaterat vikten utav reflektion och utveckling. Kontentan är följande: för att utvecklas behöver vi kontinuerligt ta emot och ge feedback. Ett smart tips kan vara att använda Praise direkt i Teams för att snabbt uppmärksamma när kollegorna, chefen eller teamet gjort något bra.
- Kunskapsutveckling
Att utveckla sin kompetens har de flesta förstått är viktigt men ändå är det svårt att prioritera detta under arbetsveckan. Då är micro-learning ett utmärkt sätt att införskaffa sig ny kunskap på. En annan rekommendation kan vara att hitta olika sätt att integrera lärandet i sin arbetsdag. Exempelvis kan man integrera LMS-system, LinkedIn Learning, eller plocka kurser/videos direkt från en intern SharePoint Site (Learning Site) genom Viva Learning direkt i Teams. Där finns möjligheten att enkelt rekommendera kurser och utbildningar kollegor och/eller chefer sinsemellan.
Om ni är nyfikna på Viva Learning och hur man skapar en lärande kultur, så ta gärna del av vårt inspelade webinar här.
- Ta kontroll över dina arbetsuppgifter
To do och Task by Planner är två fantastiska verktyg (som håller på att konsolideras) för att enkelt fördela och följa upp arbetsuppgifter individuellt eller i en grupp. Det bästa med dessa verktyg är att alla uppgift och att-göra-listor samlas på samma ställe och ger en bra översikt.
- Måluppföljning
Ally.com är ett OKR-verktyg som köptes upp utav Microsoft i höstas. Planen är att detta verktyg ska bli en del utav Microsoft Viva -sviten för att lättare följa upp verksamhetens övergripande mål med gruppers mål för att skapa samsyn, motivation och framhäva det gemensamma syftet. Ally.com är bara ett utav många OKR-verktyg på marknaden, vilket man väljer behöver utvärderas utefter varje organisationens krav. Det viktiga är inte valet utav verktyg utan att skapa samsyn kring målen och hjälpa medarbetarna förstå hur deras prestationer och arbetsuppgifter bidrar till organisationens mål och resultat.
- Förstå ditt nuläge för att kunna skapa ett hållbart ”nyläge”
Det första steget att förändra och förbättra är att identifiera och analysera hur du jobbar idag. Det finns massor att ta med sig från Insikter (Viva Insights tidigare MyAnalytics): förstå hur många timmar i veckan du sitter i möten, jobbar efter arbetstid eller svarar på mejl. Eller varför inte analysera ditt nätverk storlek och hur många timmar i veckan du jobbar med olika kollegor. Jag rekommenderar verkligen att man gör en djupare analys utav sitt nuläge genom Insikter för att bättre förstå hur man kan förändra och förbättra sin egen arbetsvardag för att skapa hållbar produktivitet, tid för återhämtning, kreativitet och personlig utveckling.
Slutligen, för att orka vara en aktiv medarbetare och förmå att ta till sig stora mängder information, nya intryck och kunskap så måste man också skapa sig tid till att fokusera, vara kreativ och välmående. Att använda digitala verktyg kan vara en bra start för att kunna kvantifiera sin arbetsdag, ta kommandot över sitt arbetsliv, och slutligen skapa förutsättningar för ett produktivt medarbetarskap.
Artikel av: Bjanka Colic
Senaste kommentarer