Diwo 365 – Marknadens ledande koncept för smart livscykelhantering av Teams
ORDNING OCH REDA
i Microsoft teams
Microsoft Teams är en kraftfull möjliggörare för samarbete men det har en tendens att bli förvirrande i takt med att antal Teams och kanaler ökar. Med Diwo’s koncept skapas nya Team upp med automatiserad provisionering och förenklad livscykelhantering som möjliggör governance, hittbarhet samt ordning och reda.
Governance i Teams har aldrig varit enklare
Vi har tillsammans med våra kunder tagit fram ett koncept som hjälper er att skapa ordning och reda i Microsoft Teams. Konceptet låter era medarbetare skapa upp mallar av Teams som säkerställer att varje skapat Team får rätt egenskaper, innehåll, struktur, bevarandeprinciper och säkerhet.
1. Skapa nytt Team efter mall
Vi hjälper er att identifiera en uppsättning mallar för olika typer av Teams som era medarbetare kan skapa. Exempel på mallar är kundprojekt, interna projekt, avdelningsytor eller forum. Varje Team får en uppsättning egenskapar (metadata) som i sin tur påverkar innehåll, säkerhet och sökbarhet.
2. Ange önskade egenskaper
När medarbetarna skapar ett nytt Team fyller de i en användarvänlig wizzard i ett antal steg. Genom att tillämpa önskade egenskaper såsom projekttyp, säkerhetsnivå, kundansvarig etc. så kan Diwos koncept hjälpa er att skapa upp Team som innehåller färdiga mappstrukturer, kanaler etc.
3. Samarbeta strukturerat
Nu kan ni samarbeta samtidigt som innehållet i ert Team automatiskt ärver önskade egenskaper vilket gör det enklare att hantera underhåll och söka och hitta information. På detta sätt kan Teamets medlemmar fokusera på resultat och samarbete, så tar Diwo’s koncept hand om ”ordning och reda”
Spara tid och öka engagemang
Genom att använda Diwo’s koncept sparar era medarbetare ofantligt med tid varje dag på att hantera information, dokument och innehåll i Microsoft Teams. Genom att dokument och innehåll per automatik får egenskaper blir det enklare att hitta. Det blir dessutom lite roligare att samarbeta.
LADDA HEM BROSCHYREN OM DIWO 365
Är du nyfiken på hur Diwo kan hjälpa er att jobba smartare tillsammans med vårt koncept för ordning och reda i Microsoft Teams? Välkommen att ladda hem vår broschyr som innehåller en övergripande beskrivning av vårt koncept.
Vilka funktioner ingår i konceptet?
Utöver vad som är standard i Microsoft Teams
Skräddarsydda teamsmallar
Vi hjälper er att identifiera en uppsättning mallar för era Teams-grupper. Det kan exempelvis handlar om mallar för specifika projekt, processer, avdelningar eller samarbetsgrupper där det finns önskemål om förbättrad struktur och ökat stöd för gemensamma arbetssätt och sökbarhet.
- Anpassad metadata
- Möjlighet till godkännandeflöde
- Skapa folderstrukturer kopplade till teamsmallar. Kan appliceras i efterhand
- Skapa kanaler. Kan appliceras i efterhand.
- Skapa OneNote med fördefinierade sektioner
- Skapa Planner med fördefinierade uppgifter
- Anpassade inställning för medlemmar (ex. ej skapa/ta bort kanaler)
- Anpassade inställningar för att tillåta gästaccess dela ut filer i SharePoint
- Automatisk metadatataggning av dokument utifrån metadata kopplat till teamet, även för dokument som laddas upp och synkas lokalt
- Anpassad arkivering, med möjligt att tillföra extra information och affärsregler
- Anpassade affärsregler (namnstandards, minst 2 ägare vid skapade av team)
- Anpassad startsida i SharePoint
Fördefinierade dokumentvyer (såsom Mina dokument etc.)
Transformering av standard-Teams till styrda mallar
Har ni redan lanserat Microsoft Teams och behöver få bättra styrning och kontroll på befintliga Teams-grupper? Med Diwo’s koncept för ordning och reda kan ni transformera befintliga Teams till önskade mallar och på så sätt skapa bättre förutsättningar för ordning och reda.
Sida för verksamhetsstöd och arbetssätt
Att förenkla och automatisera livscykelhanteringen av Teams skapar högt värde för verksamheten. Vi säkerställer även att Teams innehåller en sida där medarbetarna kan få stöd i utbildning, nya arbetssätt, inspiration, tips- och tricks etc.
- Samla utbildningsmaterial och användarstöd på en gemensam sida i Diwo’s koncept för ordning och reda
Skräddasydd sökupplevelse
En av de mest uppskattade fördelarna med Diwo’s koncept för ordning och reda är den förbättrade sökupplevelsen.
- Konfigurerbara sökvertikaler
- Metadatafiltrering med möjlighet att navigera djupare ner i sökresultatet utan att navigera bort genom datakort
- Kontextuell visning av Teams och dokument
- Vyer till mina begärda och mina skapade Teams
Administration (genom konceptets administrations-Team)
- Skräddarsydd styrning/governance
- Konfigurera folderstrukturer som är kopplade till Teamsmallar
- Koppla metadata till folderstrukturer
- Monitorera skapandet av Teams med möjlighet till notifieringar
- Godkännande av Teams
- Utökade administrationsfunktioner för administratörer
Integration mot externa system i alla delar i Processen
Har ni behov av integrationer mot externa system såsom CRM? Då kan vi hjälpa er att få ihop upplevelsen med Microsoft Teams i alla delar av processen
Psst… Vi kan även hjälpa er med ”det där mjuka”
Digitala riktlinjer - scenariomatris
Allt för många människor upplever en förvirring gällande när de ska använda vilket verktyg för att samarbeta och kommunicera. Vi hjälper er att införa tydlighet och sammaställer en matris utifrån scenarios.
Spelregler och arbetssätt
På det fysiska kontoret finns det gott om goda vanor, men hur ser det ut med beteenden på det digitala kontoret? Vi hjälper er att enas om gemensamma spelregler för digitala beteenden och arbetssätt.
Ambassadörsprogram
För att lyckas med en bestående förändringsresa är vi övertygade om att kraften måste komma inifrån. Vi hjälper er att skapa förutsättningar för ett engagerande och utforskande ambassadörsprogram.
Digitalt ledarskap
En av de största anledningarna till att IT-projekt misslyckas är att chefer och ledare inte föregår med goda exempel. Vi hjälper er att skapa tydliga förväntningar på ledarskapet och coachar under resan.
Utbildning och onboarding
Kunskap och förståelse för verktygen i Office 365 är kritiskt. För att säkerställa en framgångsrik förändring utbildar vi både i verktygen samt i goda beteenden och sår ett frö om vikten av det ständiga lärandet.
Kommunikationsplan
Att förändra beteenden och arbetssätt kräver en tät kommunikation. Vi hjälper er att skapa förutsättningar för en god kommunikation genom att tillsammans ta fram en tydlig kommunikationsplan för resan.
Hur ser processen för att tillämpa konceptet ut?
1. Prioritera Teams-mallar
Vårt team av experter hjälper er att identifiera en uppsättning prioriterade Teams-mallar.
2. Identifiera egenskaper och strukturer
Därefter identifierar vi relevanta egenskaper, krav och strukturer för de prioriterade mallarna.
3. Genomför pilot med verksamheten
Vi utvecklar mallarna enligt önskemål och genomför en pilot med verksamheten.
4. Förfina, lansera och samarbeta
Efter genomförd pilot förfinas konceptet baserat på input och lärdomar innan lansering.
Välkommen att ta kontakt för mer info om vårt koncept
Gustav Molnar
CEO & Digital Workplace Evangelist
Telefon: +46722530798
E-post: gustav.molnar@diwo.se
Olle Fagerstedt
Digital Workplace Advisor
Telefon: +46721777771
E-post: olle.fagerstedt@diwo.se