Microsoft Teams. There’s a (relatively) new sheriff in town.

Microsoft Teams kommer inom en snar framtid att vara din digitala portal till din arbetsdag, om den inte redan är det. I Teams kommer du att samarbeta och kommunicera med dina kollegor, hitta, spara och dela dokument. Du kommer att kommunicera med kunder, partners och leverantörer i Teams via chat och telefoni. Du kommer att hantera din kalender och arrangera dina möten via Teams. Kort och gott: Vare sig du är en supporter av Teams eller ej så kommer du med största sannolikhet att behöva använda Microsofts nya flaggskepp i din digitala arbetsplats, eftersom nästan alla andra kommer att göra det. Om du inte redan har bekantat dig med MS-teams, rekommenderar jag att du gör det här.

Vi på Diwo är ivriga anhängare av Teams och har länge sett potentialen i det här verktyget, men vi har också sett hur en ogenomtänkt lansering av Teams kan medföra negativa konsekvenser för arbetsplatser och medarbetare. Typiska negativa effekter av en lansering av Teams som jag stöter på ute hos företag och organisationer är exempelvis det organisatoriska kaos som uppstår när medarbetare tillåts att fritt starta egna teams, kanaler och strukturer. Den kreativa och engagerande effekten av Teams är verkligen enorm, men utan governance eller gemensamma spelregler för hur medarbetare ska agera i mjukvaran så uppstår snabbt en strukturell labyrint där det i stort sett är lika svårt att hitta rätt dokument eller information som det var i gamla versioner av Sharepoint. Detta är enormt skadligt för företag och medarbetare. Det påverkar produktiviteten, engagemanget och på sikt välmåendet hos både medarbetare och organisationen som helhet.  

Teknikdivergering och negativa konsekvenser

Den naturliga förlängningen av en sådan lansering är att organisationer inte uppnår den önskade användningsfrekvensen av Teams, och att dess medarbetare arbetar parallellt i andra mjukvaror som Teams är tänkt att ersätta, som exempelvis Outlook eller Skype. Helt plötsligt har man alltså inte bara en utebliven positiv effekt av en ny mjukvara, utan man har även en ny negativ effekt i form av informations- och kommunikationsspridning på olika mjukvaror, vilket försvårar Sök & Hittarbarheten inom organisationen ytterligare och skapar stor frustration bland medarbetarna.

Jag är övertygad om att detta är lite utav en tickande bomb ute hos många företag och organisationer i landet. Microsoft flyttar mer och mer fokus och funktionalitet in i Teams och släcker samtidigt ned annan extern funktionalitet (Exempelvis är Skype redan annonserat som offerlamm på Teams-altaret). Detta betyder att företag och organisationer riskerar att snart vara mer beroende av Teams än vad de är organisatoriskt redo att hantera, och tvingas operationalisera stressade migreringar till mjukvaran halvt i panik. Har man varit med om tekniska migreringar som utförts under tidspress och utan eftertanke förut, så vet man vilka katastrofala effekter det kan få för företag och organisationers funktionalitet och välmående.  

Att tänka på innan sjösättning av Microsoft Teams

Därför är det första man bör göra som ansvarig för den digitala arbetsplatsen och/eller Microsoft Teams på ett företag eller en organisation att etablera gemensamma spelregler för hur beteendet skall vara i mjukvaran, innan man släpper in användare i systemet. Här kommer utbildning, involvering och planering vara en oerhört viktig nyckel för att inte skapa en digital version av pandoras ask. Se till att organisationen har samsyn på hur strukturen för olika teams och kanaler ska se ut, hur man taggar och sparar dokument och att medarbetarna är bekväma i sin kompetens rörande teams.

”Tyvärr” är vi inte mer än mänskliga, och människor tenderar att göra fel. Därför kan involvering och utbildning bara ta en organisation till en viss nivå av compliance och funktionalitet i den nya miljön. Speciellt stora organisationer med större omsättning på medarbetare kommer att erfara utmaningarna med att enbart ha kulturella, mänskliga spelregler som reglerar hur vi jobbar i teamsmiljön. Vi har redan märkt exempel på organisationer som i stort sett stryper hela syftet med Teams genom att inte tillåta medarbetare att arbeta självständigt i Teams och kräver verifiering för att få sätta upp teams, kanaler eller egna strukturer.

Detta menar jag är döden för den kraft och potential som Teams har och som vi tidigare saknat! Om vi inte tillåter våra medarbetare att utnyttja friheten, kreativiteten och engagemanget som Teams möjliggör, då kan lika gärna fortsätta med våra långa mailkedjor, bombnedslagsliknande mappstrukturer och fysiska möten för minsta lilla interna diskussionsfråga.

Kombinera kultur & teknik i Teams

Så hur ska man då som företag eller organisation komma till rätta med denna svåra balansgång mellan att frigöra medarbetarengagemang- och kreativitet och samtidigt behålla struktur och säkerhet i Microsofts nya flaggskep?

Svaret ligger som så många andra gånger när det gäller digital arbetsplats, i kombinationen av kultur och teknik. Vi på Diwo har kartlagt hur det mänskliga användandet skapar både otroligt positiva och oroande negativa miljöer på företag och organisationer, och beslutade oss för att låta människan och kulturen stå för det positiva (engagemang, kreativitet, innovation m.m) och låta tekniken hjälpa oss motverka det negativa (oordning, säkerhetsbrister, bristande engagemang m.m).

Vi har därför skapat ett tekniskt användarkoncept för Microsoft Teams som ser till att behålla den ordning och reda som företag önskar i sin dokumenthantering, sökbarhet och säkerhet utan att begränsa medarbetarnas frihet. Företag kommer att med hjälp av detta koncept kunna tillåta sina medarbetare till att utnyttja mjukvarans fulla potential utan att oroa sig för att governance blir lidande och kaos uppstår i IT-miljön. Enkelt uttryckt så går konceptet går ut på att tekniskt hålla medarbetarna i handen vilket gör det i princip omöjligt för dem att göra fel gällande den önskade strukturen och säkerheten.

Vi har lagt ned många timmar och mycket pengar på att utveckla detta koncept, och därför känns det oerhört kul att de första kunderna vi demonstrerat konceptet för har varit så oerhört positiva! Till och med amerikanska Microsoft själva blev imponerade på konferensen i Las Vegas i våras, något som var en riktig ögonöppnare (även för oss själva) för potentialen i detta koncept

Om du har identifierat denna utmaning på din egen arbetsplats, hör gärna av dig här på Linkedin eller på Diwo.se så ska jag försöka ordna så att vi kan komma ut till er och visa upp konceptet.

Vänliga Teams-hälsningar, Olle Fagerstedt på Diwo.

%d bloggers like this: