Teams och filmigrering är i görningen eller kanske rentav redan på plats (typ, i någon form..?) och det är dags att ta klivet ifrån Filserver till Microsoft 365 med resten av filerna? Knorrar det lite i magen kring tanken att ta tag i alla gamla surdegar som finns däri och alla mappar som du inte riktigt tror ni har koll på i organisationen? Ingen fara på taket, det kommer lösa sig. Nedan följer fem steg som kan hjälpa er på traven i era flyttambitioner. 

Givet att varje organisation är olika – med olika kultur, möjlighet till autonomt beslutsfattande, lagar och regelverk att följa, sekretessregler och informationskänslighet – kommer dessa fem steg vara av den mer generella typen. Listan är också riktad till dig med lite teknisk insikt, men kan läsas av alla. Se följande steg som ett sätt att komma igång med tankesätten och som en hjälp att börja sovra i en ibland upplevt oöverstiglig uppgift. 

1. Börja med att titta på tekniken (!) 

Detta kan ju inte stämma, vi på Diwo som alltid säger att man ska sätta människan och användaren i första rummet?! Vi har inte bytt filosofi eller övertygelse, vi är helt enkelt lite längre fram i processen när dessa fem tips blir aktuella, något jag förklarar närmare under sista punkten ”Användarupplevelse”. Det är dock väldigt bra att ha tekniken som ramverk för det som händer i övriga delar av listan. Att försöka utreda vilka system som interagerar med filytan du vill flytta hjälper nämligen otroligt mycket. Ta de systemägare som finns och stäm till ett möte. Ge dem i uppgift att kartlägga sina respektive systems användande av filytan och i vilka mappar som systemen antingen lägger filer eller hämtar information. Här kommer du garanterat få springa efter folk som systemägarna anger, som kan vissa delar av systemen bättre eller som har en mer djuplodande förståelse för just hur systemet används. Glöm här inte att användarnas uppladdning av filer är lika viktigt som vad systemet ”dumpar”. Sammanställ detta resultat och ta med listan på mappar med systemberoenden till senare. En annan del av tekniken man bör ta med sig är vilka filtyper som verksamheten använder där filer länkar till varandra, eftersom de länkarna måste göras om / brytas när man byter till en webbaserad lagring i Microsoft 365. Klassiker man ofta ser här är t.ex. Excel-filer som länkar till Excel-filer som i sin tur länkar till ytterligare Excel-filer, filer gällande AUTOCAD eller Adobe Illustrator m.fl. Frågor kring användandet av filer som dessa bör ställas till verksamheten i nästkommande punkt. 

2. Lyssna på verksamheten 

Av erfarenhet brukar en filserver ofta börja väldigt strukturerat och fint. Någon har tänkt. Varje avdelning får oftast en mapp i roten av filytan och där under börjar sedan ”hierarki-helvetet” breda ut sig för varje gruppering över tid. Ju längre tid och personalomsättning, desto ”djupare helvete”. För att fortsätta på det raljant inslagna spåret kan man säga att nästan alla kunder jag hittills kommit i kontakt med har – innan de visar hur deras filserver ser ut inför en flytt – ursäktat sig för hur rörigt allt är och verkat tro att de är ensamma om att ha mappar som ”Olles mapp” mitt i en avdelningsyta eller ”Övrigt 2” dykandes upp mitt i en projektmapp. ICKE! En av fördelarna med att göra en flytt är att man får möjlighet att städa och börja om på ny kula, skammen av nuvarande struktur är därför något man bör göra om till något positivt i den nya chans som stundar. Det är också därför väldigt viktigt att den kulan som det börjas om på har nära kontakt med verksamhetens behov. Underskatta således inte tiden du behöver för att prata med verksamheten och förstå dess underliggande syfte – nej, alltså inte vad du eller IT tror de gör, utan vad de själva tycker är deras raison d’être – deras viktigaste processer och samarbeten de äger. Att förbereda frågebatterier, planera sin kommunikation ordentligt, utföra uppföljningsintervjuer och workshops gör här underverk. 

3. Aktiv vs statisk information  

Den här punkten kan vara den som är svårast att bena ut för egen maskin eftersom olika verksamheter och avdelningar har olika synsätt på hur länge information ”behövs”. Vissa har juridiska anledningar, vissa har en hög grad av återvinning av strukturkapital och vissa har en outtömlig separationsångest och agerar därför ”dokument-ekorrar” utan uppenbar anledning. Fokus här torde ligga på vad man redan lärt sig om verksamhetens olika förehavanden och vilken information som iterativt uppdateras och ändras i någorlunda närtid – inte vad man behöver tillgång till att läsa givet gammal dokumentation. ”Men hur kan han säga så, vi har väldigt viktig information långt bak i tiden som absolut inte får tas bort!?” Lugn, det är ingenting som är tänkt att försvinna om man så inte önskar. Syftet med frågeställningen är att avgöra vad vi vill ta med oss in i till exempel Teams och arbeta vidare med och vad vi vill lägga endast läsbart – att plocka upp eller ta inspiration ifrån – när flytten är gjord. Att lägga tid på alla filer på filservern gör flytten ohållbar både sett till tid och pengar, så det är därför viktigt att prioritera. Inget behöver således försvinna eller ens tas bort ifrån räckvidden av den vanliga användaren egentligen, men detta är ett ställningstagande och övervägande man måste göra i varje projekt och flytt. I vissa projekt har ett datum tagits fram, där alla dokument som ändrats efter det datumet programmatiskt flyttas till en yta där man förväntas återta arbetet med filen direkt (i ett Team t.ex.) och allt annat som kan flyttas (minns du listan du har på mappar med systemberoenden?) läggs i ett arkiv där användare bara får möjlighet att läsa eller ladda ner / över filer till en aktiv samarbetsyta. I andra fall har man valt att lägga allt i ett läsbart arkiv för att användarna själva sedan får plocka ur arkivet in till sina respektive aktiva ytor i Microsoft 365 eller låtit användarna flytta helt själva. Här gäller det också att ta hänsyn till vart filerna skall flyttas, vilket leder oss vidare till nästa punkt. 

4. Titta på informationens destination  

Till skillnad ifrån filserverns begynnelse och ”Någon har tänkt”-scenariot bör detta vara hela verksamhetens yta, inte en struktur byggd av en ensam, förvirrad konsult eller organisationens påläggskalv som ”vet bäst” för alla avdelningar. Här måste man ta ett beslut om vilka förväntningar som finns på destinationen i Microsoft 365, vilket hör ihop med beslutet som togs i föregående steg gällande hur aktiv och statisk information skall hanteras. Ska vi flytta aktiv information till Teams? Ska vi flytta aktiv information till SharePoint? Ska vi flytta ALLT till SharePoint och låta användarna flytta själva till Teams? Ska vi inte flytta ett smack och låta användarna flytta allt aktivt och sedan göra en kopia av allt gammalt och lägga det i ett arkiv som användarna får beställa sökningar ifrån av support eller IT? Valen här är många och här någonstans slutar väl möjligheten för mig att kunna ge generella råd utan att behöva veta mer om kontexten för just er organisation, men dessa frågor måste ställas och det är viktigt att man tänker igenom scenariona noga och har kunskap och de olika alternativen. Enligt erfarenhet är detta svårt att göra utan att ha hjälp av någon med djuplodande kunskap om t.ex. SharePoint, Teams, Azure Active Directory och ibland även den infrastruktur (Filsystem, nätverk mm) som filerna flyttas ifrån. Som tumregel kan jag dock säga att det går utmärkt att kombinera en full flytt (dock ej 1:1) till en läsbar SharePoint-yta och sedan låta användarna flytta till sina respektive Teams (givet att sådana också finns uppsatta, annars är det också något som bör komma ur diskussionerna med verksamhetens avdelningar i punkt 2). Plocka här fram din lista med systemberoenden igen. De mappar du inte kan flytta till molnet måste också ha ett hem. Antingen lyckas du peka om systemets funktion att lägga filer och mappar på webben eller så behöver man skapa en filyta dedikerad till enskilda system innan systemen uppdateras till att förstå molnet (i vissa fall är denna tid ”aldrig”). Här är ett starkt tips att aldrig använda samma enhetsbokstav för den nya filytan, då användarna riskerar att falla tillbaka i gamla arbetssätt och ”gå tillbaka till gamla G” om den heter likadant, trots att den nu är tänkt för interaktion med filer ifrån specifika system. 

5. Användarupplevelse 

Utbildning och instruktioner, lathundar mm tar jag inte ens upp i denna lista eftersom jag anser att den bör förekomma delar av punkterna ovan och vara självklar när arbetssättet för organisationen förändras i och med flytten. Det är en helt egen lista med tips i sig för en annan gång! Vad är då kvar? Jo, som sista punkt bör man beakta att – även om flytten är genomförd rent tekniskt – finns det mycket kvar att skruva på och förbättra över tid för användarna. Vanligt är exempelvis att man kan ha haft en väldigt genomgående verksamhetsanalys, men att någon kommer tillbaka efter flytten och säger ”jag kan inte göra X längre som jag gjorde innan flytten” och då måste man hantera den typen av avvikelse. Givet att Office 365 och dess verktyg i mångt och mycket också hanteras i webbläsare kommer valet av webbläsare avgöra delar av interaktionen med vissa filtyper. Ett bekant exempel här är PDF och hur olika webbläsare hanterar interaktionen på väldigt varierade sätt, ibland med utebliven funktionalitet helt och hållet. Plugin-träsket kan därför att behöva besökas om detta inte gjorts i samband med verksamhetsanalysen eller att dessa frågor inte uppdagats under något annat skede. Om filerna lagts i Teams finns mycket hjälp att finna i att synka biblioteket / teamsfilerna tillbaka till varje enskild användare (och på så sätt få filerna att kunna relatera till varandra i mer bekanta filsystem och klientens program igen), men underskatta inte hur mycket av ”felaktigt användande” som här kan ändras och förbättras efter en omfattande flytt till Microsoft 365. Ta Excel som ett av de mest prominenta exemplen på hur organisationer kan vidareutveckla och modernisera sina miljöer för att jobba i Microsoft 365; alla dessa Excelfiler som nu inte längre kan referera till varandra i molnet eller vars macro inte längre fungerar kan också agera startskott till att styra upp bättre datalager och medföra att man använder Excel till rätt sak – inte som en databas i sig, utan ett verktyg att titta på vyer IFRÅN en databas t.ex. Liknande lösningar kommer man under hela förloppet mötas av och behöva hantera. Var här noga med att inte gå för snabbt på lösning, utan att lyssna på användarupplevelsen och höra dem till punkt, annars riskerar man att missa vad som egentligen är problemet och kommer få hantera det i ett senare – möjligtvis mer kritiskt – skede i migreringen. För mer info kring inledande strategiarbete kopplat till den digitala arbetsplatsen, klicka här.  

Summering 

Som avslut vill jag först tacka för att ni läst hela vägen hit och för att ni stått ut med de ibland utsvävande förklaringarna av den slingriga väg som är beslutsfattandet kring hur man ska ta sig an en flytt ifrån filserver till Microsoft 365. För dig som bara hoppat hit är summeringen kort och gott denna:  

• Rama in era tekniska begränsningar och systemberoenden ordentligt.
• Använd ramarna och lyssna in verksamhetens användande och dess processer.
• Dela upp och prioritera bland filer och mappar. 
• Kratta manegen för filernas destination och ha en tydlig målbild och struktur för ert framtida användande i Microsoft 365.  
• Bered er också på användarnas okunskap i exakt hur ”allt kommer att bli” och att mycket justeringar kommer att behöva ske över tid – hur mycket man än försöker få med i analysen. 

Hoppas att ni funnit en bättre förståelse för vilka utmaningar och fördelar som en genomtänkt migrering kan leda till och att ni vågar fråga mig (kalle.landelius@diwo.se) om något av det jag skrivit intresserar eller irriterar, så förtydligar jag mer än gärna mina tankar och idéer. Tack!