Så många grejer är bra med Teams, det är modernt och gör den digitala arbetsplatsen roligare. Precis som med allt modernt och kul finns det förstås också behov av att nyansera det med det mer traditionella, om än spelandes en ny roll.
Många företag gör nu – eller har precis gjort – en flytt till Microsoft Teams. Vissa har brådis, allt ska flyttas NU och direkt in i första bästa kanal hos respektive team. Andra tar sig lite mer tid och bygger upp en struktur först, befäster den hos användarna och utnyttjar de byggstenar som finns (Team, kanaltyper, flikar mm). Oavsett val av strategi kommer inte Teams kunna hantera alla filer på ett bra sätt, och för att förstå vad som kan hanteras behöver vi först förstå vilken roll Teams är tänkt att spela.
Teams blir till
Historiken bakom Teams är sprunget ur att Microsoft behövde öka på samarbetsfunktionaliteten i sin mjukvaruportfölj. På konkurrentsidan började alternativen torna upp sig alltmer med sina respektive tjänster – där den då starkast lysande stjärnan var Slack. Det konkurrenterna gjorde bättre var att möjliggöra snabbare återkoppling mellan samarbetande användare, lägga större fokus på kommunikationsaspekten och därmed låta filer och andra resurser spela andrafiolen.
Först ryktades också Microsoft lösa sin problematik genom att köpa Slack, men då detta inte gick försökte man i stället möta funktionaliteten hos konkurrenten. Man slösade verkligen ingen tid, Skype för företag lades på offerbordet och i början var det många frågor kring hur Teams egentligen hängde samman med resten av Office 365-plattformen (nuvarande Microsoft 365, M365). Teams blev – nästan över en natt – en utbyggnation av Office 365 groups men med ett modernare, mer högiterativt och kommunikationsdrivet fokus där många löst hängande trådar och digitala återvändsgränder återfanns som följd.
Idag har Teams mognat, blivit marknadsledande och integrerats väl med de flesta andra delarna av M365. Dock kvarstår det faktum att Teams inte ensamt fungerar som ersättare till filservern. För aktuell information som en grupp behöver arbeta och samtala kring är Teams kanon, men för resten av alla filer då?
Informationsmodellen till undsättning
Vad som anses vara viktig information är olika i alla organisationer. Informationstyper, inbördes värdering av dessa, metadata (etiketter, taggar och beskrivning) skiljer sig kraftigt i relevans hos olika företag. Ett byggbolag och en juristfirma värderar ju samma information helt olika.
Dock kommer alla företag gynnas av att kartlägga och skapa sig en rudimentär förståelse av hur och varför information tillkommer, konsumeras och tas bort. Den enklaste egenskapen att använda för kartläggning är kopplad till konsumtionen, som här innebär ”vidareanvändning” eller ”förädling” av filer. Denna kartläggning rekommenderas att man gör innan en filflytt till Teams, men kan även göras efteråt. Tänk på att de exempel som nu kommer ges saknar mycket av verklighetens komplexitet, där legala eller tekniska krav och andra företagsspecifika förväntningar inte tas med i beräkningen. Se därför detta mer som inspiration till att börja kartlägga var informationen bör hamna!
Publicerat innehåll
Information som många eller alla behöver nå och se, men få eller ingen behöver utveckla vidare kan läggas i en kategori som oftast kallas för ”publicerat innehåll”. Detta innebär oftast att en liten mängd användare, redaktörerna, ansvarar för innehållets skapande, korrekthet och därefter publicerar innehållet till den breda massan av användarna. Här är ofta funktionalitet såsom strikt, manuell versionshantering intressant att applicera. Dessa filer kommer behöva en ordentlig statisk struktur och innehåller ofta väldiga mängder med metadata för att öka sökbarhet och navigationsmöjligheter. Intranät huserar ofta just denna typ av information, men i större företag kan en/ett flertal ytterligare indelning(ar) behövas till en delmängd av användarna, i exempelvis ”avdelningsintranät”.
Samarbetsinnehåll
De filer som jobbas med i högre iterationstakt, de som stöts och blöts konstant, är de perfekta Teams-filerna. För enkelhetens skull kallar jag detta för ”samarbetsinnehåll”. Hög konsumtionstakt, små till medelstora användargrupper som tillsammans försöker skapa värde gör att dessa filer är viktiga att kunna nå snabbt och att kunna versionshantera automatiskt. Här krävs också struktur, som ställer lägre krav på det inledande arbetet – jämfört med det redaktionella innehållet – men högre krav på flexibilitet och skalbarhet över tid. Här är det även bra om informationsmodellen innehåller typer av team, där syftet med teamen – exempelvis organisatoriska-, projekt- eller samarbetsteam med kortare tidsaspekt – får ge dem olika direktiv/regelverk för vilken information de bör/kan/får innehålla.
Arkivet
Allt som inte längre känns relevant bör hamna i ett arkiv. Information som bör arkiveras kallar vi för ”statiskt innehåll”. Även detta är en väldigt viktig pusselbit att ha på plats i någon form, annars riskeras filer som inte hade behövts i Teams att ändå hamna i Teams. Effekten kan bli lägre sökbarhet och effektivitet i Teams eller att viktig information senare helt enkelt slängs för att det upplevs vara ”i vägen” i arbetsflödet.
Information som inte verkar passa i Teams
Men vad händer med de filer som kanske måste nås och jobbas vidare med av fler än det medelstora antal som ett Team gör sig bäst med? Eller de filer som kanske behöver konsumeras i ett flertal kontexter, men som inte egentligen rättfärdigar skapandet av ett helt nytt team? Vad gör man med filer som tekniskt inte funkar klockrent i Teams – som exempelvis filer för bild- eller videoredigering? Hur hanterar vi de samarbeten med blandad behörighet – filer där det finns vissa behörigheter som inte ska gälla för vissa medlemmar eller filer som gäller externa och interna resurser – där känslig information också finns?
Fler viktiga frågor kopplade till hur Teams, filhantering och samverkan på den digitala arbetsplatsen bör fungera finns förstås att finna i just din organisation, och där hjälper våra seniora experter på Diwo gärna till med svaren!
Bästa hälsningar,
Kalle Landelius,
Digital arbetsplatsrådgivare på Diwo
kalle.landelius@diwo.se
Senaste kommentarer