Digitala möten i Microsoft Teams har ökat med 200% sedan mars, globalt spenderas 2,7 miljarder minuter i Teams-möten dagligen. Många av oss har slängts in i nya arbetssätt och på gott och ont tvingats ta till oss nya arbetssätt. Här följer 5 tips för framgångsrika digitala möten.

1. Ha inte möten

Det låter kanske som ett kontra-produktivt tips, men långt ifrån alla möten som vi bokar behöver vi faktiskt ha. Möteskulturen är inte en ny utmaning, ineffektiv möteskultur toppar många organisationers lista av tidstjuvar och gjorde det långt innan rådande samhällssituation. Men stora mängder digitala möten under en arbetsdag har skapat nya utmaningar:

Video call fatigue: Ett nytt fenomen som googlas allt oftare är ”zoom fatigue” eller ”video fatigue”. Det handlar om att en hel del människor upplever en större trötthet efter en hel dag i digitala möten i stället för fysiska möten. Och forskning visar att videomöten kan ha den effekten på oss av flera anledningar.

Det finns många potentiella förklaringar till video-call fatigue. Bland annat har vi svårare i ett digital möte att läsa av sociala signaler. Vi saknar periferiseendet som undermedvetet hjälper oss att läsa av ett rum. I ett fysiskt möte tar vi in andra personers kroppsställning, blickar och rörelser. Energin i rummet helt enkelt, som inte transporteras på samma sätt via en skärm, med eller utan video. Det visar sig också att vi anstränger oss mer mentalt när vi inte kan se varandra i ögonen. Med två personer i ett digitalt möte kan du nästan se din kollega i ögonen, men med flera personer i mötet blir det i stort sätt omöjligt. De flesta av oss fokuserar på mötets innehåll eller videobilden av kollegor. Vem av er stirrar rakt in i kameran när ni pratar i ett digitalt möte? Inte jag i alla fall, vilket gör att mottagaren inte kan se dig i ögonen när hen tar emot ditt budskap, viket har visat sig öka den mentala tröttheten.

En annan anledning som börjar cirkulera i studier är att många ofta sitter nära skärmen och därmed nära kameran och därmed undermedvetet framstår för andra deltagare som om hen rent fysiskt hade stått två decimeter från ditt ansikte, och alltså invaderar ditt personliga space. Det triggar alarmsignaler i hjärnan som bidrar till mental trötthet. Allt det här sker naturligtvis väldigt subtilt och undermedvetet – men kan vara en anledning till att du känner dig tröttare efter en hel dag i digitala möten än du hade känt dig efter en hel dags fysiska möten.

Back-to-Back möten har tagit till en ny nivå: Back-to-back möten är inte en ny utmaning, men det ser ut som att vårt arbete på distans de senaste månaderna har lett till ännu fler möten! Det kan bero på att varje liten interaktion som vi tidigare avhandla över en gemensam lunch eller en kaffe, i korridoren eller genom att avbryta en kollega i sitt fokusarbete (här kanske vi ser en liten fördel med distansarbete) nu tas via videomöten. Digitala möten tenderar att bli mer formella, så även en kort avstämning kräver mer fokus av oss i ett digitalt landskap kontra det fysiska. Dessutom är det lättare att komma i tid, på kontoret rörde vi oss i alla fall mellan mötesrum, och även om det resulterade i att vi ständigt kom för sent till nästa möte, så fick vi en liten mental paus. När förflyttningen enbart är ett litet klick bort tas back-to-back möten till en helt ny nivå.

Gör såhär i stället: Alla regler som gällde för ineffektiv möteskultur innan distansarbetet var så utbrett som det är idag gäller givetvis fortfarande. Ha en tydlig agenda och bjud inte in fler personer än de som faktiskt måste närvara.

Tillräckligt med pauser och tid för fokus är superviktigt. Se till att blocka fokustid i kalendern och inte backa på att den tiden är du faktiskt upptagen! Var på specifik som möjligt när du blockar fokus-tid så att du vet vad varje block ska användas till. Och våga stå för att du faktiskt är upptagen när du har satt av tid för en uppgift. Självklart är det alltid en avvägning och en prioritering. Men att blocka kalendern för det egna arbete som du vet att du behöver lägga tid på ger dig också ett bättre översikt över hur mycket du faktiskt hinner med under en arbetsvecka, och större möjlighet att prioritera rätt när mötesbokningarna strömmar in. MyAnalytics plugin i Outlook (Insights) kan hjälpa dig med det!

Ge tid till mentala pauser genom att boka möten som inte slutar prick X-timme. Gå in i Outlook och ställ in alternativet för att ”avsluta avtalade tider och möten tidigt”. Då hjälper Outlook dig att automatiskt boka kortare möten, t.ex 25 minuter i stället för 30 minuter och 50 minuter i stället för 60 minuter, vilket ger dig och kollegorna tid att resa på sig och fylla på kaffet innan nästa möte.

Kal 
Standardvaraktighet för nya avtalade tider och 
Avsluta avtalade tider och möten tidigt@ 
Mindre ån en 5 minuter 
En timme eller längre: 10 minuter 
30 minuter

Använd digitala verktyg på det sätt dom är till för. Microsoft Teams och andra liknande verktyg är designade för samarbete i nära-realtid men asynkront. Om ni effektivt använder kanaler i Teams för att kommunicera i samarbetsrelaterade frågor och samskapa dokument och innehåll, kan ni reducera antal möten genom att samarbetet fortskrider kontinuerligt. Mycket kan lösas via denna typ av asynkront men nära-realtids samarbete, så håll själva mötesbokningarna till det som är vitalt att diskutera i faktisk realtid och hantera resten via samarbete i kanaler i Teams!

2. Tillämpa spelregler

Okej, färre möten, men vissa möten måste vi ha. Börja det digitala mötet med att sätta spelregler för hur ni interagerar under mötet. Ta en minut i mötets början och bestäm hur ni gör med kamera, ljud, och hur man tar ordet när man vill prata. Bestäm till exempel att ”i det här mötet har vi video påslaget, alla stänger av mikrofonen och räcker upp handen via Teams handuppräckningsfunktion när hen vill prata”.

Det här med ljudet… Jag vet att det är många som alltid förespråkar att ha ljudet avstängt när du inte talar, men faktum är att vi också är benägna att interagera mindre i digitala möten. Avstängd mikrofon är ytterligare en faktor till att fortsätta vara tyst, och get dessutom ofta ett onaturligt avbrott när deltagare ska slå på mikrofonen innan de talar. Men ofta är det en nödvändighet att övriga deltagare har ljudet avstängt på grund av att många av oss använder datorns mikrofon och högtalare, som inte är av vidare hög kvalitét.

Med bra förutsättningar för kvalitativt ljud är möjligheterna större att mötets deltagare kan ha mikrofonen påslaget under hela mötet och därmed bjuda in till mer interaktion i digitala möten. Vi vet att digitala möten är här för att stanna och därför kan jag tycka att en väl fungerande ljudkälla bör tillhandahållas av din arbetsgivare. Då menar jag alltså en puck eller hörlurar certifierade för Teams (och andra digitala verktyg). Om du inte har väl fungerande hörlurar eller liknande för dina möten idag uppmuntrar jag starkt att du passar på att fråga din arbetsgivare om det finns möjlighet att införskaffa ett par till dig.

Likt andra spelregler för digitala möten är frågan om av- eller påslagen mikrofon en avvägning. I mindre möten kan det fungera bra att alla har micken påslagen och bidra till att konversationer flödar mer naturligt medans det i stora möten är en god spelregel att de som inte talar har mikrofonen avstängd. 

3. Moderera mötet

Vi pratar mindre och multitaskar mer i digitala möten. Det är vanligt förekommande att några få mötesdeltagare tar ett steg framåt och pratar mer, medan resten av deltagarna lutar sig tillbaka och engagerar sig mindre i ett digitalt möte, helt enkelt för att det går. För att få mötesdeltagare att engagera sig i digitala möten hjälper en tydlig moderering.

In- och utcheckningar: Att ta några minuter till att checka in i ett möte hjälper oss att samla gemensam kraft och fokusera på vad som komma skall den närmaste stunden.  En incheckning kan betraktas som en miniövning som bidrar till att höja energin, skapa trygghet och få igång kreativiteten. Den kan vara enkel till en början, eller mer ingående när incheckning blir till en vana. Den kan vara personlig (säg några ord och skicka vidare bollen till en annan deltagare) eller gemensam (alla tar några djupa andetag).

Här följer några förslag på incheckningar:

  • High-five: ”Jag vill skicka en high-five till Kalle som gjorde ett fantastiskt jobb med utbildningen igår”
  • Var befinner du dig idag? Beskriv din sinnesstämning med 3 ord
  • En kort gemensam andningsövning
  • Runt bordet: det här vill jag få ut av mötet

En incheckning hjälper teamet att komma in i en gemensam rytm, och de där ynka minuterna i början kan på sikt hjälpa er att undvika en hel del stress!

På samma sätt vill jag uppmuntra till att ta för vana att checka ut från mötet. En utcheckning får gärna vara relaterat till mötets agenda, till exempel ombeds alla att i en kort mening reflektera över mötets utkomst.

Exempel på utcheckningar:

  • Det här tar jag med mig från det här mötet.
  • Det här är jag nyfiken på att utforska mer efter mötet

Dela ut ordet genom att ”skicka bollen vidare”: I stället för att bara skicka ut ordet för diskussion, ”vad tycker ni i frågan” som lätt resulterar i att en eller två deltagare svarar medan resten sitter tysta kan vi använda oss av att skicka vidare ordet så att alla kommer till tals. Som moderator väljer du den första talande som säger sitt i angiven fråga, hen väljer sedan nästa person i mötet tills alla har ”haft bollen”. På så sätt engageras alla deltagare i mötet och kommer till tals.

Det funkar fint under in- och utcheckningar såväl som i frågor som ni vill diskutera under ett specifikt möte. Ofta tillkommer nya kommentarer från deltagare som redan haft ordet. Se då till att fört gå varvet runt, och att den som vill ha ordet igen använder handuppräkningsfunktionen. När alla har talat får den eller de som har räckt upp handen ordet igen av den som modererar.

4. Använd tekniken till din fördel

En av de bästa sakerna du kan göra för att ha framgångsrika möten i digital form är att ta eget ansvar över att förstå och kunna den teknik som finns till ditt förfogande. Givetvis hoppas jag att din arbetsgivare hjälper dig med detta och tillsätter resurser efter behov så att du och dina kollegor effektivt kan använda era digitala verktyg, men nya funktioner tillkommer hela tiden, som kan vara värdeskapande för just dig och din arbetssituation. Håll ett litet öga på nyheter som kommer och utforska de alternativ som finns. Våga klicka runt och testa! Här är några av mina favoritfunktioner för en bättre mötesupplevelsen i Microsoft Teams:

  • Mötesresurser: Du kan förbereda ett möte med mötesresurser som vi har användning av, till exempel kan du lägga till alternativet att skapa omröstningar i ett möte!
  • Mötesalternativ: När du har bokat ett möte kan du gå in och ändra mötesalternativ. Här kan du till exempel välja vem som kan presentera (dela skärm) i ett möte och om alla deltagare ska kunna slå på ljudet. Till exempel användbart i stora möten.
  • Grupprum: Grupprum i Teams låter dig skapa mindre gruppsamarbeten i det större mötet. Mycket användbart i workshops eller under digitala kick-offer och team-dagar.
  • Whiteboard: När du delar skärm i Teams finns alternativet ”whiteboard”. Det är användbart för kreativa möten digitalt, t.ex. workshops! När du väljer att dela en whiteboard dyker en blank yta upp för samtliga mötesdeltagare. Alla deltagare kan interagera med whiteboarden, ni kan skriva text, lägga till post-its och rita efter behov. Och whiteboarden tar aldrig slut! Zooma in och ut i whiteboarden eller dra till höger/vänster/upp/ner för mer kreativ yta. Efter mötet når du din whiteboard via mötesresurser (gå tillbaka till mötesbokningen för att hitta den). Det finns även en app till datorn som heter Microsoft Whiteboard (hämta den i Microsoft Store). Har du appen når du dina whiteboards skapade i möten direkt därifrån.
  • Räck upp handen: Som jag har nämnt i tidigare tips. Det är en superenkel funktion som kan hjälpa er skapa struktur i mötet genom att visualisera vem som vill ha ordet i stället för att prata rakt ut, och riskera att flera börjar prata samtidigt.
  • Tillsammansläge: Kanske inte den mest använda funktionen i Teams än, men den är faktiskt till för att hjälpa er minska ”video call fatigue” genom att den som slår på tillsammansläge ser alla deltagare i en mer ”naturlig” storlek och enklare kan vila ögonen på flera deltagare samtidigt.

5. Glöm inte bort människan bakom skärmen (allt handlar inte om effektivitet)

Slutligen vill jag påminna om att allt inte handlar om effektivitet. Särskilt just precis nu, när vi inte har något annat val än att dag efter dag arbeta från hemmakontoret är det otroligt viktigt att inte glömma bort att arbetet också är en social plats, en relationsbyggande plats, och att människor som känner ett engagemang i sitt arbete också gör ett bättre jobb. Vi får inte glömma bort att ha roligt.

Det kan vara ett mötes in eller utcheckning som bidrar till den sociala faktorn under en arbetsdag. Det kan vara digitala fikor, luncher eller AWs. Det kan vara att ge en kollega beröm via ”beröm”-funktionen i Teams-kanaler, eller genom att skapa en social plats i Teams att prata om annat än jobb.

Varje möte du deltar i kommer antingen att ge eller ta energi. Se till att era möten inte bara handlar om fokus, utan också har utrymme för det där andra viktiga, att ha roligt! Och glöm inte att ställa dina kollegor den där viktiga frågan; hur mår du?

%d bloggare gillar detta: