Befinner du och din organisation dig i digital transformation? Såklart du gör! Med en ständigt ökad förändringstakt och den fjärde industriella revolutionen vid dörren, går så gott som alla organisationer igenom en digital förändringsvåg precis just nu.

Ledarskapets roll i digital transformation

Vi gör inte vad vi blir tillsagda, vi gör som andra gör. En ledares beteende (formell och informell) på den digitala arbetsplatsen är accepterat beteende för den gemene medarbetaren. En av de viktigaste nycklarna till framgång är att organisationens ledare förändrar sitt beteende. Därför är det vitalt att du som chef är med på tåget och lovar sig själv (och andra) att föregå med gott exempel i den digitala arbetsplatsen.

Här är fem tips på hur du som chef (eller informell ledare) kan leda med exempel i Microsoft Teams.

Tips 1 – Styr all digital kommunikation med ditt team in i Teams

Det sägs vara svårt att lära gamla hundar sitta. Att gå från ett verktyg för konversation (mail) till ett annat (Teams) är nog så utmanande för den gemene medarbetaren. Genom att aktivt alltid välja att starta en konversation i Teams (i chatten eller i en kanal inom ett Team) har du tagit ditt första kliv in i att göra skillnad i förflyttningen in i förbättrade arbetssätt. Kom ihåg, ditt beteende är accepterat beteende! Att du lovar dig själv att konversera i Teams gör stor skillnad för ditt team.

Tänkvärt! Pinna chattkonversationer till medarbetare som du vill ha kontinuerligt nära kontakt med.

När du har befäst vanan att alltid starta en ny konversation i Teams är det dags att styra pågående konversationer (t.ex. långa och irriterande mailtrådar) in i Teams. Det är svårare, att avbryta ett samarbete som redan pågår upplevs hämmande och skapar frustration. Men kom ihåg, förändring gör lite ont för att leda till det bättre! Ett sätt att styra en konversation i en mailtråd in i Teams är att använda funktionen maila till kanal. Du kan på så sätt sakligt säga att “låt oss fortsätta konversationen där den hör hemma” och konstruktivt ge ett annat alternativ.

Ingen alternativ text angiven för den här bilden

Så gör du för att maila till en kanal:

  • Välj en kanal ock klicka på de tre punkterna (…)
  • Klicka på Hämta e-postadress
  • Kopiera adressen
  • Gå till Outlook och skicka mailtråden till kanalens adress 

Voilà!

Ingen alternativ text angiven för den här bilden

Tips 2 – Utnyttja kraften i digitala möten med Microsoft Teams

Mötesupplevelsen i Teams är exceptionell jämfört med allt som jag har upplevt tidigare, och den upplevelsen vet jag att jag delar med många. Möten i Teams är ett ypperligt tillfälle att digitalisera ditt teams samarbete och styra er mot förbättrade arbetssätt. Det finns mycket att säga i ämnet, här följer ett antal deltips:

Deltips 1 – Skicka alltid en Teams-länk med en mötesbokning. Detta tips är mycket enkelt. För att visa för ditt team att mötes på distans är accepterat i företagskulturen, se till att varje mötesbokning sänds ut med en Teams-länk. Har ni både Skype och Teams i er organisation? Se då till att varje mötesbokning sänds ut med en Teams-länk.

I all sin enkelhet är det är ett av mina favorit-tips. Att pränta in att alltid ha en länk med i mötesinbjudan sänder signalen att det är kulturellt accepterat att arbeta på distans, och du inkluderar medarbetare på språng som annars inte kan närvara.

Deltips 2 – Ha alltid video påslaget i möten. Video i möten skapar engagemang! Det finns många studier som pekar på att engagemanget går upp när vi ser varandra och kan uppfatta kroppsspråk. Dessutom är det svårare att multi-taska när du är med på bild, vilket gör att vi fokuserar mer på mötet än om vi enbart deltar via ljud. Och förutom att skapa engagemang, bidrar videomöten till er produktivitet (du vet säkert redan att multi-taskande inte är produktivt). Så se till att alltid ha video påslaget i mötet och skapa en möteskultur där video är standard!

Tänkvärt! Teams hjälper dig att skapa en vana kring video i möten genom att alltid by default ha video påslaget. Fantastiskt!

Deltips 3 – Sammanfatta mötet på en minut och spela in. Microsoft Teams har en fantastiskt rik inspelningsfunktion, som i bakgrunden hanteras av ett annat verktyg i Microsoft 365, nämligen Microsoft Stream. När du spelar in ett möte i Teams kommer inspelningen att laddas upp direkt i kanalen, och du kan dessutom söka i videon efter fraser och ord.

Det är inte alltid nödvändigt att spela in alla möten, men ett tips för att skapa en inkluderande möteskultur är att alltid sammanfatta det viktigaste som har sagts i mötet (kanske besluten som ni kom fram till, eller nästa steg?) på en minut. Spela in den minuten, så kan alla som inte kunde närvara i mötet enkelt ta del av mötets höjdpunkter i efterhand.

Tips 3 – Använd OneNote för gemensamma anteckningar

OneNote är utan tvekan en av Microsofts bästa uppfinningar, och funkar utmärkt i Teams. Sätt upp en flik med OneNote i Teamets allmänna kanal (eller flera OneNotes i olika kanaler) för att samla alla teamets gemensamma anteckningar (till exempel mötesanteckningar) på ett ställe som alla medlemmar kan nå enkelt vid behov.

Tänkvärt! Du kan synka gemensamma anteckningsböcker till OneNote-appen. På så sätt blir det ännu enklare att nå relevant information snabbt.

Tips 4 – Enas om spelregler i Microsoft Teams

Det är en god idé att på förhand enas om ett antal arbetssätt som är värdeskapande för er och som alla ställer sig bakom. En spelregel kan vara i stort sätt vad som helst, det viktiga är att ni tillsammans enas om hur just ni ska jobba och på så sätt skapar klarhet och trygghet. Ett tips är att låta spelregeln beskriva både vad ni ska sluta göra och börja göra. T.ex. Vi ska sluta ta privata anteckningar på Team-möten och börja ta gemensamma anteckningar i Teamets OneNote.

Tänkvärt! Använd Teamets Wiki för att skriva ner era spelregler så att alla medlemmar enkelt kan nå informationen

Tips 5 – Ta dig tid att förstå värdet med nya arbetssätt (WIIFM och WIIFMT) och led förändring med värdet i fokus.

Det absolut bästa som du kan göra för ditt team är att förstå varför ett nytt arbetssätt är viktigt. Vad är nyttan, och vad är värdet med att använda Microsoft Teams för dig? Till exempel: genom att använda Microsoft Teams kan vi hantera allt samarbete från en enhetlig plats i stället för att hoppa mellan fem applikationer. Eller: Med möten i Teams skapar vi en engagerande mötesupplevelse för kollegor som deltar på distans och det blir lätt att följa upp på vad som beslutades för kollegor som inte kunde närvara. Förändring gör alltid lite ont, om du förstår varför så blir det lättare att förmedla värdet till ditt team, jag lovar.

Och kom ihåg – Old habits die hard. Du måste inte göra allt på en gång. En liten förändring gör stor skillnad. Ta till dig ett tips som passar i din arbetssituation för att leda ditt team in i nya arbetssätt i Microsoft Teams. Lycka till!

%d bloggers like this: