Året är 2019 och aldrig förr har medarbetare törstat så mycket efter enkla och moderna verktyg för att samarbeta och hantera information. De senaste åren har organisationer översköljts av digitala samarbetsverktyg och molntjänster vilket skapat både utmaningar och möjligheter. Microsoft Teams kan mångt och mycket betraktas som navet för att knyta ihop och möjliggöra samarbete.

Trots möjligheterna att samarbeta mer effektivt med Microsoft Teams är sanningen den att de flesta organisationer är fast i traditionella arbetssätt där e-post, fysiska möten och lokala filservrar dominerar. Utmaningarna med att brygga gapet mellan möjligheterna med Microsoft Teams och den faktiska produktiviteten bottnar dels i en förvirring hos medarbetare gällande när de förväntas använda Teams i förhållande till andra verktyg såsom e-post, Yammer, Intranät etc. och dels i avsaknad av kunskap och tydliga förväntningar avseende beteendeförändringar för såväl chefer, ledare och medarbetare.

Sammanfattningsvis finns idag 4 olika av typer av Teams-införanden hos organisationer. Fundera på var din organisation befinner sig idag?

  1. High Chaparall
    Organisationer som lanserat Teams utan en genomtänkt strategi och tappat all kontroll. Teams skapas upp av användare till höger och vänster utan tydligt ägarskap, styrning eller gemensamma arbetssätt.
  2. Teams-Polisen
    Organisationer som lanserat Teams men ej gett användarna tillit eller autonomi att skapa Teams själva. Beställning av Teams görs via en relativt tidskrävande process via IT.
  3. Den avvaktande
    Organisationer som av ovanstående två anledningar väljer att avvakta med att lansera Teams. De har licenserna men ger inte medarbetarna möjligheter att modernisera sina arbetssätt.
  4. Vinnarna
    Organisationer som involverar och engagerar medarbetarna, möjliggör autonomi och frihet att själva kunna skapa Teams under kontrollerade former med en tydlig strategi för governance och underhåll samt omfattande insatser avseende förändringsledning.

Det finns många bra lärdomar och tips på hur ni kan använda Teams på ett sätt som skapar värde för just er organisation. En viktig aspekt är bland annat att förbereda verksamheten på kontinuerlig förändring. Här kommer ett urval av 5 lärdomar och tips för er som står inför att lansera Microsoft Teams, eller som redan har lanserat men upplever utmaningar inom styrning, kontroll och arbetssätt.

  1. Inspireras och förstå vad Teams kan möjliggöra

Många organisationer som lanserar Microsoft Teams gör det utan en tydlig målbild och utan en bredare förståelse för vilken roll Microsoft Teams spelar inom den digitala arbetsplatsen. För att lyckas med Teams är det kritiskt att förstå dess möjligheter och tydliggöra dessa för verksamhetens intressenter. Därför är mitt första tips följande: Slarva inte med att söka inspiration som bränsle och skapa samsyn på strategisk nivå runt vilka utmaningar och möjligheter som Teams kan bemästra och leverera på. Teams är ett verktyg som mångt och mycket kommer att beröra samtliga medarbetare (på kort sikt framförallt kontorsarbetare). Se då till att skapa ordentligt med samsyn och ha en tydlig story till medarbetarna som svarar på varför de ska förändra sina arbetssätt.

Om du och dina kollegor är i behov av inspiration inom Microsoft Teams så vill jag passa på att tipsa om vårt kostnadsfria event på Biografen Capitol i Stockholm den 14 november. Läs mer och anmäl dig här

  1. Prata om upplevelse och förmågor framför ytterligare system

När en medarbetare går in i Microsoft Teams känner hen möjligtvis inte till att dokument och filer egentligen lagras i SharePoint, att uppgifter ligger i Planner och att inspelade mötesfilmer lagras i Microsoft Stream. Jag vill slå ett slag för att det egentligen inte är intressant att prata om vad de olika systemen heter. Det är betydligt mer intressant att prata om den sammanhängande upplevelsen för medarbetarna. Egentligen är ju bara Teams en chattbaserad hubb som levererar förmågor från en mängd andra applikationer. Detta kan liknas vid när du loggar in på LinkedIn och använder dig av meddelandechatten. Är det intressant för dig att veta vilket system den chatten bygger på? Förmodligen inte. Det är upplevelsen som ska stå i fokus. Trots denna insikt är det otroligt många organisationer som fortsätter att prata utifrån system istället för förmåga.

  1. Ge medarbetare friheten att skapa nya Teams (under kontrollerade former)

En av de viktigaste nycklarna bakom ett framgångsrikt införande av Microsoft Teams är att ge medarbetarna friheten, autonomin och kraften att självförsörjande kunna skapa upp nya Teams utan att behöva be IT om hjälp. Detta kräver dock en väl genomtänkt strategi för livscykelhantering av Teams, dvs. hur Teams skapas, underhålls och avslutas. Här finns det gott om best practice, välkommen att kontakta mig om ni söker inspiration runt detta. Viktigt att tillägga är att innan ni lanserar Teams behöver ni bland annat gå igenom en noggrann konfigurering av Teams, SharePoint och OneDrive för att säkerställa att medarbetarna ges rätt förutsättningar.

  1. Enas om gemensamma arbetssätt och spelregler för beteenden

Att lansera Microsoft Teams är primärt inte ett IT-projekt. Det kommer främst att handla om förändrande arbetssätt och beteenden. Om ni på riktigt vill gå ifrån e-post och filservrar till framgångsrikt användande av Microsoft Teams är mitt tips att inte slarva med förändringsledning, självledarskap och gemensamma arbetssätt och spelregler. Oavsett hur väl tekniken anpassas så är chefernas och ledarnas lägsta beteenden det som kommer att bli kulturellt accepterat. Det tål att upprepas men det måste vara supertydligt och enkelt att förstå vilka beteenden som medarbetarna förväntas börja, sluta och till viss mån fortsätta att göra inom ramen för framgångsrik samverkan. OBS! Detta handlar om betydligt mer än att ge medarbetarna utbildning. Det handlar om att skapa en rörelse av förändring som inkluderar samtliga medarbetare.

  1. Harmonisera med Hub-Sites, Home Site och intranät

Visste du att varje gång ett Teams skapas upp så skapas även en SharePoint-site upp bakom kulissen? Kontentan kan bli att det skapas öar av SharePoint-siter, vilket i sig kan vara en utmaning och risk. Mitt tips för att lösa detta är att införa en strategi för nyttjande av så kallande Hub-Sites. Detta innebär att ni har möjlighet att koppla samman flera Teams till tillhörande delar av organisationen och reducera upplevelsen av ”high chaparall”. Det skulle kunna Hub-Sites vara olika processområden, enheter, geografiska kontor eller enheter. Är ni en mindre organisation skulle ni med fördel kunna koppla alla era organisatoriska Teams till en gemensam Hub som fungerar som ert moderna intranät. Detta innebär att aktiviteter såsom händelser, uppgifter, dokument, nyheter etc. aggregeras och serveras på den Hub till vilken Teamet tillhör. På Hub-Siten ser medarbetarna enbart den information som kommer från Teams som de har behörighet till. Samtliga SharePont-siter som kopplas till en Hub ärver dessutom dess navigering och design. Under hösten 2019 lanserar Microsoft även något som kallas för Home Site, vilket slarvigt formulerat kommer att fungera lite som ”Hubbarnas hub”. Välkommen att kontakta mig för inspiration runt detta.

Med hopp om att ni förenklar vardagen för era medarbetare och möjliggör kraften i er organisation.

Gustav Molnar

gustav.molnar@diwo.se
+4672 253 07 98

%d bloggers like this: