Alla människor, oavsett ålder och erfarenhet, har rätt att älska sitt jobb och att förvänta sig en digital arbetsmiljö som möjliggör sömnlös samverkan och produktivitet oavsett tid och plats. Verkligheten är dock att de flesta människor upplever en förvirring och stress över alla nya digitala verktyg som de senaste åren sköljt in över arbetsplatserna. En färsk global studie från Aruba visar att organisationer som satsar på den digitala arbetsplatsen inte enbart lyckas med konsten att jobba smartare och öka arbetsplatsproduktivitet. Organisationer som erbjuder en genomtänkt digital arbetsplats lyckas även med att reducera stress, öka motivation och välmående samtidigt som de attraherar de nya talangerna.

Det räcker dock inte med att investera i den digitala arbetsplatsen i form av ett IT-projekt. Det räcker heller inte med att sätta en tydlig målbild. Mål är meningslösa om de inte bryts ner till beteenden. Trots investeringar i ny teknik såsom Office 365 så är dock de allra flesta organisationer fast i gårdagens förlegade arbetssätt där e-post, filservrar och fysiska möten dominerar. Detta bidrar till stress, frustration och i värsta fall sjukskrivningar i en verklighet där kontorsarbetare spenderar närmare 80 procent av sin vardag med att stirra in i någon form av digital skärm. För att säkerställa framgång inom den digitala arbetsplatsen krävs en noggrann strategi och planering men hänsyn till dess fundamentala påverkan på engagemang och hälsa.

Året är 2019 och äntligen börjar människor och beteenden på riktigt att lyftas fram i förarsätet på de digitala förändringsresorna. De senaste åren har jag ställt följande fråga till närmare 600 organisationer; vilken är den största utmaningen inom den digitala arbetsplatsen i din organisation? För tre år sedan var det cirka 30 procent som svarade att teknik var den stora utmaningen. När frågan ställdes till publiken på den senaste upplagan av Digital Workplace Summit var det inte ens 1 procent som angav att teknik är den största utmaningen. Nu handlar det om beteenden, kultur och förändringsvilja.

Att förändra beteenden är i teorin enkelt. Det handlar ju bara om att börjar göra nya saker och sluta göra gamla saker. Varför är det då så svårt?

En förklaring till varför det är så svårt för organisationer att uppnå ”verklig” förändring och lyckas med transformationen från silos till värdenätverkande har att göra med själva karaktären av de önskade beteendeförändringarna. Låt mig förtydliga; De beteenden som är värdeskapande i det nya arbetslivet är inte något som står i medarbetarnas arbetsbeskrivningar. Med andra ord så är det inte något som vi får lön för att göra. Hur får man då en individ att göra med än vad som krävs? Svaret är både enkelt och komplext; Det handlar om Engagemang med stort E. För att möjliggöra engagemang krävs mer än traditionell förändringsledning. Det krävs förutsättningar i form av mening och ett gemensamt större syfte och möjlighet att påverka. Engagemang och förändringsvilja skapas inte genom att kommunicera om ”ytterligare ett system”. Ändå är det förvånansvärt hur många ledare som gör om samma misstag gång på gång genom att kommunikativt utgå från tekniken; Vi ska lansera Office 365, vi ska lansera ett nytt intranät, vi ska lansera SharePoint etc. Det är dags att sluta tjata om ytterligare ett system och sätta mening, människor och beteenden i förarsätet. Det handlar så mycket mer än om att bara ge medarbetarna utbildning och kunskap. Det handlar om beteenden, engagemang och förändringsvilja.

Givet att ledare köper in på ovanstående (som en förutsättning) så vill jag lyfta fram följande sju strategiska nycklar för att förändra beteenden vid digital transformation;

1. Involvera för att engagera (och förstå värdeskapande beteenden)

Världens enklaste formel för att skapa engagemang handlar om att involvera människor. Jag vill dock understryka att allt inte handlar om demokrati när det kommer till digital transformation. När det exempelvis handlar om att skapa en målbild och genomföra strategiska prioriteringar så krävs beslut på högsta nivå med tydlig koppling till övergripande affärsstrategi. För att en målbild ska bli trovärdig krävs dock att den bottnar i verkligt värde och förståelse för medarbetarnas vardag, situationer och utmaningar. Det enda sättet att göra en målbild konkret och trovärdig är att omsätta den till situationer och beteenden som medarbetare kan relatera till och påverka. Här är involvering det bästa bränslet. Genom involvering kan vi som människor förstå, ventilera och ta till oss vad förändringen innebär för oss som individer ”whats in it for me”, för våra team och för hela organisationen.

2. Enas om gemensamma spelregler för beteenden (sluta göra – börja göra)

Det här är mitt absolut bästa tips för att möjliggöra verklig förändring men även det som oftast glöms bort. All förändring handlar ju om att sluta göra vissa saker och börja göra nya saker. Lista därför ner era topp 3 till 5 mest värdeskapande beteendeförändringar som ni vill att medarbetare ska sluta och börja göra. Se till att alla förstår det gemensamma sättet att arbeta och vilken nytta det medför. Skriv ett manifest om det behövs. Predika.
3. Inse att det handlar mindre om vad ”jag vill” och mer om vad ”andra behöver”
Merparten av värdeskapande beteenden inom digital transformation handlar om att gynna någon annan. Det handlar mindre om vad vi som individer vill och mer om vad kollektivet av medarbetare förväntar sig. Det handlar om att skapa värde tillsammans. Exempel på detta är att dela med sig av kunskap, ge feedback på idéer och göra information och dokument hittbara för andra.
4. Prata mer om ”medarbetarskap” än om ”ledarskap”

Det verkliga värdet uppstår mellan medarbetare. Organisationer i framkant förstår vikten av att fokusera på medarbetarskap och inkluderande i den digitala världen för att framgångsrik förändring ska uppstå. Många människor lever i en form av digitalt utanförskap på arbetsplatsen och begränsar sig till att använda e-post och fysiska möten som primära kommunikationskanaler. De upplever en förvirring och rädsla över den nya tekniken och tenderar att falla tillbaka till traditionella sätt att arbeta. Det “digitala” medarbetarskapet” handlar om att inkludera och skapa förutsättningar och förståelse för vilka värdeskapande beteenden som medarbetare behöver förändra.

5. Ha ett recept för att hantera motstånd

Även om det finns gott om sjukdomsinsikt och förändringsvilja så möte alla organisationer någon form av organisatoriskt motstånd till förändring. Detta går inte att undkomma men det går glädjande nog att hantera. Framgång inom digital transformation kommer att handla om hur väl motståndet hanteras. En början till att hantera motstånd är att förstå de olika nivåer av motstånd som existerar. Enligt författaren Rick Maurer finns det tre nivåer av motstånd;

Nivå 1: Jag förstår inte = Ett bra motstånd då vi kan tillämpa kunskap

Nivå 2: Jag gillar det inte = Bygger på rädsla etc. och kräver involvering

Nivå 3: Jag litar inte på dig = Kräver att ledare tar ett större grepp om tillit, syfte etc

6. Investera i ett nätverk av interna ambassadörer

Det bästa sättet att lära sig något nytt enligt kunskapstrappan är att lära andra. För att skapa en självledande organisation som lär sig att hantera ständig förändring är det rekommenderat att nyttja ett brett nätverk av ambassadörer internt. Dessa ska finnas väl utspritt inom organisationen och inspirera, utbilda och coacha sina kollegor.
7. Coacha ledarna till att ligga i framkant. Deras lägsta beteenden blir kulturellt accepterat

De lägsta beteendena från chefer och ledare blir kulturellt accepterade, oavsett vilka riktlinjer eller spelregler som sätts upp. Det är tyvärr allt för få organisationer som säkerställer att ledare får det stöd som de behöver för att vara ledare i en allt mer digital och föränderlig värld. Ledarskapet i en allt mer digital värld behöver utmanas och anpassas efter de nya förhållandena. Det behövs en högre dos av tillit och ansvar i en vardag då medarbetare spenderar allt mer tid på distans.

/Gustav Molnar