In: Uncategorized

//

Skribent: Gustav Molnar

Den digitala arbetsplatsen är för många organisationer en drake som är svår att förstå och tygla. I detta blogginlägg vill jag bjuda på 10 heta tips för dig som vill nå framgång inom den digitala arbetsplatsen.

“There is no digital strategy, just strategy in a digital world” / Bud Caddell

Om du vill ha en introduktion till den digitala arbetsplatsen tipsar jag om dessa två artiklar:
Intranätets evolution till den digitala arbetsplatsen
Vad är den digitala arbetsplatsen?

Tips #1 – Inspireras av andra som nått framgång (Start with wow)

Om Henry Ford hade frågat sina kunder vad de ville ha så hade de antagligen svarat; En snabbare häst. Innan ni påbörjar resan för att förnya eller förbättra er digitala arbetsplats är det viktigt att inspireras av andra organisationer som påbörjat eller genomfört resan. Inspiration kommer att ingjuta bränsle och energi som är nödvändigt för er resa. Innan ni funderar på er egna vision är det viktigt att förstå vilka möjligheter som existerar. Det är lika viktigt att förstå framgångsfaktorer som det är att förstå fallgropar. Se till att lära av egna och andras misstag. När ni inspireras av andra organisationer är det viktigt att ni inte enbart fokuserar på teknik. Jag vill uppmuntra er att titta desto mer på strategin, effekthemtagning och kulturell förändring, för i slutändan så är det allt som betyder något. Leta efter såväl hårda som mjuka bevis såsom effektivitet, innovation, kultur och engagemang.

Om du inte vet vart du ska vända dig för att bli inspirerad så är du välkommen att kontakta mig, eller anmäl dig till Nordens största konferens inom digital arbetsplats: http://www.digitalworkplacesummit.com/

Tips #2 – Våga tänka nytt och utmana dagens arbetssätt och perspektiv

Ny teknik och förändringar i arbetskultur har revolutionerat vår syn och vårt sätt att arbeta. I januari 2007 klev Steve Jobs ut på scen och höll upp den första versionen av iPhone. Visst fanns det smart phones sedan några år tillbaka men det var nu som den mobila revolutionen drog igång på allvar. År 2010 följde den sociala revolutionen som har kommit och vända upp och ner på hur vi samverkar. Hur kom det sig att ett bolag som Kodak kunde gå i konkurs efter 136 år av dominans? Att skylla på att tekniken hann ikapp är fel. För vad det handlar om är organisationers förmåga att förändras och ligga i framkant. För att lyckas med en digital arbetsplats som stödjer det nya moderna sättet att arbeta är det viktigt att våga tänka nytt och förstå både den förändring som har skett och vart vi är på väg. Det handlar om att förstå mobilitet, social, kulturella utmaningar, samverkan, hittbarhet etc.

Tips #3 – Kartlägg organisationen utifrån personas som baseras på konkreta användarmål och unika arbetssätt

För att förstå hur strategin för den digitala arbetsplatsen ska utvecklas behöver ni kartlägga och förstå organisationens unika användarmål och användarbeteenden. Observera att detta inte är samma sak som organisatorisk eller rollbaserad tillhörighet. Det handlar om att personifiera unika behov som finns runt om i verksamheten och använda personas för att beskriva och förstå de olika målgrupperna/användargrupperna. Det finns flera bra exempel på personas. Det är viktigt att varje personas får en tydlig beskrivning med unika användarmål som har koppling till övergripande effektmål. Här kommer tre exempel på användargrupper: Exempel 1 – den nyanställde – Som nyanställd har du en uppsättning behov och användarmål som kan vara liknande oavsett om du är säljare, chef eller produktutvecklare. Exempel 2 – Hemmaarbetaren: När du arbetar hemifrån har du en uppsättning av behov och användarmål som är liknande oavsett din roll. Exempel 3 – Kunskapstörstaren: När du söker efter kunskap, eller vill bidra med kunskap har du en uppsättning liknande behov och användarmål oavsett din roll, etc.

Genom att använda personas kan ni genomföra en träffsäker kravfångst utifrån konkreta behov och utmaningar. Beskriv gärna kraven i form av user stories för varje målgrupp: Som den, Så vill jag, Så att…
Grovt Exempel: Som den nyanställde, Så vill jag enkelt kunna hitta kompetenser hos mina kollegor, Så att jag inte behöver lägga massa tid på att söka kompetenser och snabbt vet vem som kan hjälpa mig med en specifik uppgift.

Tips #4 – Arbeta agilt. Börja enkelt för att undvika big bang

Givet att en förstudie har genomförts och ni sitter på en lång lista med user stories, krav och önskemål för den digitala arbetsplatsen så är det viktigt att på alla sätt och vis undvika en big bang. Teknik i all ära, men detta handlar framförallt om kulturell förändring. Jag rekommenderar tillämpning av agil metodik såsom Scrum i kombination med Kanban. För att sammanfatta; Istället för att ni genomför ett stort projekt som innebär en stor förändring för verksamheten så ska ni genomföra fler och mindre projekt som garanterar framgång. Nyckelfrasen är “små ständiga förbättringar”.

Tips #5 – Slarva inte med Processer och Life Cycle Management

Att processer är viktigt är något de flesta företagsledare förstår. Men slutanvändare är inte de största fansen av ordet “processer”. Slutanvändare går istället igång på enkelhet och “whats in it for me?”. Framgång handlar om att göra det enkelt för människor att följa processerna. Dagens digitala arbetsplatser innehåller en mängd olika utmaningar och det är inte ovanligt att det saknas bra och enkelt stöd för informationens livscykelhantering. Det handlar om att sätta på sig processglasögonen och se över hur varje steg kan effektiviseras och förenklas; Var ligger dagens utmaningar när det kommer till att skapa, godkänna, dela, publicera, söka, uppdatera och arkivera information?

Tips #6 – Tillämpa användarperspektiv framför redaktörsperspektiv (Tänk bortom intranät)

En grundläggande princip för att nå framgång inom den digitala arbetsplatsen är att inte fastna i gamla vanor och exempelvis tro att ett nytt intranät är lösningen på allt. Det är extremt få bolag som har nått mätbar framgång med traditionella intranät som allt för ofta handlar om ett uppifrån- och ner perspektiv där intranätet blir en kanal som kan liknas vid en nyhetstidning. Det spelar ingen roll hur bra nyheter redaktörerna skriver eller hur bra personalboken är; det kommer aldrig vara drivkraft nog! När användare får frågan; Hur ofta besöker du dagens intranät? Så svarar de flesta; Vi hinner inte, vi måste jobba. Digital arbetsplats handlar om att tillämpa ett användarperspektiv framför ett redaktörsperspektiv. Det handlar om att göra det enklare för alla anställda att göra sitt jobb!

Tips #7 – Betrakta inte den digitala arbetsplatsen som ett IT-projekt

Den digitala arbetsplatsen är inte ett IT-projekt.  Framgång handlar om kulturell förvandling. Det är inte ett event, det är en process. Den digitala arbetsplatsen är ett perspektiv som möjliggör ett nytt sätt att arbeta. Den digitala arbetsplatsen är inte “ytterligare ett system”. Det är ett mindset och en strategi som utgår från daglig produktivitet och strävar efter att driva beteenden som bidrar till ökad innovation, produktivitet, effektivitet och gynnsam kultur.

Tips #8 – Tillämpa en långsiktig roadmap och mät förändringen

Den digitala arbetsplatsen ska givetvis ha ett tydligt uttalat syfte och en väl förankrad vision. Men det är även viktigt att det finns en långsiktig Roadmap som tydlig redogör för hur den stegvisa förändringen ska ske. För att säkerställa att skutan styrs åt rätt håll är det avgörande att mäta förändringen och säkerställa effekthemtagning. Effektmål bör vara både hårda och mjuka. Exempel på hårda effektmål kan vara effektivitet / tidsbesparingar. Exempel på mjuka effektmål kan beröra kultur och engagemang. Organisationer som ligger i framkant inom den digitala arbetsplatsen har visat sig lägga högre vikt vid innovation och kultur än de organisationer som inte nått samma framgång.

Tips #9 – Identifiera vilka typer av beteenden ni vi driva inom organisationen. Var öppen för gamification för att driva dessa beteenden och stimulera engagemang

Genom att identifiera vilka typer av beteenden ni vill driva inom organisationen kan ni hitta nycklarna till att skapa den gynnsamma kulturen som de flesta bolag enbart drömmer om. I stort sätt alla företagsledare förstår sambandet mellan engagerade medarbetare, produktivitet och lojalitet. Engagerade medarbetare är nyckeln till framgång, men enligt Gallups senaste undersökning så är endast 16 procent av svenskarna engagerade i sina jobb. Att driva upp engagemang hos medarbetarna har blivit en av de största trenderna inom arbetsplatsen. Gamification är ett instrument vars toner kan driva upp engagemang om det tillämpas på rätt sätt. Gamification kan definieras som är ett koncept  som handlar om att applicera spelmekanismer och teknik från speldesign i syfte att motivera människor att nå sina mål. Gamification handlar om att driva önskade beteenden. En vanlig missuppfattning med Gamification är att det enbart handlar om att skapa drivkraft genom att trigga igång tävlingsinstinkt hos medarbetarna. Dessa fall är ofta dömda till att misslyckas då engagemang även kan drivas av sådant som samarbete och känslan av att bidra.

För att kunna identifiera vilka beteenden som ni vill stimulera måste ni förstå hur dessa kan grupperas och ligga i linje med den övergripande affärsstrategin. Observera att detta inte är en demokrati, utan måste kategoriseras av management. Först när ni har satt de övergripande beteendegrupperna kan ni kravställa vilka beteenden som användarna tillämpar för att åstadkomma framgång. Ett väl beprövat sätt att identifiera beteendet är att leta efter så kallade “tysta värden”. Tysta värden är sådana värden som ej är explicit uttalade i arbetsbeskrivningar, men som medarbetarna ändå gör för att bidra till en stark och framgångsrik kultur. Exempel på tysta värden kan vara att jag delar min kunskap, att jag stannar kvar lite extra på jobbet för att hjälpa en kollega, att jag berömmer en kollega, eller att jag städar upp efter mig på arbetsplatsen. Ett annat bra exempel på tyst värde är att de som inte jobbar med sälj ändå tipsar om affärsmöjligheter och leads till de som jobbar med sälj. Det står sannolikt inte i deras arbetsbeskrivningar men är självklart av högt värde för organisationen, ett så kallat “tyst värde”.

Tips #10 – Introducera en strategi för hittbarhet

Hittbarhet handlar inte enbart om en bra sökfunktion baserad på metadata och förfining av sökresultat. Hittbarhet handlar mångt och mycket om att få relevant information att hitta användarna utan att dessa alltid behöver söka. Exempel på detta är personliga vyer som serverar relevant information automatiskt och förvaltningsvänligt (mina senaste dokument, uppdateringar från mina projekt eller rekommenderad läsning för mig etc.) En väl etablerad strategi för hittbarhet innehåller tre perspektiv. Det första perspektivet handlar om styrning. I detta perspektiv handlar det om att förstå organisationen, tillämpa en strategi, upprätta och förvalta övergripande struktur och taxonomi och genomföra sökloggsanalys. Det andra perspektivet handlar om informationsägare. Här handlar det om att tillämpa rutiner, publiceringsstöd och relevant utbildning. Det tredje perspektivet handlar om slutanvändare. Det absolut viktigaste för slutanvändare är användarvänlighet. Med en hög grad av användarvänlighet reduceras behovet av utbildning. För att slutanvändare ska kunna bidra till hittbarhet krävs riktlinjer, användarfeedback och taggning av information. Vad gäller taggning av information är det oerhört viktigt att automatisera detta med logisk struktur så långt som möjligt. Taggning måste upplevas som så pass enkelt som möjligt för slutanvändarna.

Varmt välkommen att kontakta mig om du vill diskutera digital arbetsplats!
Gustav Molnar
0722530798
gustav@diwo.se

Begreppet “Digital Workplace” eller “Den digitala Arbetsplatsen” har kommit att bli en starkt växande trend som en följd av ny teknik och förändringar i arbetskulturen. I denna artikel vill jag redogöra för definitionen av den digitala arbetsplatsen.

Låt oss börja med vad den digitala arbetsplatsen inte är:

  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ett verktyg”
  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ett projekt”
  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ytterligare ett system”

Så vad är då den Digitala Arbetsplatsen?

Den digitala arbetsplatsen är ett perspektiv som möjliggör ett nytt sätt att arbeta. Det är ett mindset och en strategi som utgår från daglig produktivitet och strävar efter att driva beteenden som bidrar till ökad innovation, produktivitet, effektivitet och gynnsam kultur. Den digitala arbetsplatsen handlar om att tillämpa ett användarperspektiv framför ett redaktörsperspektiv. Ett perspektiv som ökar relevans, delaktighet och daglig produktivitet för användarna. Det handlar betydligt mer om kulturell förändring och förståelse för verksamhet än vad det handlar om teknik. Den digitala arbetsplatsen har gjort entré i takt med att det traditionella intranätet har spelat ut sin roll.

Här kommer ett urval av definitioner för den digitala arbetsplatsen som florerar på internet:

“The digital workplace is the experience of work delivered through the collective use of connected devices, software and interfaces.” 

“The digital workplace is the collection of all the digital tools provided by an organization to allow its employees to do their jobs.” 

“The digital workplace is the intranet, plus other connected enterprise software systems.”

“The digital workplace is an individual person’s personalized, customized collection of computerized devices, commonly used software and connectivity solutions.”

“The digital workplace lives at the intersection of people, organization and tools.”

“The digital workplace is an ongoing, deliberate approach to delivering a more consumer-like computing environment that is better able to facilitate innovative and flexible working practices.” 

“The digital workplace is an environment where employees are able to quickly and easily share what they know and find what they need with consistent experiences across devices and locations.”

“The digital workplace is the experience of work delivered through the collective use of connected devices, software and interfaces.”

För att förstå den digitala arbetsplatsen i er organisation behöver ni sätta er in i olika perspektiv för att förstå var ni befinner er i nuläget, vad ni har för ambitionsnivå och hur er roadmap ser ut för att nå era mål. Exempel på perspektiv inom den digitala arbetsplatsen är: Mobilitet/Tillgänglighet, Sök- och Hittbarhet, Samverkan, Innovationskraft, Affärsverktyg, Kultur och Engagemang, Kommunikation, Användarvänlighet, Digital Säkerhet, Processer och Strategisk förankring. Fundera gärna utifrån nedanstående spindeldiagram och markera hur du anser att din digitala arbetsplats stödjer dig idag.

Digitalworkplacematurity

Ny teknik och förändringar i arbetskulturen har revolutionerat vår syn och vårt sätt att arbeta. Här kommer 10 övergripande trender för dig som arbetar med intranät och Digital Arbetsplats.

Nyfiken på mer trender? Varmt välkommen att kontakta mig!
Gustav Molnar
gustav@diwo.se
0722530798