In: Uncategorized

sos3
5 Reasons why you should try Shared Office Spaces 

In case you aren’t familiar with the word, a shared office space is an abstractly defined location used as a traditional office. The trend is a result of today’s way of working. The future of digitalization is taking over traditional office jobs and has rapidly changed the way we work – enabling everyone to work out of office with the right software.

One of the biggest drivers of this trend is the emergence of entrepreneurs, freelance and arising start-ups – shaping the future of office space through the supply and demand chain. But why are shared office spaces so appealing in the first place?

1. Cheap

No need to go into discussion on how expensive buying or even renting an office in the city centre is today. With membership fees that can get as low as $50 a month (500SEK), shared spaces have a major advantage for entrepreneurs with small budgets and uncertain futures.

2. Fewer responsibilities

When signing up for shared office space, cleaning and maintenance are taken care of by the property owner. Most of the annoying tasks and responsibilities are already accounted for.

3. Expanding your professional networking

Dozens of other professionals occupying the same office space as you and demographics will likely change every month. It’s a perfect place to expand your network.

4. No strings attached

Thanks to the digitalization, and the fast turnover rate for tech start-ups, launching your business from scratch happens fast these days. Leases tend to cover periods of several years but a shared office space can be reduced down to the hour.

5. Dream location

Shared office spaces usually occupy urban centers, making them a perfect fit to a dream location. Central locations encourage you to explore the city with access to unlimited range of stores, restaurants, and entertainment – convenient and mutually accessible.

So where can I get me one of those memberships?!

If you are looking for a space for you or/and your team to work from for an hour, day, week, month or year then Regus offers locations in Airports, Libraries, Shopping malls, Hotels, Universities and even Railway stations in 120 countries.
If you are more of the jet set entrepreneur who´s looking for a luxurious solution where you can focus on work and work only then Convendum will take care of both your back office and social life in their properties – offering everything between conference service to breakfast club and after work. Maybe you are searching for the ultimate flexible solution Palaver solves your problems for only 50 bucks (499SEK) a month. The membership offers hourly space in luxurious hotel lounges, fine dining restaurants and urban cafés. Including free Wi-Fi and endless refill of coffee.

Not only do creativity blossom when working in a changing environment but an effect to that – a rapidly growing professional network. Diwo have developed digital workplaces for many of Sweden’s largest companies, evolving work from stationary computers and desktops to a mobile first solutions – radically changing the current way of working, both enabling a new how and a new where!

Pssst… Want to know more about future office trends? Visit ReThinkOffice

//Sofia Caravaggi

Before discussing the outcome, we would like to point out that there is a significant variety within different markets, industries and size of companies, hence the compiled result from various numbers of prestudies, e.i the spider charts below, should not be used as input for decision making at a single organization. Instead, we hope that this compilation will be inspirational and provide an overall understanding of challenges for the region as a whole, within the area of digital workplace. With that said, let’s get on with it.

During the past 2 years, Diwo has performed a great number of prestudies, interviews, surveys, business cases etc., (preliminary target group is medium-large size companies in the Nordic market) in a various number of industries. As the outcome of each prestudy is specific for the organization subject for the prestudy, there has been no real reason to compile the result from several prestudies. However, we believe that the amount of data collected in the past two years is adequate to back some conclusions regarding the main challenges that mid-large organizations are facing today.

 

Bild1

Almost all organizations that we came across during the last two years stresses the importance of managing, control and aligning there digital transformation with the organizations strategic objectives, especially within the area of governance. Very, very few companies have succeeded with this.

It is evident that organizations are struggling with how information is stored, communicated, and governed as a result of not being able to control content in their digital environment. The reason for why this is ranked as the biggest drawback is (in our experience) because the effect of a non-functional information governance structure is effecting the end-user experience. It is perceived as very frustrating to not have a clear policy around these things.

Generally, we have seen that is not clear to employees where they are supposed to store information, thus everyone makes a best guess and stores it where they think it belongs. Even though the intention is of such behavior is good, the inevitable result is that the information is impossible to find. An unwanted side effect of this is that new versions of existing information will be created, leading up to several copies of the information, which in turn will create confusion amongst employees as they do not know which information they can trust…

What’s interesting (but impossible to read from the chart) is that this parameter is a big challenge for all organizations, even those who don’t have a lot of different systems. Is seams as the routines for how to work with information/content is the main reason for why information governance is at the top of the compiled result, not only the fact that there are a lot of different systems where the information can be stored. Of course, many organizations are facing both problems.

Another interesting observation is that despite the fact that we have better prerequisites than ever before (because of the endless possibilities with all the new tools/platforms/systems) to communication and present one’s abilities to colleagues, roles and responsibilities is one of the most challenging things for organizations in recent years. Why is it so hard for organizations to get their employees to fill out their profile? Perhaps it is scary for individuals to uncover their abilities as they feel that they are not good enough and might be questioned in their profession. Perhaps it is the culture that does not invite for openness and humbleness? We can assume that the reason for why is different for everyone, but it is fascinating that this is a problem in 2017.

In contrast, it’s interesting to learn that “encourage innovation & creativity” is not mentioned as one of the top challenges. It’s is probably something that management teams would rank higher, but the perception amongst employees is that this is not something that is frustrating or disturbing to the extent that it would be ranked higher. It could be so that as long as there is friction and frustration within variables that effects the everyday work, innovation and creativity does not even reach a level where you as an employee feel that it is important that you contribute.

As a follow-up of this short analysis, we will try to break out different industries and markets and compare them to each other to study the difference.

Best,

Traditional banks, as any other business today, should look to increase digitization to achieve savings. Instead of extensive job cuts that won’t result in decreases of operational costs for the industry. Traditional banks are forced to go ”all-in” which involves implementing digitization throughout the value chain.

One main target area that will result in significant front-office cost savings is a digital onboarding process of clients. To open accounts remotely and automatically is taken for granted by customers today in a fast forward society. This would free remaining staff to spend more time on tasks that cannot yet be automated, making them more productive, and helping them to generate more revenue per employee. This according to McKinsey’s annual report on Capital Markets and Investment Banking.

In a FinTech revolution there will be both winners and losers, including fast moving startups with limited resources and traditional retail banks who are trying to adapt with their own innovations, stuck in old systems but with a strong capital that supports change. All companies must join the battlefield with a strong, measured digitization strategy to harvest the advantages of the FinTech revolution. Both sides face serious obstacles when investing in innovation, but leveraging their investments with much invested in legacy systems and profit centers is difficult.

Up in the cloud!

For a long time now, banks have been regulated to use public cloud infrastructure because of security concerns, but as familiarity with the technology grows, so does its usage. Cloud infrastructure reduces the need for in-house hardware that is getting older and very expensive to maintain. More banks are coming around to the public cloud even if they’re not shouting the fact from the rooftops, “It’s actually the worst kept secret in banking that everybody is experimenting with cloud. It’s just that no one wants to be the first one to get a full proctology exam from the regulators as to how they planned out their cloud environment.” Says Jim O’Neill, senior analyst with Celent’s banking practice

Re-inventing the cloud with Blockchain solution.

Blockchain allows everyone to connect directly, removing the need for a third party. The blockchain could completely overhaul financial services. Both traditional banks and startups should explore the technology behind the blockchain (most recognized for storage and recording of Bitcoin transactions). This technology could lower the cost of many financial activities, such as superfluous office jobs in retail banking, to near-zero.

Easy digest: 

Blockchain explained in 2min

So basically, what we are witnessing here, is a “customer needs” driven revolution. Customers want to access services and solutions online, using their device of choice, within their own selected time frame.

Defining words:

  • Digitization –  is the process of changing from analogue to digital form.
  • Digitalization  is the use of digital technologies to change a business model to provide new revenue and value-producing opportunities. Basically, step one to revolution any business.

/Sofia Caravaggi Diwo Digital consulting

_x6a0217

Effekterna av employee branding innefattar en förståelse för hur det är att vara anställd i organisationen i form av både förmåner och del i företagskulturen. Strategin bör innehålla en rad aktiviteter ofta även inkluderat en intern kommunikation-strategi för att bygga ett varumärke och få förtroende i den egna organisationen. En uttalad strategi som har kopplingar till verksamhetsmål är avgörande för att ta marknadsandelar.

Alla personer som på ett eller annat sätt arbetar för en organisation är med och påverkar, etablerar och utvecklar varumärket genom sina nätverk (såväl privata som professionella) Linkedinprofiler, relationer med kunder och uppdateringar i social kanaler. Som arbetsgivare bör du vara tydlig med att kommunicera ut rätt värderingar i enlighet med vad varumärket står för. Oändliga marknadsföringskampanjer kan påverka hur marknaden upplever ett varumärke, men det kan vara lönlöst om inte anställda tror på sin egen arbetsgivares vision. Detta är employee brandings huvudsyfte.

#1 Attrahera nya kunder

Effekterna av att vara en attraktiv arbetsgivare blir att även kunder vill förknippas med varumärket. Att kommunicera ut företagskulturen och hur organisationen tar hand om sina anställda visar på lojalitet, ärlighet och uppmärksamhet som med säkerhet kommer att genomsyra kundupplevelsen. Ett företags marknadsföringsstrategi kan aldrig mäta sig med anställdas direktkontakt med kunder. Därför är en anställd som trivs på sin arbetsplats den bästa marknadskanalen, det skapar ringar på vattnet som attraherar både nya medarbetare och kunder.

“Ett företags marknadsföringsstrategi kan aldrig mäta sig med anställdas

direktkontakt med kunder.”

När det gäller att attrahera nya kunder så vände jag mig till min egen arbetsgivare och frågade vår VD Gustav Molnar vad han tror att vunnet förtroende hos kunder beror på:

–  ”Jag anser det viktigt att utsidan av bolaget speglar insidan. Alltför många bolag försöker ge sken av något de inte är och det lyser igenom. Vi har en fantastisk företagskultur som genomsyrar allt vi gör och det märker kunderna av när vi träffar dem. Det är en stor bidragande faktor till varför vi får förtroende att driva stora och spännande projekt med några av Sveriges största och mest framgångsrika bolag. Egentligen är detta inget nytt, tittar vi på bolag som tex. Netlight så har de jobbat med employee branding under flera år och jag tror att det är en stor framgångsfaktor även för dem. Med ett tydligt kommunicerat brand kommer kunder att vilja ta del av företagets kultur och förknippas med varumärket.”

#2 – Minska rekryteringskostnaderna

De mest autentiska varumärkesambassadörerna är anställda som med transparens och trovärdighet kan kommunicera företagets värderingar. Möjliggör för anställda att bredda sina egna nätverk, en effekt av det blir att företaget minskar sina rekryteringskostnader och företagskulturen växer vidare organiskt.

#3 – Bli en attraktiv arbetsgivare

Det räcker inte med att ha en snygg hemsida för att locka talanger. Därtill kan man anta att en seriös kandidat kommer att följa företaget på sociala medier, leta upp anställda på Linkedin och alla övriga digitala spår som finns att tillgå för att bilda sig en uppfattning om hur det är att vara anställd innan de skriver under ett kontrakt. Den digitala sfären ger arbetssökande möjlighet att få mer insyn i ett bolags kultur än någonsin tidigare vilket gör att arbetsgivare måste vara mer strategiska med vad som publiceras och förmedlas.  Att regelbundet granska sin digitala profil från ett employeer branding-perspektive och försöka förstå hur omvärlden upplever företaget är något som alla framgångsrika företag idag lägger tid på. Det är viktigt är att var lyhörd och försäkra dig om att anställda trivs och är lojala, de är trotts allt de viktigaste ambassadörerna för varje företag, såväl startup som i en etablerad organisation. Etablera employee branding-strategin så hårt att den genomsyrar alla marknadskanaler.

Så här säger Frank Kohl-Boas, Googles chef för HR i norra Europa till BCG.

”Jag är övertygad om att du kan rekrytera och behålla medarbetare om du ger utrymme för dem att tänka fritt samt erbjuda en intressant arbetsplats. Vi gör inte några stora marknadsföringskampanjer-varken för rekrytering eller för Google som varumärke. I stället satsar vi på de anställda som utvecklar varumärket.” 

 

/Sofia Caravaggi  – your best friend in the digital workplace!

Av: Sofia Caravaggi

Varje år invaderar ”snökaoset” Sverige skoningslöst och trots det står vi lika oförberedda, förvånade och lamslagna inför fenomenet som i fjol. Mest drabbat är storstäderna, och då speciellt Stockholms regionen. På sociala medier florerar svordomar varvat med bilder på insnöade bilar, inställda tåg och fullpackade tunnelbanor. Under senaste ”snökaos” blev enbart tågresenärer försenade sammanlagt drygt fyra miljoner timmar. Enligt Trafikverket blev kostnaden för samhället 2,4 miljarder kronor bara i förlorade arbetstimmar och följderna för andra drabbade intäkter är då inte inräknade.

Så vad kan företagen göra för att minimera kostnader som blir resultatet av förlorade arbetstimmar och inställda möten?  

När möjligheten att ta sig till kontoret kompromissas blir det allt viktigare att kommunikationen håller en hög kvalité och att verksamheten är anpassad till digital affärslogik. Det handlar om en mobil, digital arbetsplats där processer, system och förutsättningar tillåter individen att arbeta friktionsfritt oavsett var olika individer befinner sig. Företag som fortfarande är bundna till traditionella arbetssätt blir mer lidande än de som möjliggör för sina anställda att arbeta flexibelt under olika förutsättningar.

Hur räknar du ut kostnaden för ditt bolag? Här följer ett exempel:

Lönekostnad per timme 600 SEK
40 min försening = 400 SEK per anställd
1000 anställda
Snökaoset kostar då 400.000kr /dag

OBS! Till ovanstående tillkommer kostnad i form av utebliven produktivitet, affärer som inte ros i hamn. kunskap som inte delas, innovationskraft som hämmas, beslut som inte fattas etc.

Digitaliseringen har bidragit till en ökad efterfrågan av individualiserade användarupplevelser baserade på villkor utformade av användaren. Våra digitala beteenden i privatlivet har omvandlats till ökade förväntningar på den digitala arbetsmiljön. Idag värdesätts direkt feedback, självständighet, kreativitet och flexibilitet i större utsträckning än tidigare.

Strategiska investeringar i en digital arbetsplats skapar förutsättningar för att ställa om till en ny digital verksamhetsmodell med mer engagerade och produktiva medarbetare och arbetssätt som är helt oberoende av väderlek.  Det är dags för beslutsfattare att vakna upp och inse att arbetet inte är en fysisk plats vi måste sitta i kö för att ta oss till. Arbetet är något vi gör och för många yrkesroller är arbetsmiljön mer digital än vad den är fysisk, så ta hand om den och ge den samma kärlek som ni ger den fysiska så slipper ni oroa er för snökaos…

sofia
Sofia Caravaggi
Digital Champion at Diwo

 

//

Skribent: Gustav Molnar

Den digitala arbetsplatsen är för många organisationer en drake som är svår att förstå och tygla. I detta blogginlägg vill jag bjuda på 10 heta tips för dig som vill nå framgång inom den digitala arbetsplatsen.

“There is no digital strategy, just strategy in a digital world” / Bud Caddell

Om du vill ha en introduktion till den digitala arbetsplatsen tipsar jag om dessa två artiklar:
Intranätets evolution till den digitala arbetsplatsen
Vad är den digitala arbetsplatsen?

Tips #1 – Inspireras av andra som nått framgång (Start with wow)

Om Henry Ford hade frågat sina kunder vad de ville ha så hade de antagligen svarat; En snabbare häst. Innan ni påbörjar resan för att förnya eller förbättra er digitala arbetsplats är det viktigt att inspireras av andra organisationer som påbörjat eller genomfört resan. Inspiration kommer att ingjuta bränsle och energi som är nödvändigt för er resa. Innan ni funderar på er egna vision är det viktigt att förstå vilka möjligheter som existerar. Det är lika viktigt att förstå framgångsfaktorer som det är att förstå fallgropar. Se till att lära av egna och andras misstag. När ni inspireras av andra organisationer är det viktigt att ni inte enbart fokuserar på teknik. Jag vill uppmuntra er att titta desto mer på strategin, effekthemtagning och kulturell förändring, för i slutändan så är det allt som betyder något. Leta efter såväl hårda som mjuka bevis såsom effektivitet, innovation, kultur och engagemang.

Om du inte vet vart du ska vända dig för att bli inspirerad så är du välkommen att kontakta mig, eller anmäl dig till Nordens största konferens inom digital arbetsplats: http://www.digitalworkplacesummit.com/

Tips #2 – Våga tänka nytt och utmana dagens arbetssätt och perspektiv

Ny teknik och förändringar i arbetskultur har revolutionerat vår syn och vårt sätt att arbeta. I januari 2007 klev Steve Jobs ut på scen och höll upp den första versionen av iPhone. Visst fanns det smart phones sedan några år tillbaka men det var nu som den mobila revolutionen drog igång på allvar. År 2010 följde den sociala revolutionen som har kommit och vända upp och ner på hur vi samverkar. Hur kom det sig att ett bolag som Kodak kunde gå i konkurs efter 136 år av dominans? Att skylla på att tekniken hann ikapp är fel. För vad det handlar om är organisationers förmåga att förändras och ligga i framkant. För att lyckas med en digital arbetsplats som stödjer det nya moderna sättet att arbeta är det viktigt att våga tänka nytt och förstå både den förändring som har skett och vart vi är på väg. Det handlar om att förstå mobilitet, social, kulturella utmaningar, samverkan, hittbarhet etc.

Tips #3 – Kartlägg organisationen utifrån personas som baseras på konkreta användarmål och unika arbetssätt

För att förstå hur strategin för den digitala arbetsplatsen ska utvecklas behöver ni kartlägga och förstå organisationens unika användarmål och användarbeteenden. Observera att detta inte är samma sak som organisatorisk eller rollbaserad tillhörighet. Det handlar om att personifiera unika behov som finns runt om i verksamheten och använda personas för att beskriva och förstå de olika målgrupperna/användargrupperna. Det finns flera bra exempel på personas. Det är viktigt att varje personas får en tydlig beskrivning med unika användarmål som har koppling till övergripande effektmål. Här kommer tre exempel på användargrupper: Exempel 1 – den nyanställde – Som nyanställd har du en uppsättning behov och användarmål som kan vara liknande oavsett om du är säljare, chef eller produktutvecklare. Exempel 2 – Hemmaarbetaren: När du arbetar hemifrån har du en uppsättning av behov och användarmål som är liknande oavsett din roll. Exempel 3 – Kunskapstörstaren: När du söker efter kunskap, eller vill bidra med kunskap har du en uppsättning liknande behov och användarmål oavsett din roll, etc.

Genom att använda personas kan ni genomföra en träffsäker kravfångst utifrån konkreta behov och utmaningar. Beskriv gärna kraven i form av user stories för varje målgrupp: Som den, Så vill jag, Så att…
Grovt Exempel: Som den nyanställde, Så vill jag enkelt kunna hitta kompetenser hos mina kollegor, Så att jag inte behöver lägga massa tid på att söka kompetenser och snabbt vet vem som kan hjälpa mig med en specifik uppgift.

Tips #4 – Arbeta agilt. Börja enkelt för att undvika big bang

Givet att en förstudie har genomförts och ni sitter på en lång lista med user stories, krav och önskemål för den digitala arbetsplatsen så är det viktigt att på alla sätt och vis undvika en big bang. Teknik i all ära, men detta handlar framförallt om kulturell förändring. Jag rekommenderar tillämpning av agil metodik såsom Scrum i kombination med Kanban. För att sammanfatta; Istället för att ni genomför ett stort projekt som innebär en stor förändring för verksamheten så ska ni genomföra fler och mindre projekt som garanterar framgång. Nyckelfrasen är “små ständiga förbättringar”.

Tips #5 – Slarva inte med Processer och Life Cycle Management

Att processer är viktigt är något de flesta företagsledare förstår. Men slutanvändare är inte de största fansen av ordet “processer”. Slutanvändare går istället igång på enkelhet och “whats in it for me?”. Framgång handlar om att göra det enkelt för människor att följa processerna. Dagens digitala arbetsplatser innehåller en mängd olika utmaningar och det är inte ovanligt att det saknas bra och enkelt stöd för informationens livscykelhantering. Det handlar om att sätta på sig processglasögonen och se över hur varje steg kan effektiviseras och förenklas; Var ligger dagens utmaningar när det kommer till att skapa, godkänna, dela, publicera, söka, uppdatera och arkivera information?

Tips #6 – Tillämpa användarperspektiv framför redaktörsperspektiv (Tänk bortom intranät)

En grundläggande princip för att nå framgång inom den digitala arbetsplatsen är att inte fastna i gamla vanor och exempelvis tro att ett nytt intranät är lösningen på allt. Det är extremt få bolag som har nått mätbar framgång med traditionella intranät som allt för ofta handlar om ett uppifrån- och ner perspektiv där intranätet blir en kanal som kan liknas vid en nyhetstidning. Det spelar ingen roll hur bra nyheter redaktörerna skriver eller hur bra personalboken är; det kommer aldrig vara drivkraft nog! När användare får frågan; Hur ofta besöker du dagens intranät? Så svarar de flesta; Vi hinner inte, vi måste jobba. Digital arbetsplats handlar om att tillämpa ett användarperspektiv framför ett redaktörsperspektiv. Det handlar om att göra det enklare för alla anställda att göra sitt jobb!

Tips #7 – Betrakta inte den digitala arbetsplatsen som ett IT-projekt

Den digitala arbetsplatsen är inte ett IT-projekt.  Framgång handlar om kulturell förvandling. Det är inte ett event, det är en process. Den digitala arbetsplatsen är ett perspektiv som möjliggör ett nytt sätt att arbeta. Den digitala arbetsplatsen är inte “ytterligare ett system”. Det är ett mindset och en strategi som utgår från daglig produktivitet och strävar efter att driva beteenden som bidrar till ökad innovation, produktivitet, effektivitet och gynnsam kultur.

Tips #8 – Tillämpa en långsiktig roadmap och mät förändringen

Den digitala arbetsplatsen ska givetvis ha ett tydligt uttalat syfte och en väl förankrad vision. Men det är även viktigt att det finns en långsiktig Roadmap som tydlig redogör för hur den stegvisa förändringen ska ske. För att säkerställa att skutan styrs åt rätt håll är det avgörande att mäta förändringen och säkerställa effekthemtagning. Effektmål bör vara både hårda och mjuka. Exempel på hårda effektmål kan vara effektivitet / tidsbesparingar. Exempel på mjuka effektmål kan beröra kultur och engagemang. Organisationer som ligger i framkant inom den digitala arbetsplatsen har visat sig lägga högre vikt vid innovation och kultur än de organisationer som inte nått samma framgång.

Tips #9 – Identifiera vilka typer av beteenden ni vi driva inom organisationen. Var öppen för gamification för att driva dessa beteenden och stimulera engagemang

Genom att identifiera vilka typer av beteenden ni vill driva inom organisationen kan ni hitta nycklarna till att skapa den gynnsamma kulturen som de flesta bolag enbart drömmer om. I stort sätt alla företagsledare förstår sambandet mellan engagerade medarbetare, produktivitet och lojalitet. Engagerade medarbetare är nyckeln till framgång, men enligt Gallups senaste undersökning så är endast 16 procent av svenskarna engagerade i sina jobb. Att driva upp engagemang hos medarbetarna har blivit en av de största trenderna inom arbetsplatsen. Gamification är ett instrument vars toner kan driva upp engagemang om det tillämpas på rätt sätt. Gamification kan definieras som är ett koncept  som handlar om att applicera spelmekanismer och teknik från speldesign i syfte att motivera människor att nå sina mål. Gamification handlar om att driva önskade beteenden. En vanlig missuppfattning med Gamification är att det enbart handlar om att skapa drivkraft genom att trigga igång tävlingsinstinkt hos medarbetarna. Dessa fall är ofta dömda till att misslyckas då engagemang även kan drivas av sådant som samarbete och känslan av att bidra.

För att kunna identifiera vilka beteenden som ni vill stimulera måste ni förstå hur dessa kan grupperas och ligga i linje med den övergripande affärsstrategin. Observera att detta inte är en demokrati, utan måste kategoriseras av management. Först när ni har satt de övergripande beteendegrupperna kan ni kravställa vilka beteenden som användarna tillämpar för att åstadkomma framgång. Ett väl beprövat sätt att identifiera beteendet är att leta efter så kallade “tysta värden”. Tysta värden är sådana värden som ej är explicit uttalade i arbetsbeskrivningar, men som medarbetarna ändå gör för att bidra till en stark och framgångsrik kultur. Exempel på tysta värden kan vara att jag delar min kunskap, att jag stannar kvar lite extra på jobbet för att hjälpa en kollega, att jag berömmer en kollega, eller att jag städar upp efter mig på arbetsplatsen. Ett annat bra exempel på tyst värde är att de som inte jobbar med sälj ändå tipsar om affärsmöjligheter och leads till de som jobbar med sälj. Det står sannolikt inte i deras arbetsbeskrivningar men är självklart av högt värde för organisationen, ett så kallat “tyst värde”.

Tips #10 – Introducera en strategi för hittbarhet

Hittbarhet handlar inte enbart om en bra sökfunktion baserad på metadata och förfining av sökresultat. Hittbarhet handlar mångt och mycket om att få relevant information att hitta användarna utan att dessa alltid behöver söka. Exempel på detta är personliga vyer som serverar relevant information automatiskt och förvaltningsvänligt (mina senaste dokument, uppdateringar från mina projekt eller rekommenderad läsning för mig etc.) En väl etablerad strategi för hittbarhet innehåller tre perspektiv. Det första perspektivet handlar om styrning. I detta perspektiv handlar det om att förstå organisationen, tillämpa en strategi, upprätta och förvalta övergripande struktur och taxonomi och genomföra sökloggsanalys. Det andra perspektivet handlar om informationsägare. Här handlar det om att tillämpa rutiner, publiceringsstöd och relevant utbildning. Det tredje perspektivet handlar om slutanvändare. Det absolut viktigaste för slutanvändare är användarvänlighet. Med en hög grad av användarvänlighet reduceras behovet av utbildning. För att slutanvändare ska kunna bidra till hittbarhet krävs riktlinjer, användarfeedback och taggning av information. Vad gäller taggning av information är det oerhört viktigt att automatisera detta med logisk struktur så långt som möjligt. Taggning måste upplevas som så pass enkelt som möjligt för slutanvändarna.

Varmt välkommen att kontakta mig om du vill diskutera digital arbetsplats!
Gustav Molnar
0722530798
gustav@diwo.se

Begreppet “Digital Workplace” eller “Den digitala Arbetsplatsen” har kommit att bli en starkt växande trend som en följd av ny teknik och förändringar i arbetskulturen. I denna artikel vill jag redogöra för definitionen av den digitala arbetsplatsen.

Låt oss börja med vad den digitala arbetsplatsen inte är:

  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ett verktyg”
  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ett projekt”
  • Den digitala arbetsplatsen är inte “ytterligare ett system”

Så vad är då den Digitala Arbetsplatsen?

Den digitala arbetsplatsen är ett perspektiv som möjliggör ett nytt sätt att arbeta. Det är ett mindset och en strategi som utgår från daglig produktivitet och strävar efter att driva beteenden som bidrar till ökad innovation, produktivitet, effektivitet och gynnsam kultur. Den digitala arbetsplatsen handlar om att tillämpa ett användarperspektiv framför ett redaktörsperspektiv. Ett perspektiv som ökar relevans, delaktighet och daglig produktivitet för användarna. Det handlar betydligt mer om kulturell förändring och förståelse för verksamhet än vad det handlar om teknik. Den digitala arbetsplatsen har gjort entré i takt med att det traditionella intranätet har spelat ut sin roll.

Här kommer ett urval av definitioner för den digitala arbetsplatsen som florerar på internet:

“The digital workplace is the experience of work delivered through the collective use of connected devices, software and interfaces.” 

“The digital workplace is the collection of all the digital tools provided by an organization to allow its employees to do their jobs.” 

“The digital workplace is the intranet, plus other connected enterprise software systems.”

“The digital workplace is an individual person’s personalized, customized collection of computerized devices, commonly used software and connectivity solutions.”

“The digital workplace lives at the intersection of people, organization and tools.”

“The digital workplace is an ongoing, deliberate approach to delivering a more consumer-like computing environment that is better able to facilitate innovative and flexible working practices.” 

“The digital workplace is an environment where employees are able to quickly and easily share what they know and find what they need with consistent experiences across devices and locations.”

“The digital workplace is the experience of work delivered through the collective use of connected devices, software and interfaces.”

För att förstå den digitala arbetsplatsen i er organisation behöver ni sätta er in i olika perspektiv för att förstå var ni befinner er i nuläget, vad ni har för ambitionsnivå och hur er roadmap ser ut för att nå era mål. Exempel på perspektiv inom den digitala arbetsplatsen är: Mobilitet/Tillgänglighet, Sök- och Hittbarhet, Samverkan, Innovationskraft, Affärsverktyg, Kultur och Engagemang, Kommunikation, Användarvänlighet, Digital Säkerhet, Processer och Strategisk förankring. Fundera gärna utifrån nedanstående spindeldiagram och markera hur du anser att din digitala arbetsplats stödjer dig idag.

Digitalworkplacematurity

Ny teknik och förändringar i arbetskulturen har revolutionerat vår syn och vårt sätt att arbeta. Här kommer 10 övergripande trender för dig som arbetar med intranät och Digital Arbetsplats.

Nyfiken på mer trender? Varmt välkommen att kontakta mig!
Gustav Molnar
gustav@diwo.se
0722530798