In: Ledarskap

I skrivandets stund sitter jag på snabbtåg nr 430 på väg från Göteborg till Stockholm. Jag har borrat in mina hörlurar i öronen och placerat min arbetsdator på det lilla fällbara bordet framför mig. Jag njuter av den här stunden, glatt medveten om att jag kan arbeta fokuserat och någorlunda ostört i drygt tre värdefulla timmar. Plötsligt plingar ljudet av ett nytt e-post till i min mobil och jag blir påmind om att det inte finns något som heter “out-of-the-office” längre. I det nya arbetslivet är vi ständigt ett klick bort från kontoret. Arbetet är inte en fysisk plats, det är något vi gör. Jag sätter mobilen i flight mode, ändrar min digitala status  till “Stör ej” och återgår med ett lättande andetag till mitt fokusarbete.

Jag tittar mig runtomkring och inser att jag är en i raden av alla människor som tillfälligt använder tågkupén som sin arbetsplats. Ingen är “out-of-office” längre. Alla är vi på resande fot i 200 km/h, men samtliga äro vi uppkopplade till värdenätverkande arbetslivet. Trots det målande landskapet som susar förbi utanför fönstren kommer de flesta av oss sannolikt att ha spenderat merparten av denna resa med blicken fäst i en datorskärm.

Som den karriärist och småbarnspappa jag är så är “tid” något jag har kommit att värdesätta oerhört högt. När jag tänker tillbaka på hur jag hanterade min tid innan jag blev pappa så förvånas jag över hur jag stundvis kunde vara så ineffektiv och flaxande i mitt agerande med tid. Jag kunde vårdslöst spilla min tid till höger och vänster. En insikt som gör mig varm inombords är det faktum att jag nuförtiden får mer arbete gjort på färre antal arbetstimmar. Hur kan jag jobba mindre, nyttja färre resurser, men få mer arbete gjort? Fenomenet skulle kunna kallas personlig effektivitet, eller till viss mån produktivitet. Låt oss för enkelhetens skull förenkla det ytterligare; Det handlar kort och gott om att jobba smartare och skapa förutsättningar för ett mer välmående liv. Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare. Det handlar om att jobba hållbart.

Här kommer mina högt svävande tankar om hur du kan jobba smartare, gnälla mindre, reducera stress och frigöra tid för att umgås med dina nära och kära. OBS! Dessa tankar handlar inte om hur du ska sortera dina e-post eller hantera din kalender. Dessa tankar handlar om något större. Det förutsätter också att du har den fundamentala möjligheten att påverka din situation.

1. Börja med att värdesätta varför du arbetar – skapa mening och riktning

Det är lätt att säga att det handlar om att värdesätta din tid. Så enkelt är det dock inte. Det handlar om att värdesätta varför du gör någonting överhuvudtaget. Det handlar om skapa en mening och på så sätt ha något lustfyllt att sträva efter. Om du inte har en mening eller medvetna mål som betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation tillsammans ska åstadkomma så blir det mycket problematiskt att jobba smartare. Att arbeta driven av en mening är enligt min åsikt det absolut bästa bränslet för att jobba smartare. Genom en tydlig riktning kickar sunt förnuft och lust in.

Att jobba smart innebär att inse styrkan av både “logic” och “magic”. Det förstnämnda, logic, inträffar när vi utför de aktiviteter som vi planerat (ofta under traditionell arbetstid). Det sistnämnda, magic, inträffar när vi får idér och kreativa tankar (inträffar ofta i situationer när vi inte arbetar). Min erfarenhet är att “magic” är ett resultat av engagemang, lust och mening.

PS: Om du upplever att ditt jobb saknar mening, gör då något åt det. Börja med att fundera på dina drivkrafter, eller rättare sagt; Vad är det för situationer som gör dig riktigt glad och varför?

2. Sjukdomsinsikt – synliggör dina hinder och tidstjuvar

Givet att du värdesätter det du gör och därmed har en lust och vilja att jobba smartare så är det dags att skaffa sjukdomsinsikt. Detta är den enklaste fasen i att jobba smartare, men tyvärr den lättaste att fastna i vilket kan uttrycka sig i att människor tenderar att gnälla över sin situation men förmår inte att göra något åt det. Det är absolut nödvändigt för dig att skapa någon form av “sence of urgency” genom att visualisera dina hinder, problem och tidstjuvar på ett bord. Detta är lite som “du är vad du äter”.

För att kunna jobba smartare så behöver du skala bort dina största tidstjuvar, även kallade icke värdeskapande aktiviteter. Gör dig själv en tjänst och skriv omgående ner vilka dina topp 3 tidstjuvar är som begränsar dig från att nå din fulla potential. Handlar det om en ineffektiv möteskultur? Handlar det om att du blir avbruten kontinuerligt? Handlar det om att du har svårt att prioritera? OBS! Problem som du överhuvudtaget inte kan påverka måste du acceptera annars kommer dom att äta upp dig.

3. Jobba smartare gör vi tillsammans. Inte ensamma

Jobba smartare handlar långt mer än personlig produktivitet. Det handlar om att tillsammans med sina cirklar av människor och vänner skapa förutsättningar för smartare arbetssätt och värdeskapande beteenden. Samla dina cirklar för att skapa ett gemensamt “sence of urgency” följt av gemensamma drivkrafter och riktning. Att enbart jobba med personlig produktivitet kommer inte vara tillräckligt i det nya arbetslivet. Det är lite som att fokusera på brandsläckningsinsatser istället för att se till att stoppa elden från första början. Tillsammans behöver vi tänka i nya banor för att skapa förutsättningar för ett smartare arbetsliv.

PS: Se till att omringa dig av människor som du inspireras av. Om du inte upplever att människor i dina närmsta arbetscirklar ger dig inspiration då har du inte en cirkel, då har du en bur.

4. Säg hej till nya beteenden och sparka ut dåliga vanor

Detta är den svåraste fasen i att jobba smartare. Det handlar om att förändra beteenden. Det handlar inte bara om att börja göra massa nya saker, det handlar mångt och mycket om att sluta med icke-värdeskapande beteenden. Mitt tips på detta område är att börja tämligen enkelt och välja ut 3 till 5 beteenden som du och dina cirklar av arbetskamrater kan förändra genom att sluta/börja/fortsätta göra.

OBS! Det handlar inte om att sätta vaga mål tillsammans såsom att “vi ska förbättra vår möteskultur”. Det handlar om att identifiera och lyfta fram ledande aktiviteter och beteenden som gör att ni faktiskt får en bättre möteskultur. Låt mig ta en metafor: Om målet är att gå ner 5 kg i vikt så är det mer intressant att agera på (och belöna) ledande beteenden såsom att träna minst 3 gånger i veckan, äta sallad istället för kött etc. Viktigt; Mål kommer alltid att uppfattas som luddiga om de inte bryts ner till konkreta beteenden. Vad ska vi börja/sluta/fortsätta göra?

Några tankeställare att fundera över. Hur är det med möteskultur? Kan ni ha kortare möten? Tackar ni nej till irrelevanta möten? Har ni infört stående möten eller blandar ni motion och möten genom att “mötionera”? Undviker du multitasking? Det har enligt forskningen en negativ påverkan på produktivitet.

PS: Var utforskande och ta hjälp av teknikens möjligheter för att automatisera och förenkla arbetsuppgifter.

5. Skratta, träna, ät nyttigt och sov

Forskningen har kommit väldigt långt i att kartlägga aktiviteter som gör att vi mår bättre vilket är en grundläggande förutsättning för att jobba smartare. Detta kan du inte blunda för. Dina och dina kollegors goda vanor börjar med era egna privata val. Vad har du för ursäkter för att inte ta hand om din hälsa? Visste du att människor som sover minst 7,5 timmar per natt är i snitt 20 procent mer produktiva. Visste du att människor som tränar innan jobbet är 17 procent mer produktiva.

Ta hand om dig själv. Du har bara ett arbetsliv.

/Gustav

Så har ännu ett år passerat och det är dags att sammanfatta årets lärdomar och insikter från “de digitala mästarna”. År 2018 var sannerligen ett år som påminde oss om att förändringstakten ökar. På LinkedIn och andra medier har vi drunknat i artiklar om möjligheter med ny teknik såsom Artificiell Intelligens, Quantum Computing och Internet of Things. AI (begränsat till specifika uppgifter) har under 2018 tagit ett märkbart kliv in i vår vardag och så smått börjat skapa värde och insikter av den otroliga mängden data som existerar. AI är inte längre något vi bara pratar om utifrån “framtiden”. Ny teknik och förändringar i omvärlden ställer allt högre krav på organisationer att utmana sina trogna affärsmodeller för att skapa värde. För att överleva i en värld av ständig förändring krävs förvisso investeringar i ny teknik. De digitala mästarna inser dock att framgång handlar allt mer om beteenden, engagemang och medarbetarskap. Framgång handlar om att möjliggöra en kultur som är självledande, innovativ och förändringsbenägen.

(more…)

Under de senaste åren har jag träffat otaligt många människor och ledare som känner en enorm förvirring så fort ordet “digitalt” används framför lättbegripliga ord. Exempel på detta är begrepp såsom “digitalt ledarskap”, “digital strategi” och “digital arbetsplats”. För att tala klarspråk; Egentligen handlar det bara om ledarskap, strategi och arbetsplats i en allt med digital värld.

(more…)

De senaste åren har jag blivit besatt av att förstå varför vissa ledare och organisationer lyckas så otroligt mycket bättre än andra med digital och kulturell transformation. Varför lyckas endast ett fåtal med att låsa upp nycklarna till de digitala kontoret och inte bara lansera ny teknik, utan även driva förändrade beteenden och varaktiga arbetssätt. Det finns många svar på den frågan; men en grundläggande nyckel är hur ledare och organisationer i framkant kommunicerar i syfte att skapa engagemang som förändringsbränsle.

(more…)

Förmågan att vara produktiv som individ, team och organisation är en nyckelfaktor för att vara konkurrenskraftig i en allt mer föränderlig och digital värld. Det har under årens lopp förekommit en hel del spännande forskning på ämnet produktivitet. Nedan följer en lättsam sammanställning av 10 fakta om produktivitet på arbetsplatsen.

(more…)

I min jakt på att bidra till värdeskapande och välmående arbetsplatser har jag genom årens lopp ställt följande fråga till ledare och medarbetare inom i samtliga organisationer jag har fått äran att konsulta för;

Vilka är de tre största tidstjuvarna i din vardag som hindrar dig från att vara produktiv och engagerad?

Bland svaren återfinns tidstjuvar så som att söka- och återskapa information, hantera e-post, bli avbruten av kollegor och svara på repetitiva frågor. Det finns dock en tidstjuv som hamnar i topp tre nästan varje gång… Ineffektiv möteskultur

(more…)

Vad gör din organisation för att säkerställa en hållbar och värdeskapande arbetsplats i en allt mer digital värld? Dagens arbetsplatser står inför tsunamis av förändringsvågor som rubbar den kontroll som för många människor är en hörnsten för trygghet. För att skapa hållbara arbetsplatser krävs ett nytt mindset på ledarskap. 

(more…)

Hur skapar du en företagskultur som innefattar en hållbar prestationskultur? Organisationer måste tjäna pengar för att överleva, för att tjäna pengar måste organisationer skapa ett värde för dess kunder, detta för att kunderna i slutändan ska vara villiga att betala för organisationens produkter eller tjänster. Visst är det enkelt?

(more…)

Everyone knows that a company with demotivated and unhappy employees will eventually go down the drain. Short-term, you might be able to hold it together. But ultimately there will be significant spillover-effects on the customers who are not getting what they’re paying for. The customer will find other options and leave.

(more…)

Se dig i spegeln och fråga dig själv om du älskar ditt jobb? Om du gör det så vill jag börja med att säga grattis. Du är unik. Du är så pass unik att vi skulle kunna säga att du vunnit på lotto. För enligt en studie genomförd av Gallup är endast 13 procent av människor i Europa engagerade i sina yrken. I Sverige är siffran 16 procent. Det innebär att hela 84% av dina kollegor inte är engagerade på jobbet.

I genomsnitt arbetar vi 99117 timmar under våra liv. Att inte älska ditt jobb är lika med att kasta bort 99117 timmar av livet som du kunde ha spenderat på något stimulerande, något du brinner för. Du har den mänskliga rättigheten att älska vad du gör men ändå väljer du en annan dörr (om du är en av de 84% av läsarna som inte brinner för ditt jobb). Att inte älska sitt jobb får drastiska följder som i värsta fall leder till ohälsosam stress och sjukskrivningar. De 84 procent av våra medmänniskor som inte älskar sina jobb har även en hög tendens att gnälla över sin situation utan att göra något åt det. Detta beteende är extremt smittsamt inom organisationer och en av de största bromsklossarna i jakten på engagemang och produktivitet.

“Det räcker helt enkelt inte längre med en tydlig vision, bra chef och utvecklande arbetsuppgifter”

Som svensk medborgare har du fantastiska förutsättningar. Du har i stort sett friheten att styra din karriär och har ofta möjlighet att påverka din arbetssituation. Så varför är då bilden så pass dyster? Vi drunknar dagligen i olika artiklar, listor och mätningar som visualiserar vad medarbetare värderar högst i val av arbetsplats och vad som skapar trivsel på arbetsplatsen. Tänk om vi bara kunde få företagsledare att följa dessa listor, det borde väl räcka för att driva engagemang och få människor att älska sina jobb? Tyvärr är det inte så enkelt; Det räcker helt enkelt inte längre med att ha en bra chef, tydlig vision och utvecklande arbetsuppgifter. Varför inte? För att arbetsplatser idag är mitt inne i en tsunami av förändringsvågor. För de bolagen som inte surfar med på vågorna blir notan följande; oengagerade medarbetare som står i direkt relation till missnöjda kunder och vikande lönsamhet.

Människor behöver av naturen ha kontroll över sin arbetssituation för att trivas. Just nu äventyras den kontrollen som är en grundpelare för vår trygghet. I och med tekniktrender, digitalisering och artificiell intelligens står nu mänskligheten inför en enorm utmaning som milt uttryckt kan jämföras med transformationen från jordbrukssamhälle till industrisamhälle. Jag säger “milt”, för det som är framför oss de kommande åren kommer att revolutionera vardagen för människor i arbetslivet på flera plan.

En svag kultur blottas i det nya arbetslivet

Kultur är de kollektiva beteendena som genomsyrar organisationen och kan enkelt beskrivas som; det som medarbetarna gör när cheferna inte ser. Det nya arbetslivet innebär att cheferna allt mindre ser vad medarbetarna gör under vardagen då många yrkesroller spenderar allt mer tid såväl utanför det fysiska kontoret och i den digitala sfären. En svag kultur kommer att leda till nederlag i det nya arbetslivet.

Från hierarkier och värdekedjor till transparens, samarbete och värdenätverk

Arbetsmiljö kan delas in i tre övergripande områden; Psykosocial, fysisk och digital. Samtliga områden är (och kommer med hög sannolikhet att fortsätta vara) under en omvälvande förändring. Ledare behöver ta ett steg tillbaka för att få insikt, förstå och ta samtliga av dessa områden på högsta allvar för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare med nöjda och lojala medarbetare.

Psykosocial arbetsmiljö handlar exempelvis om relationer, ledarskap, respekt, uppmuntran, kunskapsdelning, samverkan och stolthet för såväl personlig insats, team och varumärke. Inom psykosociala arbetsmiljön pågår en enorm förändring vad gäller organisation och ledarskap som innebär omfattande förändringsarbete för många organisationer. Vad det handlar om är att vi går från traditionella hierarkier, värdekedjor och stuprörsbeteenden till transparens, samarbete och värdenärverk. Tyvärr tar allt för många ledare för lättsamt på de insatser som behövs inom den psykosociala transformationen. För vad allt kommer ner till i slutändan är kultur och beteenden.

Arbetet är inte en fysisk plats – det är något vi gör

Även den fysiska arbetsmiljön står inför enorm förändring som en följd av att allt fler yrkesroller arbetar mer mobilt. Det är inte ovanligt att medarbetare är någon annanstans än vid kontoret över 50 procent av sin arbetstid. Utvecklingen har gått från traditionella cellkontor, till öppna kontorslandskap, till flexkontor och nu till aktivitetsbaserade kontor (eller vad vi nu väljer att kalla det) där de flesta yrkesroller inte har en fast plats, där det finns färre arbetsplatser än personal och där inredningen ska styra och stimulera olika typer av beteenden hos medarbetarna (kreativitet, samarbete, fokus etc.)

Det digitala kontoret och dess påverkan på engagemang

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt?

De senaste åren har kundernas köpbeteenden drivits allt mer online. Konkurrenskraftiga bolag investerar därför enormt mycket resurser på kundernas digitala upplevelse i syfte att driva konvertering. Men hur ser den digitala vardagen ut för anställda idag? Om vi jämför digital kundupplevelse med digital medarbetarupplevelse så är verkligheten den att inom de allra flesta organisationer råder en brutal obalans där medarbetarnas upplevelse är eftersatt. Kundnytta är allt, men samtidigt får vi inte glömma att vägen till nöjda kunder alltid börjar med nöjda medarbetare!

Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändrats så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

Som VD för ett bolag som hjälper organisationer med att driva beteendeförändringar och mätbar nytta inom den digitala arbetsmiljön är jag stolt över vår vision och svaret på varför vi gör det vi gör;

“We want to make mondays the greatest day of the week”

PS: Om du inte älskar vad du gör, se då till att förändra din situation. Jobb är inte samma sak som fängelse, du behöver inte stanna där…

Med kärlek och hopp om framtiden / Gustav Molnar

gustav@diwo.se
0722539798