In: Digital arbetsplats

Har du någonsin stannat upp och funderat över hur stor del av din arbetsvardag som du spenderar i den digitala världen? Har du en uppfattning om hur mycket tid du spenderar på att fingra på din mobiltelefon, svara på e-post eller samarbeta med dina kollegor via digitala kommunikationsverktyg? Om du arbetar på kontor är sannolikheten hög att du spenderar merparten av din arbetsdag i den digitala världen. Enligt en studie genomförd av Diwo framgår att tjänstemän spenderar i snitt 78 procent av sin arbetstid med blicken fäst i en digital skärm. Nu vill jag understryka en viktig poäng som jag hoppas att alla som jobbar inom HR har tagit i beaktning; nämligen det faktum att arbetsmiljön i allra högsta grad har blivit digital, vilket innebär att den digitala arbetsmiljön har en fundamental påverkan på människors produktivitet, engagemang och hälsa.

Hur mår då människor i det allt mer digitala arbetslivet, och har ledarskapet anpassat sig? Är våra digitala beteenden föredömliga? Om vi tittar på hur människor spenderar sin tid i den digitala arbetsmiljön så avslöjas en dyster bild. Omfattande tid spenderas på icke-värdeskapande aktiviteter och följden blir att allt fler lider av digital stress. Enligt IDC spenderar vi uppemot 20 procent av vår arbetsdag med att söka efter information. När vi inte hittar det vi söker efter avbryter vi våra kollegor innan vi till slut återskapar information som redan existerar i verksamheten. Enligt McKinsey kvarstår i slutändan endast 39 procent av arbetstiden till att  utföra de arbetsuppgifter som vi är anställda för att utföra och följas upp på.

Ny teknik är en kritisk möjliggörare för att vara konkurrenskraftig

Ny teknik utlovar en mängd med löften som ska stärka organisationers förmåga att samarbeta, kommunicera och hantera kunskap. Sanningen är dock att de allra flesta organisationer kämpar förgäves med att mjölka ur effekterna som ny teknik utlovar. Istället faller många tillbaka i traditionella arbetssätt och finner att medarbetarna spenderar omfattande tid av sin vardag på att söka efter information, skicka irrelevanta massmail, avbryta sina kollegor och återskapa information som redan existerar. En stark bidragande anledning till varför det ser ut som det gör är för att företagsledare fortsätter att lansera IT-system med gårdagens förlegade synsätt på arbetsmiljö. Organisationer med ett modernare synsätt på arbetsmiljön börjar allt mer tillämpa det trendande begreppet ”digital arbetsplats” vilket för många människor kan vara en aning förvirrande. Om du googlar på termen blir det dessvärre inte tydligare. Den ena definitionen efter den andra pratar om digital arbetsplats som IT, hårdvara, infrastruktur och systemmiljöer på ett onödigt invecklat och komplicerat tillvägagångssätt. Låt mig förenkla; den digitala arbetsplatsen är helt enkelt den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsplatsen. Den fysiska och digitala arbetsplatsen utgör tillsammans med den psykosociala miljön (kultur, ledarskap etc.) grundpelarna i medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön. Samtliga av dessa grundpelare står just nu inför tsunamis av förändringsvågor.

Det behövs en skärpning avseende beteenden i det digitala kontoret

De fysiska kontoren har länge varit det främsta flaggskeppet för att visa upp organisationers styrkor. I den fysiska arbetsmiljön finns en rad djupt förankrade och föredömliga beteenden. Vi städar upp efter oss i mötesrum, vi håller rent omkring oss, vi plockar undan våra koppar och vi spolar efter oss på toaletten. På helgen kommer det dessutom in städfirmor som gör det rent och fint och ser till att det doftar hallon. Men hur ser det då ut i det digitala kontoret? Här vill jag inleda med att citera en anonym kund. ”Det digitala kontoret? Det är som att vi har haft inbrott och ingen bryr sig”.

För att ta pulsen på hur du och dina medarbetare mår i den digitala arbetsmiljön uppmanar jag dig att fundera över följande tre frågor;

  1. Finns det en tydlig målbild för den digitala arbetsmiljön?

Den digitala kapprustningen har de senaste åren haft ett starkt fokus på kundens digitala upplevelse. Som kunder är vi ofta bortskämda med support dygnet runt, användarvänliga appar och en tilltalande digital design i syfte att nå högsta möjliga konvertering och lojalitet. Men hur är det att vara medarbetare? Har du tillgång till samma tilltalande digitala upplevelse eller är det förvirrande och otydligt? För att citera Richard Branson; ”Om du tar hand om dina medarbetare så tar de hand om dina kunder”.

  1. Har ni en digital arbetsmiljö som attraherar nya generationer?

De digitala infödingarna som lärde sig att swipa en iphone innan de kunde krypa kommer inom en snar framtid att göra entré på arbetsplatserna. Yngre generationers förväntningar på den digitala arbetsmiljön är skyhöga och frågan är vad de kommer att prioritera högst; En trevlig fysisk eller digital arbetsmiljö?

  1. Är era digitala beteenden föredömliga?

Föreställ dig detta scenario; från och med imorgon har du inte längre några fysiska kontor och du får inte längre använda e-post eller fysiska möten för att kommunicera internt med dina kollegor. Du förväntas ändå kunna samarbeta, kommunicera och vara produktiv. Hur skulle det fungera? Hur är era beteenden i den digitala världen? Hur är kulturen? Är ledarna föredömen eller inte?

Med hopp om ökat engagemang och hälsa så hoppas jag att vi alla börjar se med nya ögon på den digitala arbetsplatsen i en allt mer föränderlig värld.

Gustav Molnar

Människor i arbetslivet står inför tsunamis av förändringsvågor. Ny teknik på arbetsplatsen är en kritisk framgångsfaktor för att möjliggöra förmågor såsom samarbete och innovation. Trots all ny teknik så är de flesta organisationer fast i traditionella arbetssätt och kämpar förgäves med att anpassa ledarskap och beteenden. Resultatet är att cirka 9 av 10 organisationer misslyckas med att åstadkomma ökad produktivitet och mätbara effekter inom områden såsom innovationskraft, effektivitet och ökat engagemang. Trenden är tydlig; människor i arbetslivet mår allt sämre. Stressnivåerna ökar och endast 16 procent av svenskarna uppger att de är engagerade i sina yrken.

För några dagar sedan fick jag möjligheten att föreläsa på Digital Workplace Summit på Rival. I publiken fanns hundratals organisationer representerade. Jag passade därför på att “ta pulsen” genom att ställa några frågor via mentimeter;

tidstjuvar

En intressant, dock inte förvånande reflektion, är att ineffektiv möteskultur toppar listan över tidstjuvar följt av e-post och att bli avbruten av kollegor. Möteskultur är primärt inte en teknikfråga.

utmaning

Vad gäller den största utmaningen inom den digitala arbetsplatsen så är det endast 1 procent som uppger att tekniken är den största utmaningen. Det är uppenbart att det för de allra flesta organisationer inte längre handlar om “ytterligare ett system”. De senaste årens teknikupprustning har lett till en relativt hög teknikintensivitet. Dessvärre upplever väldigt många människor att den nya tekniken är förvirrande. Utmaningarna år 2017 handlar istället om ledarskap, beteenden och förändringsvilja samt målbild och strategi.

prio

Den digitala arbetsplatsen är en fråga om arbetsmiljö som syftar till att möjliggöra förmågor såsom att samarbeta och kommunicera i syfte att öka konkurrenskraft. Många yrkesroller uppger att de spenderar över 70 procent av sin arbetsvardag i den digitala arbetsmiljön. Så var är HR någonstans i diskussionen gällande den digitala arbetsmiljön och dess påverkan på stress, hälsa, engagemang och produktivitet?

puls

Det finns uppenbart en hel del förbättringsområden gällande den digitala arbetsmiljön. En sak står tydligt; Det finns ingen större organisation som har genomfört “den perfekta resan” gällande den digitala arbetsmiljön”. Resan tycks heller aldrig ta slut då förändring är konstant. Däremot finns gott om exempel på organisationer som ligger i framkant och lyckas åstadkomma mätbara förändringar som leder till ökat engagemang hos medarbetarna inkluderande nya arbetssätt, som står i direkt relation till ökad konkurrenskraft, nöjdare kunder och ökad lönsamhet.

Så vad utmärker då ledare och organisationer i framkanten av den digitala resan? Här kommer 5 snabba reflektioner;

  1. De förstår att digital arbetsplats handlar om arbetsmiljö
  2. De betraktar medarbetarnas digitala upplevelse på samma sätt som kundens
  3. De pratar inte om “ytterligare ett system”, de pratar om förmågor
  4. De bryter ner effektområden till konkreta beteenden (börja göra, sluta göra)
  5. De förstår vikten av ledarskap och koppling till övergripande strategi

Låt 2018 bli året då ledarskapet på allvar förstår vikten av den digitala arbetsmiljön.

Gustav Molnar
gustav.molnar@diwo.se

Se dig i spegeln och fråga dig själv om du älskar ditt jobb? Om du gör det så vill jag börja med att säga grattis. Du är unik. Du är så pass unik att vi skulle kunna säga att du vunnit på lotto. För enligt en studie genomförd av Gallup är endast 13 procent av människor i Europa engagerade i sina yrken. I Sverige är siffran 16 procent. Det innebär att hela 84% av dina kollegor inte är engagerade på jobbet.

I genomsnitt arbetar vi 99117 timmar under våra liv. Att inte älska ditt jobb är lika med att kasta bort 99117 timmar av livet som du kunde ha spenderat på något stimulerande, något du brinner för. Du har den mänskliga rättigheten att älska vad du gör men ändå väljer du en annan dörr (om du är en av de 84% av läsarna som inte brinner för ditt jobb). Att inte älska sitt jobb får drastiska följder som i värsta fall leder till ohälsosam stress och sjukskrivningar. De 84 procent av våra medmänniskor som inte älskar sina jobb har även en hög tendens att gnälla över sin situation utan att göra något åt det. Detta beteende är extremt smittsamt inom organisationer och en av de största bromsklossarna i jakten på engagemang och produktivitet.

“Det räcker helt enkelt inte längre med en tydlig vision, bra chef och utvecklande arbetsuppgifter”

Som svensk medborgare har du fantastiska förutsättningar. Du har i stort sett friheten att styra din karriär och har ofta möjlighet att påverka din arbetssituation. Så varför är då bilden så pass dyster? Vi drunknar dagligen i olika artiklar, listor och mätningar som visualiserar vad medarbetare värderar högst i val av arbetsplats och vad som skapar trivsel på arbetsplatsen. Tänk om vi bara kunde få företagsledare att följa dessa listor, det borde väl räcka för att driva engagemang och få människor att älska sina jobb? Tyvärr är det inte så enkelt; Det räcker helt enkelt inte längre med att ha en bra chef, tydlig vision och utvecklande arbetsuppgifter. Varför inte? För att arbetsplatser idag är mitt inne i en tsunami av förändringsvågor. För de bolagen som inte surfar med på vågorna blir notan följande; oengagerade medarbetare som står i direkt relation till missnöjda kunder och vikande lönsamhet.

Människor behöver av naturen ha kontroll över sin arbetssituation för att trivas. Just nu äventyras den kontrollen som är en grundpelare för vår trygghet. I och med tekniktrender, digitalisering och artificiell intelligens står nu mänskligheten inför en enorm utmaning som milt uttryckt kan jämföras med transformationen från jordbrukssamhälle till industrisamhälle. Jag säger “milt”, för det som är framför oss de kommande åren kommer att revolutionera vardagen för människor i arbetslivet på flera plan.

En svag kultur blottas i det nya arbetslivet

Kultur är de kollektiva beteendena som genomsyrar organisationen och kan enkelt beskrivas som; det som medarbetarna gör när cheferna inte ser. Det nya arbetslivet innebär att cheferna allt mindre ser vad medarbetarna gör under vardagen då många yrkesroller spenderar allt mer tid såväl utanför det fysiska kontoret och i den digitala sfären. En svag kultur kommer att leda till nederlag i det nya arbetslivet.

Från hierarkier och värdekedjor till transparens, samarbete och värdenätverk

Arbetsmiljö kan delas in i tre övergripande områden; Psykosocial, fysisk och digital. Samtliga områden är (och kommer med hög sannolikhet att fortsätta vara) under en omvälvande förändring. Ledare behöver ta ett steg tillbaka för att få insikt, förstå och ta samtliga av dessa områden på högsta allvar för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare med nöjda och lojala medarbetare.

Psykosocial arbetsmiljö handlar exempelvis om relationer, ledarskap, respekt, uppmuntran, kunskapsdelning, samverkan och stolthet för såväl personlig insats, team och varumärke. Inom psykosociala arbetsmiljön pågår en enorm förändring vad gäller organisation och ledarskap som innebär omfattande förändringsarbete för många organisationer. Vad det handlar om är att vi går från traditionella hierarkier, värdekedjor och stuprörsbeteenden till transparens, samarbete och värdenärverk. Tyvärr tar allt för många ledare för lättsamt på de insatser som behövs inom den psykosociala transformationen. För vad allt kommer ner till i slutändan är kultur och beteenden.

Arbetet är inte en fysisk plats – det är något vi gör

Även den fysiska arbetsmiljön står inför enorm förändring som en följd av att allt fler yrkesroller arbetar mer mobilt. Det är inte ovanligt att medarbetare är någon annanstans än vid kontoret över 50 procent av sin arbetstid. Utvecklingen har gått från traditionella cellkontor, till öppna kontorslandskap, till flexkontor och nu till aktivitetsbaserade kontor (eller vad vi nu väljer att kalla det) där de flesta yrkesroller inte har en fast plats, där det finns färre arbetsplatser än personal och där inredningen ska styra och stimulera olika typer av beteenden hos medarbetarna (kreativitet, samarbete, fokus etc.)

Det digitala kontoret och dess påverkan på engagemang

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt?

De senaste åren har kundernas köpbeteenden drivits allt mer online. Konkurrenskraftiga bolag investerar därför enormt mycket resurser på kundernas digitala upplevelse i syfte att driva konvertering. Men hur ser den digitala vardagen ut för anställda idag? Om vi jämför digital kundupplevelse med digital medarbetarupplevelse så är verkligheten den att inom de allra flesta organisationer råder en brutal obalans där medarbetarnas upplevelse är eftersatt. Kundnytta är allt, men samtidigt får vi inte glömma att vägen till nöjda kunder alltid börjar med nöjda medarbetare!

Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändrats så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

Som VD för ett bolag som hjälper organisationer med att driva beteendeförändringar och mätbar nytta inom den digitala arbetsmiljön är jag stolt över vår vision och svaret på varför vi gör det vi gör;

“We want to make mondays the greatest day of the week”

PS: Om du inte älskar vad du gör, se då till att förändra din situation. Jobb är inte samma sak som fängelse, du behöver inte stanna där…

Med kärlek och hopp om framtiden / Gustav Molnar

gustav@diwo.se
0722539798

 

Året är 2017 och aldrig förr har de förvirrande orden “digitalisering” och “digital strategi” används så flitigt bland managementkonsulter och företagsledare. Digitalisering handlar primärt inte om att lansera ytterligare en rad system. Så vad handlar det om då? Digitalisering handlar om att anamma ett helt nytt mind-set. Ett mind-set där det inte enbart handlar om att effektivisera verksamheten med några procent om året. Det handlar om att ställa om på samma sätt som när vi gick från jordbrukssamhälle till industrisamhälle.

Sanningen är att vi just ni befinner oss mitt i utvecklingen från ett industrisamhälle till ett digitalt samhälle som utöver digitaliseringen drivs av samhällskrafter såsom ökad globalisering, urbanisering och starkare individualisering. Teknikutvecklingen pågår i en rusande fart och det spås frikostigt om en nära framtid med Artificiell Intelligens. Enligt Stiftelsen för strategisk forskning beräknas 53 procent av dagens anställda kunna ersättas av digital teknik inom de kommande två decennierna. Det innebär att 2,5 miljoner jobb i Sverige påverkas. Innebär detta då att vi står inför global massarbetslöshet? Nej, inte om vi ska tro på World Economic Forums prognos där det spås att 65 procent av de barn som börjar skolan i USA i år, som vuxna kommer göra karriär inom yrken som idag inte existerar.

Sannolikheten att yrken tas över av datorer under de kommande 20 åren

Nedan följer en lista innehållande sannolikheten att yrken tas över av datorer under de kommande 20 åren:
(Källa; Stiftelsen för strategisk forskning)

Yrke Sannolikhet
fotomodeller m.fl. 98,0%
bokförings- och redovisningsassistenter 97,0%
maskinoperatörer, trävaruindustri 97,0%
biblioteksassistenter m.fl. 96,6%
kassapersonal m.fl. 95,3%
medhjälpare inom jordbruk, trädgård, skogsbruk och fiske 95,0%
övriga maskinoperatörer och montörer 94,8%
försäljare, detaljhandel; demonstratörer m.fl. 94,4%
torg- och marknadsförsäljare 94,0%
övrig kontorspersonal 94,0%
renhållnings- och återvinningsarbetare 93,0%
kontorssekreterare och dataregistrerare 92,2%
montörer 91,4%
maskinförare 90,2%
maskinoperatörer, gummi- och plastindustri 89,8%
lokförare m.fl. 89,6%
redovisningsekonomer, administrativa assistenter m.fl. 89,3%
processoperatörer vid stål- o metallverk 89,0%
köks- och restaurangbiträden 88,6%
storhushålls- och restaurangpersonal 88,4%
möbelsnickare, modellsnickare m.fl. 87,9%
smeder, verktygsmakare m.fl. 87,1%
slaktare, bagare, konditorer m.fl. 87,1%
malmförädlingsoperatörer, brunnsborrare m.fl. 86,8%
maskinoperatörer, kemisk-teknisk industri 86,2%
processoperatörer, kemisk basindistri 85,0%
grovarbetare inom bygg och anläggning 84,8%
gjutare, svetsare, plåtslagare m.fl. 84,1%
processoperatörer, glas och keramiska produkter 83,3%
agenter, förmedlare m.fl.  81,7%
däckspersonal 81,2%
maskinoperatörer, grafisk industri, pappersvaruindustri 81,1%
drejare, glashyttearbetare, dekorationsmålare m.fl. 80,6%
fordonsförare 80,1%
skogsbrukare 79,8%
lager- och transportassistenter 78,8%
brevbärare m.fl. 78,6%
maskinoperatörer, metall- och mineralbehandling 78,4%
godshanterare och expressbud 77,9%
maskinoperatörer, livsmedelsindustri m.m. 76,8%
maskinoperatörer, textil-, skinn- och läderindustri 75,7%
målare, lackerare, skorstensfejare m.fl. 75,5%
processoperatörer, trä- och pappersindustri 75,0%
tidningsdistributörer, vaktmästare m.fl. 74,6%
grafiker m.fl. 74,5%
kundinformatörer 73,4%
byggnads- och anläggningsarbetare 73,0%
gruv-, bergarbetare och stenhuggare 7 2,2%
säljare, inköpare, mäklare m.fl. 71,2%
övriga servicarbetare 71,1%
handpaketerare och andra fabriksarbetare 70,3%
biomedicinska analytiker  68,7%
maskin- och motorreparatörer 66,7%
skräddare, tillskärare, tapetserare m.fl. 65,5%
säkerhetspersonal 65,4%
städare m.fl. 64,4%
driftmaskinister m.fl. 63,7%
djuruppfödare och djurskötare 63,4%
växtodlare och djuruppfödare, blandad drift 63,4%
fiskare och jägare 62,4%
resevärdar m.fl. 62,3%
växtodlare inom jordbruk och trädgård 61,1%
elmontörer, tele- och elektronikreparatörer m.fl. 57,2%
ingenjörer och tekniker 56,4%
arkivarier, bibliotekarier m.fl. 50,4%
garvare, skinnberedare och skomakare 50,3%
byggnadshantverkare 49,5%
företagsekonomer, marknadsförare och personaltjänstemän 46,2%
finmekaniker m.fl. 42,4%
säkerhets- och kvalitetsinspektörer 40,5%
konsthantverkare i trä, textil, läder m.m. 37,2%
fotografer; ljud- och bildtekniker, sjukhustekniker m.fl. 36,6%
industrirobotoperatörer 36,0%
sjukgymnaster, tandhygienister m.fl. 35,8%
vård- och omsorgspersonal 34,1%
tull-, taxerings- och socialförsäkringstjänstemän 33,0%
piloter, fartygsbefäl m.fl. 32,1%
datatekniker och dataoperatörer 30,2%
frisörer och annan servicepersonal, personliga tjänster 29,0%
samhälls- och språkvetare m.fl. 25,5%
administratörer i offentlig förvaltning 23,0%
administratörer i intresseorganistationer 23,0%
chefer för särskilda funktioner 23,0%
tecknare, underhållare, professionella idrottsutövare m.fl. 22,8%
fysiker, kemister m.fl. 21,4%
journalister, konstnärer, skådespelare m.fl. 18,9%
matematiker och statistiker 17,7%
poliser 13,9%
drift- och verksamhetschefer 13,0%
andra lärare och instruktörer 13,0%
chefer för mindre företag och enheter 12,1%
dataspecialister 11,7%
behandlingsassistenter, fritidsledare m.fl. 11,2%
jurister 8,0%
gymnasielärare m.fl. 6,4%
hälso- och sjukvårdsspecialister 6,0%
grundskollärare 5,6%
förskollärare och fritidspedagoger  5,2%
civilingenjörer, arkitekter m.fl. 4,9%
specialister inom biologi, jord- och skogsbruk m.m. 3,0%
psykologer, socialsekreterare m.fl. 3,0%
pastorer 2,5%
chefstjänstemän i intresseorganisationer 1,5%
verkställande direktörer, verkschefer m.fl. 1,5%
högre ämbetsmän och politiker 1,2%
speciallärare 1,1%
andra pedagoger med teoretisk specialistkompetens 0,9%
präster 0,8%
antmästare, skogsmästare m.fl. 0,8%

I skrivandets stund sitter jag i hotellobbyn på Scandic Anglais. Det är december 2016. Jag noterar att jag inte är ensam om att dela denna lobby som en tillfällig arbetsplats. Mobiler ringer, e-post besvaras, Skype-samtal pågår, fingrar dansar i otakt på tangentbord och vid de större borden pågår möten där kreativa personer gestikulerar storartat med viftande händer. Ingen är här för att bara dricka kaffe längre. Alla är här och arbetar. En tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön.

För många bolag handlar det nu om att förändra sina arbetssätt för att överleva. Vi lever i en värld där disruptiv innovation är verklig och där människors förväntningar på arbetsplatsen har ökat markant i och med teknikutvecklingen i våra privata liv. Enligt en studie genomförd av Forbes Magazine så kommer 700 av världens ledande bolag på Fortune 1000-listan att få ge plats till nya aktörer inom tio år. En starkt bidragande faktor till detta är teknikutvecklingen. För att överleva behöver organisationer möjliggöra arbetsplatser som är dynamiska, flexibla och innovativa. Alltför många bolag sitter dock fast i traditionella arbetssätt kantade av stuprörsbeteenden och informationsöar vilket resulterar i stress, sjukskrivningar och bristande lojalitet. Vad det egentligen handlar om är ledarskap och engagemang, som har en direkt koppling till innovationskraft och produktivitet.

Lösningen handlar inte om att lansera ytterligare ett system. Det handlar om att ta ett steg tillbaka och förstå människorna bakom de digitala skärmarna. Investeringar i ny teknik handlar egentligen inte om ROI (return of investment). Det handlar om ROU (return of usage). Det är först när medarbetarna ändrar sina beteenden och är aktiva användare av ny den nya tekniken som affärsnyttan uppstår.

Så hur får vi människor att bli aktiva användare av ny teknik? Här kommer några spontana lärdomar som jag hoppas ingjuter lite energi och hopp till dig som står inför en digital och kulturell förändringsresa.

1. Det handlar om arbetsmiljö – HR behöver arbeta närmare IT och kommunikation.

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt? Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändras så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

2. Mål är meningslösa om de inte bryts ner

Sedan urminnes tider har vi hört om vikten av att sätta mätbara mål. En tydlig trend bland bolag som ligger i framkant inom digitalisering är att deras mål inte enbart handlar om effektivitet och kostnadsbesparingar. Det handlar betydligt mer om mjuka faktorer såsom engagemang, kultur och attraktionskraft. Så handlar det om en sak till; Att möjliggöra en samarbetskultur som gynnar innovationskraften. Men för de allra flesta medarbetare så är effektmål såsom effektivitet och innovation endast tomma ord. Det är något som en chef säger på en konferens. Veckan därpå är det glömt. Nyckeln ligger i att förstå vilka beteenden och aktiviteter som gör att vi blir mer innovativa, mer effektiva etc. Det handlar om att förstå användarnas mål när de öppnar upp sina digitala skärmar. Det är ofta i de små detaljerna som sann ständig förbättring existerar.

3. Sätt människorna I framsätet på den digitala resan

Visst är det mänskligt att göra fel? Men återkommande fel är dumhet. Ett av de mest frekventa återkommande misstagen som företagsledare gör är att de sätter tekniken i första hand och sjösätter omfattande IT-projekt där teknik och funktion är styrande. Framgång handlar om att sätta människor, beteenden och kultur i framsätet på den digitala resan.

4. Inse att förändring är konstant

Det kan vara en svidande sanning för vissa, men förändring är inte ett event som sker på en kovändning. Det är en kontinuerlig process. Frågan är om begreppet förändringsledning på sätt och vis börjat spela ut sin roll då vi lever i en värld som är i kontinuerlig förändring. Allt oftare används begreppet självledarskap i syfte att öka medarbetarnas självkännedom och förmåga att leda och ta ansvar.

5. Sluta göra saker och börja göra nya saker

Det här är världens enklaste tips, men en lärdom som är värd att dela med sig av eftersom det enklaste oftast är det som glöms bort vid omfattande förändringsarbete. All förändring handlar om att medarbetarna ska sluta göra vissa saker, och börja göra nya saker. Lista därför ner era topp 5 önskade förändringar vad gäller beteenden baserat på vad medarbetarna ska sluta och börja göra.

Nej, nu ska jag betala min kopp kaffe och traska vidare ut på stan för att känna av julstämningen. God Jul och Gott nytt år!

/Gustav Molnar
gustav.molnar@diwo.se
0722530798

December 9, 2016

Digital vett och etikett

Har du någon gång flyttat in i ett nytt kontor så förstår du vilken gigantisk projektledning som krävs för att färdigställda arbetsplatsen. Det är projektledare, leverantörer, hantverkare och arkitekter som ligger bakom slutprodukten där du ska spendera din arbetsdag. För det mesta är det enkelt för organisationer att kartlägga medarbetares grundläggande behov och att inreda en fysisk arbetsplats som tar vara på dessa. Behovet av att kunna arbeta både ostört eller i grupp, kreativt och effektivt, har lett till en förändring i hur man inreder kontor idag.

När man pratar om digital arbetsplats är G: verklighet för de flesta bolag idag, dessa organisationer sparar ner information i mappar på skrivbordet, mailar dokument och ingen vet vad som är aktuellt eller utdaterad.

“Tänk på den digitala arbetsmiljön som den fysiska, hur inreder vi det digitala kontoret, varför ska det se ut som det gör och hur förvaltar vi det?”

Du tycker att du är strukturerad som delar in mailen i mappar? Vad händer när du slutar om all information finns i din privata mail eller sparades lokalt på din dator? Det är förbannat svårt att jaga information i dessa organisationer även fast DU vet vart DU har lagt DITT jobb och har koll på vilket av DINA dokument som uppdaterades sist. Många gånger saknas det strategi och digital vett och etikett.

”Tekniken ska ju bara funka”.

I den fysiska arbetsmiljön tar vi för givet att organisationer har en uttalad clean desk policy och att städare kommer in ett par dagar i veckan och ansvarar över samtliga gemensamma utrymmens hygien. Även många oskrivna regler så som att du ställer in kaffekoppen i maskin, hänger din jacka i kapprummet, spolar i toaletten är en självklarhet för allas trivsel. Men när det kommer till den digitala arbetsplatsen ser det ut som om ditt kontor har haft inbrott! – Och det värsta av allt, ingen bryr sig!

 ”Här får du nyckeln till det digitala, skyffla på med information, skapa nya mappar och undermappar, skapa så många versioner som möjligt av samma dokument” – ny person in – vad är detta? Är det viktigt? Ingen vet. Skapa nya mappar, nya undermappar och egen struktur på G, maila dina dokument, spara ner ditt jobb lokalt på skrivbordet, maila, printa, scanna – släng in allt i en standard SharePoint lösning så är det löst!” – Din digitala arbetsplats börjar nu se ut likt en ”Smash and Grab” – du roffar åt dig det du behöver och lämnar i kaos. Ingen känner ägandeskap för förvaltning och det är klart ”för det ska ju bara funka”.

Vårstäda din digitala arbetsplats

Enligt en undersökning på uppdrag av företaget Western Digital framgick det att vi privat lagrar våra bilder, filmer och filer på i genomsnitt 17 olika ställen. Tänk då att dina privata filer och ditt hem är något du känner mer ägandeskap för så samma beteende på arbetsplatsen får katastrofala följder.

Börja enkelt, skapa en struktur och ett digitalt beteende. Städa och sortera, minimera risken att gamla dokument och ouppdaterade rutiner sprids vidare. Radera appar, återvinn usb-minnen som inte används, personifiera din meny och radera program du inte använder. Slopa G: och driv beteende till ett dokumenthanteringssystem.

Skapa en friktionsfri arbetsplats utan digital stress

Det viktigaste att påminna om är att en digitalisering av arbetsplatsen inte är ett IT projekt. Givetvis måste en plattform ligga till grund som är anpassad för användaren och organisationen, men det är av ytterst vikt att en strategi finns för att främja medarbetarens behov, engagera och driva beteenden som nyttjar teknikens fulla kapacitet.

Vi kan med hjälp av teknologin skapa ett värde för anställda och effektivisera processer men i digitaliseringen handlar 20 % om teknik och 80 % om hur människan förhåller sig till den. Kommunicera ut till organisationen varför digitaliseringen är viktig och hur det kan hjälpa individen i det dagliga arbetet – få alla att känna ägandeskap.

Ett stort stressmoment för många är kopplat till den tillgänglighet och massiva informationsflöde som verktyg i dag möjliggör. Vi kommunicerar, interagerar, samverkar och skapar relationer via e-post, intranät och sociala plattformar. Tack vare mobilitet blir vårt arbete i dag gränslöst. Vi hanterar mängder av information och komplex kollaboration. Detta skapar stora krav på en städad, strukturerad och relevant plattform som kan påskynda integrationen av teknik på arbetsplatsen så att arbetarna kan nyttja tekniken på ett sätt som ger dem större flexibilitet, ökad effektiviteten och till och med reducera stress där användaren styr och har full kontroll. Den perfekta digitala arbetsplatsen är användarstyrd och inte centraliserad. Digitalisering handlar om förståelse för hur teknik kan göra arbetsflöden bättre, för dig, ditt team och resten av organisationen till en friktionsfri, strömlinjeformad upplevelse.

/Sofia Caravaggi

Project and Change Manager – Diwo
Säg hej! – sofia.caravaggi@diwo.se

The digital workplace is for many organizations, a beast that is difficult to grasp and understand. In this blog post I want to boost you with 10 hot tips for those who want to achieve success in the digital workplace.

“There is no digital strategy, right strategy in a Digital World” / Bud Caddell

#1 – Be inspired by others who has done the journey (Start with wow)

If Henry Ford had asked people what they wanted, they would have said; faster horses. Before you begin the journey to renew or improve your digital workplace, it is important to be inspired by other organizations that have initiated or reached success within the digital workplace. Inspiration will inject fuel and energy that will be necessary for your digital and cultural transformation. Before thinking about your own vision, it’s wise to understand the opportunities that exist. It is equally important to understand the success factors as it is to understand the pitfalls. Make sure to learn, not only from your own, but also from others’ mistakes. When you are inspired by other organizations, it is important that you not only focus on technology. I encourage you to look even closer to digital workplace strategies, measured effects and cultural changes, because in the end; that is what truly matters. Look for both hard and soft evidence, such as efficiency, innovation, culture and engagement.

If you do not know where to turn to get inspired, I recommend Digital Workplace Summit by Summit & Friends:
http://www.digitalworkplacesummit.com/

#2 – Embrace the future and challenge current practices and perspectives

New technologies and changes in work culture has revolutionized our perspective and our way of working. One of the biggest challenges for organizations, when it comes to boosting the power of innovation, is to break the organizational silos and enable a collaborative environment. In January 2007, Steve Jobs stepped out on stage and held up the first version of the iPhone. This was not the world’s first smartphone, but it was at this moment that the mobile revolution kicked off for real. In 2010, we experienced the social revolution, and the way that we interact was questioned and turned upside down. How did a company like Kodak go out of business after 136 years of domination? Blaming that the technology caught up on them is the wrong answer. Because it all comes down to the organizations’ ability to change and be in the frontline and embrace the abilities of technology. To succeed with a digital workplace that ensures a dynamic and flexible way of working, it is important to think outside the box and embrace new ways of working. Therefor you must challenge yourself, your digital tools and your culture and understand the possibilities of mobility, social, cultural challenges, collaboration, findability etc.

#3 – Understand the user behaviors that makes you reach your targets

To understand how the strategy for the digital workplace will be developed, you need to identify and understand the organization’s unique user objectives and user behaviors. Note that this is not the same thing as organizational or role-based affiliation. It’s about understanding unique user needs within the organization and use personas to describe and understand the different target groups / user groups. It is important that each persona / user group gets a clear description of unique user objectives that are linked to the effect targets and the overall business strategy. Here are three examples of user groups:

  1. The new employee: As a new employee, you have a set of requirements and user objectives that may be similar whether you are seller, manager or product developer.
  2. The Traveller: When you work from home, or offline at a business trip you have a set of needs and user objectives that are similar regardless of your role.
  3. The Knowledge Junkie: When you search for knowledge, or want to contribute knowledge, you have a set of similar needs and user objectives regardless of your role, etc.

Using personas, you can conduct an accurate requirement analysis, based on accurate needs and challenges. I recommend that you describe the requirements using user stories for each user group: As… I want to… So that…

Example:
As the… new employee,
I want to… be able to easily find the skills of my colleagues,
So that… I don’t have to spend time searching skills and instead quickly know who can help me with a specific task.

#4 – Go agile. Start easy to avoid a big bang

Given that a pre-study has been completed and you are sitting at a long list of user stories, requirements and needs of the digital workplace, it is important that you avoid a big bang. Technology in all its glory, but this is primarily about cultural change. I recommend the application of agile approaches such as scrum in combination with Kanban. To summarize; Instead of implementing a big project involving a major change in the business, you should carry out more and smaller projects that guarantee success. The key phrase is “small continuous improvement.”

notlikethis3

#5 – Do not neglect Processes, Governance and Lifecycle Management

Most business leaders understand the value of great processes. However, end users are not the biggest fans of the word “processes”. End users are more attracted to words like “simplicity” and “what’s in it for me?”. Success is all about making it easy for people to follow the processes. Today’s digital work includes a variety of challenges and it is not unusual that there is a lack of support for information lifecycle management. It’s about understanding how each step within information’s life cycle management can be streamlined and simplified; Where are today’s challenges when it comes to life cycle management? Create, approve, share, publish, search, update and archive information?

proce

#6 – Apply the user perspective in front of the editor perspective (Think beyond intranet)

A basic principle for success in the digital workplace is to not get stuck in old habits and, for example, believe that a new intranet is the solution to everything. There are extremely few companies which have achieved measurable success with traditional intranet that all too often is about a top-down perspective where the intranet is a channel that can be compared with a newspaper. It does not matter how good the news editors write or how good the employee handbook is; it will never be enough motivation for the users to visit the intranet! When users are asked; How often do you visit the current intranet? The majority anwers; We do not have time to visit the intranet, we must work. Digital workplace is about adapting a user perspective in front of an editor’s perspective. It is about making it easier for all employees to do their job.

#7 – Do not consider the digital workplace as an IT project

The digital workplace is not an IT project. Success is about cultural transformation and employee engagement. Transformation is not an event; it is a process. The digital workplace is a perspective that enables new ways of working. The digital workplace is not “another system”. It is a mindset and an approach based on daily productivity and the strive to boost behaviors that contribute to increased innovation, productivity, efficiency and culture.

#8 – Apply a long-term roadmap and measure change

The digital workplace should of course have a clear aim and a well-established vision. But it is also important that there is a long-term roadmap that clearly explains how the incremental changes will be implemented. It is crucial to measure the change and find evidence of success within the prioritized effect areas. Effect should be both hard and soft. Examples of hard effect areas is efficiency (time savings) and cost savings. Examples of soft effect areas is employee engagement, power of innovation and commitment. Proactive organizations within the area of digital workplace has proven to put more emphasis on innovation and culture than those organizations that have not achieved the same success.

#9 – Be open to Gamification to drive behaviors and encourage engagement

By identifying behaviors that contributes to your vision, strategy and effect areas, you can find the keys to establishing a culture that most companies only dream about. All business leaders understand the link between engaged employees, productivity and loyalty. Engaged employees are the key to success, but according to Gallup’s latest survey, only 13 percent of Europeans are engaged in their jobs. Driving employee engagement has become one of the biggest management trends in the workplace. A common misconception with gamification is that it is about games that triggers a competitive spirit among employees. It is not about rewarding sales people for selling more! Gamification is an instrument whose tones can drive up engagement if applied correctly. Gamification is about applying game mechanics and technology of game design to motivate people to achieve their goals. Gamification is about making people engaged and drive desired behaviors.

In order to identify which behaviors you want to encourage you must first understand how the be behaviors can be grouped and connected with the overall business strategy. A well-proven way to identify the behavior is to look for “silent values”. Silent values ​​are those values ​​that are not explicitly stated in the job descriptions, but that employees still do and that contributes to a strong and successful culture. Examples of silent values ​​is when employees share their knowledge, that they remain a little extra on the job to help a colleague, they praise a colleague, or they clean up after themselves in the workplace. Another good example of Silent values is when employees who do not work with sales still advises on business opportunities and leads for those who work with the sales. It is probably not in their job descriptions, but are obviously of high value to the organization, known as a “silent values”.

#10 – Introduce a strategy for findability

Findability is not just about a having a search feature based on metadata and refinement of search results. Findability is about making relevant information find the users so that the users don’t even have to search.  This can be achieved with personal views serving relevant information automatically (my latest document updates from my projects or recommended posts for me based on my search history, etc.) A well-established strategy for findability contains three perspectives. The first perspective is all about control. In this perspective, it is about understanding the organization, implement a strategy, establish and maintain the overall structure and taxonomy and implement search log analysis. The other perspective is all about information ownership. This is about the application procedures, publication support and relevant training. The third perspective is about end users. The most important for end users is ease of use.  A high degree of user experience reduces the need for training. End users can contribute to findability with required guidelines, user feedback, and tagging of information. Regarding tagging of information; It is extremely important to automate this with logical structure as far as possible. Tagging must be perceived as sufficiently simple as possible for end users. Why? Because users are lazy by nature.

Welcome to contact me if you wish to discuss digital workplace!

Gustav Molnar
+46722530798
gustav.molnar@diwo.se

The hype around “digitalization” and “digital strategy” can only have escaped the executives who have been sleeping under a rock. It is still surprising how many business leaders who have turned a blind eye to the fact that digitization also affects their companies. Digitalization affects all organizations, whether we like it or not. It has never been so much change on the Fortune 500 list as now. It has become a carousel where organizations are thrown in and out. When the leaders of the Fortune 500 are asked about the reason for the turbulence they answer; “digitalization, which can be seen as an opportunity or as a threat.” 

I choose to write this article directly to you who have been sleeping under a rock, and who believe that digitalization is just another trend that will perish. I speak to you who believe that technology is just something that the IT department manage. I speak to you who think that your employee’s workplace is solely a physical location. I speak to you who think that your customers and employees do not care about the digital experience. I speak to you who ignore the fact that your staff’s commitment is affected by a messy digital environment. I want to explain to you precisely why your company will fail with the digitization…

  1. You will not be inspired by others
  2. You will run too late and too fast on the “how” and forget to ask “why, who and what?” before implementing a solution
  3. You believe that digitalization is implemented based on organizational silos’, not based on how we work and collaborate
  4. You will apply a “big bang” instead of small continuous improvements
  5. You think that “findability” can be solved simply by applying a search function
  6. You do not understand that processes and technology goes hand in hand
  7. You will never “walk the talk”
  8. You do not understand that change management is an investment
  9. You consider digitalization as an event, not as a continuous process
  10. You will not harmonize the digitalization with your business strategy
  11. Your reason for digitalization will be reducing costs, not effect areas such as innovation, culture, employee engagement or customer loyalty.
  12. You Believe that digitalization is a digital strategy with the same organization and business plan as you had for ages
  13. You do not understand the significance of digital leadership

If the bullets above do not apply to you, I want to say congratulations! You will not only be successful with the digitization of you organization, you will also experience reduced competition since those company’s who’s leaders are sleeping under a rock most probably will go belly-up when their employee engagement is deteriorating and their customers turn to you instead. Congratulations!

/Gustav Molnar
CEO Diwo


The traditional approach of attracting new employees is by inviting them to the physical working environment and give them a taste of the company Culture. However, as new generations and digital natives now are entering the market, the perspective of the workplace has been turned upside down. The digital natives are spoiled with the freedom of great digital experience since even before they could walk or talk. They will surely place a massive value of the digital experience and digital culture within your company. My opinion is that the digital experience will be far more important than the physical experience when the digital natives are choosing their future workplace.

Leaders need to realize that the digital workplace is not just another system. It is not just another project to implement. The digital workplace is a perspective of the working environment. Managers have to realize that the digital workplace is about adopting a new mind-set. I would like to give you a wake up on the perspective that I am talking about with a simple comparison ; Please look at the pictures below and truly ask yourself if you still think that the digital workplace is “just another system”.

Let’s start with the traditional perspective…

Physical Workplace

The answer to the above is quite simple. 100 percent of recruits would choose the work environment to the right. But now, let’s make it a bit more interesting and realistic.

job2

If your Company is serious about staying competitive, make sure that you have a great plan for both digital and cultural transformation…

Under flera år har organisationer kämpat för att skapa ett intranät som fungerar som en naturlig startpunkt för användarna. Problemet har varit att när användare får frågan gällande hur ofta de faktiskt besöker det traditionella intranätet så svarar de “Vi hinner inte besöka intranätet, vi måste arbeta”.

Den digitala arbetsplatsen är ett perspektiv som möjliggör ett nytt sätt att arbeta. Den digitala arbetsplatsen är inte “ytterligare ett system”. Det är ett mindset och en strategi som utgår från daglig produktivitet och strävar efter att driva beteenden och engagemang som bidrar till ökad innovation, produktivitet, effektivitet och gynnsam kultur. Den digitala arbetsplatsen handlar om att tillämpa ett användarperspektiv framför ett redaktörsperspektiv. Ett perspektiv som ökar relevans, delaktighet och daglig produktivitet för användarna.

Allt fler organisationer väljer nu att säga hej då till det traditionella intranätet (som ofta haft rollen som en intern nyhetstidning) för att istället välkomna en strategi för den mer omfattande digitala arbetsplatsen. En strategi som säkerställer att användare får det enklare att utföra sina arbetsuppgifter. En strategi som motverkar organisatoriska silos/informationsöar och samtidigt säkerställer att det blir enklare för säljare att sälja, för beslutsfattare att fatta beslut och för produktutvecklare att produktutveckla etc.

Jag har under min karriär träffat en mängd företagsledare som traditionellt sätt lagt enorma resurser på den fysiska arbetsplatsen med vetskapen om att arbetsmiljön har en direkt påverkan och koppling till medarbetarnas produktivitet. Idag har de smarta ledarna lärt sig att den digitala arbetsmiljön är minst lika viktig för bolagets framgång. Samtidigt har anställda genomgått såväl en mobil och en social revolution som vänt upp och ner på deras syn och sätt att arbeta. Det är inte ovanligt att du som kunskapsarbetare spenderar över 50 procent av din arbetsdag någon annanstans än vid ditt fysiska skrivbord. Detta innebär att du istället spenderar mycket tid i din digitala arbetsmiljö.

För att förstå din egna digitala arbetsplats ställ dig själv några frågor:

  • Hur mobil tillåts du vara?
  • Hur har du inrett ditt digitala kontor?
  • Hur går du till väga för att stimulera kunskapsdelning och innovation?
  • Hur mycket ställtid har du när du växlar mellan dina verktyg?
  • Vilka är dina primära verktyg och hur väl uppfyller de sitt syfte för produktivitet?
  • Hur går du till väga för att söka och hitta relevant information?
  • Hur är kulturen och engagemanget i de interna digitala kanalerna?
  • Hur fungerar det digitala samarbetet såväl internt som externt?
  • Vad skulle hända om ditt företag bad alla kunskapsarbetare att arbeta hemifrån?

digitalworkplaceev

Vill du prata mer om digital arbetsplats? Varmt välkommen att ringa mig så kanske vi till och med kan ta en kaffe och filosofera…

/Gustav Molnar
gustav@diwo.se
0722530798