In: Digital arbetsplats

Har du någonsin stannat upp och funderat över hur stor del av din arbetsvardag som du spenderar i den digitala världen? Har du en uppfattning om hur mycket tid du spenderar på att fingra på din mobiltelefon, svara på e-post eller samarbeta med dina kollegor via digitala kommunikationsverktyg? Om du arbetar på kontor är sannolikheten hög att du spenderar merparten av din arbetsdag i den digitala världen. Enligt en studie genomförd av Diwo framgår att tjänstemän spenderar i snitt 78 procent av sin arbetstid med blicken fäst i en digital skärm. Nu vill jag understryka en viktig poäng som jag hoppas att alla som jobbar inom HR har tagit i beaktning; nämligen det faktum att arbetsmiljön i allra högsta grad har blivit digital, vilket innebär att den digitala arbetsmiljön har en fundamental påverkan på människors produktivitet, engagemang och hälsa.

(more…)

Människor i arbetslivet står inför tsunamis av förändringsvågor. Ny teknik på arbetsplatsen är en kritisk framgångsfaktor för att möjliggöra förmågor såsom samarbete och innovation. Trots all ny teknik så är de flesta organisationer fast i traditionella arbetssätt och kämpar förgäves med att anpassa ledarskap och beteenden. Resultatet är att cirka 9 av 10 organisationer misslyckas med att åstadkomma ökad produktivitet och mätbara effekter inom områden såsom innovationskraft, effektivitet och ökat engagemang. Trenden är tydlig; människor i arbetslivet mår allt sämre. Stressnivåerna ökar och endast 16 procent av svenskarna uppger att de är engagerade i sina yrken.

(more…)


In case you aren’t familiar with the word, a shared office space is an abstractly defined location used as a traditional office. The trend is a result of today’s way of working. The future of digitalization is taking over traditional office jobs and has rapidly changed the way we work – enabling everyone to work out of office with the right software.

One of the biggest drivers of this trend is the emergence of entrepreneurs, freelance and arising start-ups – shaping the future of office space through the supply and demand chain. But why are shared office spaces so appealing in the first place?

(more…)

Before discussing the outcome, we would like to point out that there is a significant variety within different markets, industries and size of companies, hence the compiled result from various numbers of prestudies, e.i the spider charts below, should not be used as input for decision making at a single organization. Instead, we hope that this compilation will be inspirational and provide an overall understanding of challenges for the region as a whole, within the area of digital workplace. With that said, let’s get on with it.

(more…)

Se dig i spegeln och fråga dig själv om du älskar ditt jobb? Om du gör det så vill jag börja med att säga grattis. Du är unik. Du är så pass unik att vi skulle kunna säga att du vunnit på lotto. För enligt en studie genomförd av Gallup är endast 13 procent av människor i Europa engagerade i sina yrken. I Sverige är siffran 16 procent. Det innebär att hela 84% av dina kollegor inte är engagerade på jobbet.

I genomsnitt arbetar vi 99117 timmar under våra liv. Att inte älska ditt jobb är lika med att kasta bort 99117 timmar av livet som du kunde ha spenderat på något stimulerande, något du brinner för. Du har den mänskliga rättigheten att älska vad du gör men ändå väljer du en annan dörr (om du är en av de 84% av läsarna som inte brinner för ditt jobb). Att inte älska sitt jobb får drastiska följder som i värsta fall leder till ohälsosam stress och sjukskrivningar. De 84 procent av våra medmänniskor som inte älskar sina jobb har även en hög tendens att gnälla över sin situation utan att göra något åt det. Detta beteende är extremt smittsamt inom organisationer och en av de största bromsklossarna i jakten på engagemang och produktivitet.

“Det räcker helt enkelt inte längre med en tydlig vision, bra chef och utvecklande arbetsuppgifter”

Som svensk medborgare har du fantastiska förutsättningar. Du har i stort sett friheten att styra din karriär och har ofta möjlighet att påverka din arbetssituation. Så varför är då bilden så pass dyster? Vi drunknar dagligen i olika artiklar, listor och mätningar som visualiserar vad medarbetare värderar högst i val av arbetsplats och vad som skapar trivsel på arbetsplatsen. Tänk om vi bara kunde få företagsledare att följa dessa listor, det borde väl räcka för att driva engagemang och få människor att älska sina jobb? Tyvärr är det inte så enkelt; Det räcker helt enkelt inte längre med att ha en bra chef, tydlig vision och utvecklande arbetsuppgifter. Varför inte? För att arbetsplatser idag är mitt inne i en tsunami av förändringsvågor. För de bolagen som inte surfar med på vågorna blir notan följande; oengagerade medarbetare som står i direkt relation till missnöjda kunder och vikande lönsamhet.

Människor behöver av naturen ha kontroll över sin arbetssituation för att trivas. Just nu äventyras den kontrollen som är en grundpelare för vår trygghet. I och med tekniktrender, digitalisering och artificiell intelligens står nu mänskligheten inför en enorm utmaning som milt uttryckt kan jämföras med transformationen från jordbrukssamhälle till industrisamhälle. Jag säger “milt”, för det som är framför oss de kommande åren kommer att revolutionera vardagen för människor i arbetslivet på flera plan.

En svag kultur blottas i det nya arbetslivet

Kultur är de kollektiva beteendena som genomsyrar organisationen och kan enkelt beskrivas som; det som medarbetarna gör när cheferna inte ser. Det nya arbetslivet innebär att cheferna allt mindre ser vad medarbetarna gör under vardagen då många yrkesroller spenderar allt mer tid såväl utanför det fysiska kontoret och i den digitala sfären. En svag kultur kommer att leda till nederlag i det nya arbetslivet.

Från hierarkier och värdekedjor till transparens, samarbete och värdenätverk

Arbetsmiljö kan delas in i tre övergripande områden; Psykosocial, fysisk och digital. Samtliga områden är (och kommer med hög sannolikhet att fortsätta vara) under en omvälvande förändring. Ledare behöver ta ett steg tillbaka för att få insikt, förstå och ta samtliga av dessa områden på högsta allvar för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare med nöjda och lojala medarbetare.

Psykosocial arbetsmiljö handlar exempelvis om relationer, ledarskap, respekt, uppmuntran, kunskapsdelning, samverkan och stolthet för såväl personlig insats, team och varumärke. Inom psykosociala arbetsmiljön pågår en enorm förändring vad gäller organisation och ledarskap som innebär omfattande förändringsarbete för många organisationer. Vad det handlar om är att vi går från traditionella hierarkier, värdekedjor och stuprörsbeteenden till transparens, samarbete och värdenärverk. Tyvärr tar allt för många ledare för lättsamt på de insatser som behövs inom den psykosociala transformationen. För vad allt kommer ner till i slutändan är kultur och beteenden.

Arbetet är inte en fysisk plats – det är något vi gör

Även den fysiska arbetsmiljön står inför enorm förändring som en följd av att allt fler yrkesroller arbetar mer mobilt. Det är inte ovanligt att medarbetare är någon annanstans än vid kontoret över 50 procent av sin arbetstid. Utvecklingen har gått från traditionella cellkontor, till öppna kontorslandskap, till flexkontor och nu till aktivitetsbaserade kontor (eller vad vi nu väljer att kalla det) där de flesta yrkesroller inte har en fast plats, där det finns färre arbetsplatser än personal och där inredningen ska styra och stimulera olika typer av beteenden hos medarbetarna (kreativitet, samarbete, fokus etc.)

Det digitala kontoret och dess påverkan på engagemang

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt?

De senaste åren har kundernas köpbeteenden drivits allt mer online. Konkurrenskraftiga bolag investerar därför enormt mycket resurser på kundernas digitala upplevelse i syfte att driva konvertering. Men hur ser den digitala vardagen ut för anställda idag? Om vi jämför digital kundupplevelse med digital medarbetarupplevelse så är verkligheten den att inom de allra flesta organisationer råder en brutal obalans där medarbetarnas upplevelse är eftersatt. Kundnytta är allt, men samtidigt får vi inte glömma att vägen till nöjda kunder alltid börjar med nöjda medarbetare!

Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändrats så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

Som VD för ett bolag som hjälper organisationer med att driva beteendeförändringar och mätbar nytta inom den digitala arbetsmiljön är jag stolt över vår vision och svaret på varför vi gör det vi gör;

“We want to make mondays the greatest day of the week”

PS: Om du inte älskar vad du gör, se då till att förändra din situation. Jobb är inte samma sak som fängelse, du behöver inte stanna där…

Med kärlek och hopp om framtiden / Gustav Molnar

gustav@diwo.se
0722539798

 

Året är 2017 och aldrig förr har de förvirrande orden “digitalisering” och “digital strategi” används så flitigt bland managementkonsulter och företagsledare. Digitalisering handlar primärt inte om att lansera ytterligare en rad system. Så vad handlar det om då? Digitalisering handlar om att anamma ett helt nytt mind-set. Ett mind-set där det inte enbart handlar om att effektivisera verksamheten med några procent om året. Det handlar om att ställa om på samma sätt som när vi gick från jordbrukssamhälle till industrisamhälle.

(more…)

Traditional banks, as any other business today, should look to increase digitization to achieve savings. Instead of extensive job cuts that won’t result in decreases of operational costs for the industry. Traditional banks are forced to go ”all-in” which involves implementing digitization throughout the value chain.

(more…)

Effekterna av employee branding innefattar en förståelse för hur det är att vara anställd i organisationen i form av både förmåner och del i företagskulturen. Strategin bör innehålla en rad aktiviteter ofta även inkluderat en intern kommunikation-strategi för att bygga ett varumärke och få förtroende i den egna organisationen. En uttalad strategi som har kopplingar till verksamhetsmål är avgörande för att ta marknadsandelar.

(more…)

I skrivandets stund sitter jag i hotellobbyn på Scandic Anglais. Det är december 2016. Jag noterar att jag inte är ensam om att dela denna lobby som en tillfällig arbetsplats. Mobiler ringer, e-post besvaras, Skype-samtal pågår, fingrar dansar i otakt på tangentbord och vid de större borden pågår möten där kreativa personer gestikulerar storartat med viftande händer. Ingen är här för att bara dricka kaffe längre. Alla är här och arbetar. En tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön.

För många bolag handlar det nu om att förändra sina arbetssätt för att överleva. Vi lever i en värld där disruptiv innovation är verklig och där människors förväntningar på arbetsplatsen har ökat markant i och med teknikutvecklingen i våra privata liv. Enligt en studie genomförd av Forbes Magazine så kommer 700 av världens ledande bolag på Fortune 1000-listan att få ge plats till nya aktörer inom tio år. En starkt bidragande faktor till detta är teknikutvecklingen. För att överleva behöver organisationer möjliggöra arbetsplatser som är dynamiska, flexibla och innovativa. Alltför många bolag sitter dock fast i traditionella arbetssätt kantade av stuprörsbeteenden och informationsöar vilket resulterar i stress, sjukskrivningar och bristande lojalitet. Vad det egentligen handlar om är ledarskap och engagemang, som har en direkt koppling till innovationskraft och produktivitet.

Lösningen handlar inte om att lansera ytterligare ett system. Det handlar om att ta ett steg tillbaka och förstå människorna bakom de digitala skärmarna. Investeringar i ny teknik handlar egentligen inte om ROI (return of investment). Det handlar om ROU (return of usage). Det är först när medarbetarna ändrar sina beteenden och är aktiva användare av ny den nya tekniken som affärsnyttan uppstår.

Så hur får vi människor att bli aktiva användare av ny teknik? Här kommer några spontana lärdomar som jag hoppas ingjuter lite energi och hopp till dig som står inför en digital och kulturell förändringsresa.

1. Det handlar om arbetsmiljö – HR behöver arbeta närmare IT och kommunikation.

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt? Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändras så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

2. Mål är meningslösa om de inte bryts ner

Sedan urminnes tider har vi hört om vikten av att sätta mätbara mål. En tydlig trend bland bolag som ligger i framkant inom digitalisering är att deras mål inte enbart handlar om effektivitet och kostnadsbesparingar. Det handlar betydligt mer om mjuka faktorer såsom engagemang, kultur och attraktionskraft. Så handlar det om en sak till; Att möjliggöra en samarbetskultur som gynnar innovationskraften. Men för de allra flesta medarbetare så är effektmål såsom effektivitet och innovation endast tomma ord. Det är något som en chef säger på en konferens. Veckan därpå är det glömt. Nyckeln ligger i att förstå vilka beteenden och aktiviteter som gör att vi blir mer innovativa, mer effektiva etc. Det handlar om att förstå användarnas mål när de öppnar upp sina digitala skärmar. Det är ofta i de små detaljerna som sann ständig förbättring existerar.

3. Sätt människorna I framsätet på den digitala resan

Visst är det mänskligt att göra fel? Men återkommande fel är dumhet. Ett av de mest frekventa återkommande misstagen som företagsledare gör är att de sätter tekniken i första hand och sjösätter omfattande IT-projekt där teknik och funktion är styrande. Framgång handlar om att sätta människor, beteenden och kultur i framsätet på den digitala resan.

4. Inse att förändring är konstant

Det kan vara en svidande sanning för vissa, men förändring är inte ett event som sker på en kovändning. Det är en kontinuerlig process. Frågan är om begreppet förändringsledning på sätt och vis börjat spela ut sin roll då vi lever i en värld som är i kontinuerlig förändring. Allt oftare används begreppet självledarskap i syfte att öka medarbetarnas självkännedom och förmåga att leda och ta ansvar.

5. Sluta göra saker och börja göra nya saker

Det här är världens enklaste tips, men en lärdom som är värd att dela med sig av eftersom det enklaste oftast är det som glöms bort vid omfattande förändringsarbete. All förändring handlar om att medarbetarna ska sluta göra vissa saker, och börja göra nya saker. Lista därför ner era topp 5 önskade förändringar vad gäller beteenden baserat på vad medarbetarna ska sluta och börja göra.

Nej, nu ska jag betala min kopp kaffe och traska vidare ut på stan för att känna av julstämningen. God Jul och Gott nytt år!

/Gustav Molnar
gustav.molnar@diwo.se
0722530798

December 9, 2016

Digital vett och etikett

Har du någon gång flyttat in i ett nytt kontor så förstår du vilken gigantisk projektledning som krävs för att färdigställda arbetsplatsen. Det är projektledare, leverantörer, hantverkare och arkitekter som ligger bakom slutprodukten där du ska spendera din arbetsdag. För det mesta är det enkelt för organisationer att kartlägga medarbetares grundläggande behov och att inreda en fysisk arbetsplats som tar vara på dessa. Behovet av att kunna arbeta både ostört eller i grupp, kreativt och effektivt, har lett till en förändring i hur man inreder kontor idag.

När man pratar om digital arbetsplats är G: verklighet för de flesta bolag idag, dessa organisationer sparar ner information i mappar på skrivbordet, mailar dokument och ingen vet vad som är aktuellt eller utdaterad.

“Tänk på den digitala arbetsmiljön som den fysiska, hur inreder vi det digitala kontoret, varför ska det se ut som det gör och hur förvaltar vi det?”

Du tycker att du är strukturerad som delar in mailen i mappar? Vad händer när du slutar om all information finns i din privata mail eller sparades lokalt på din dator? Det är förbannat svårt att jaga information i dessa organisationer även fast DU vet vart DU har lagt DITT jobb och har koll på vilket av DINA dokument som uppdaterades sist. Många gånger saknas det strategi och digital vett och etikett.

”Tekniken ska ju bara funka”.

I den fysiska arbetsmiljön tar vi för givet att organisationer har en uttalad clean desk policy och att städare kommer in ett par dagar i veckan och ansvarar över samtliga gemensamma utrymmens hygien. Även många oskrivna regler så som att du ställer in kaffekoppen i maskin, hänger din jacka i kapprummet, spolar i toaletten är en självklarhet för allas trivsel. Men när det kommer till den digitala arbetsplatsen ser det ut som om ditt kontor har haft inbrott! – Och det värsta av allt, ingen bryr sig!

 ”Här får du nyckeln till det digitala, skyffla på med information, skapa nya mappar och undermappar, skapa så många versioner som möjligt av samma dokument” – ny person in – vad är detta? Är det viktigt? Ingen vet. Skapa nya mappar, nya undermappar och egen struktur på G, maila dina dokument, spara ner ditt jobb lokalt på skrivbordet, maila, printa, scanna – släng in allt i en standard SharePoint lösning så är det löst!” – Din digitala arbetsplats börjar nu se ut likt en ”Smash and Grab” – du roffar åt dig det du behöver och lämnar i kaos. Ingen känner ägandeskap för förvaltning och det är klart ”för det ska ju bara funka”.

Vårstäda din digitala arbetsplats

Enligt en undersökning på uppdrag av företaget Western Digital framgick det att vi privat lagrar våra bilder, filmer och filer på i genomsnitt 17 olika ställen. Tänk då att dina privata filer och ditt hem är något du känner mer ägandeskap för så samma beteende på arbetsplatsen får katastrofala följder.

Börja enkelt, skapa en struktur och ett digitalt beteende. Städa och sortera, minimera risken att gamla dokument och ouppdaterade rutiner sprids vidare. Radera appar, återvinn usb-minnen som inte används, personifiera din meny och radera program du inte använder. Slopa G: och driv beteende till ett dokumenthanteringssystem.

Skapa en friktionsfri arbetsplats utan digital stress

Det viktigaste att påminna om är att en digitalisering av arbetsplatsen inte är ett IT projekt. Givetvis måste en plattform ligga till grund som är anpassad för användaren och organisationen, men det är av ytterst vikt att en strategi finns för att främja medarbetarens behov, engagera och driva beteenden som nyttjar teknikens fulla kapacitet.

Vi kan med hjälp av teknologin skapa ett värde för anställda och effektivisera processer men i digitaliseringen handlar 20 % om teknik och 80 % om hur människan förhåller sig till den. Kommunicera ut till organisationen varför digitaliseringen är viktig och hur det kan hjälpa individen i det dagliga arbetet – få alla att känna ägandeskap.

Ett stort stressmoment för många är kopplat till den tillgänglighet och massiva informationsflöde som verktyg i dag möjliggör. Vi kommunicerar, interagerar, samverkar och skapar relationer via e-post, intranät och sociala plattformar. Tack vare mobilitet blir vårt arbete i dag gränslöst. Vi hanterar mängder av information och komplex kollaboration. Detta skapar stora krav på en städad, strukturerad och relevant plattform som kan påskynda integrationen av teknik på arbetsplatsen så att arbetarna kan nyttja tekniken på ett sätt som ger dem större flexibilitet, ökad effektiviteten och till och med reducera stress där användaren styr och har full kontroll. Den perfekta digitala arbetsplatsen är användarstyrd och inte centraliserad. Digitalisering handlar om förståelse för hur teknik kan göra arbetsflöden bättre, för dig, ditt team och resten av organisationen till en friktionsfri, strömlinjeformad upplevelse.

/Sofia Caravaggi

Project and Change Manager – Diwo
Säg hej! – sofia.caravaggi@diwo.se