Welcome to our blog

Har du någonsin stannat upp och funderat över hur stor del av din arbetsvardag som du spenderar i den digitala världen? Har du en uppfattning om hur mycket tid du spenderar på att fingra på din mobiltelefon, svara på e-post eller samarbeta med dina kollegor via digitala kommunikationsverktyg? Om du arbetar på kontor är sannolikheten hög att du spenderar merparten av din arbetsdag i den digitala världen. Enligt en studie genomförd av Diwo framgår att tjänstemän spenderar i snitt 78 procent av sin arbetstid med blicken fäst i en digital skärm. Nu vill jag understryka en viktig poäng som jag hoppas att alla som jobbar inom HR har tagit i beaktning; nämligen det faktum att arbetsmiljön i allra högsta grad har blivit digital, vilket innebär att den digitala arbetsmiljön har en fundamental påverkan på människors produktivitet, engagemang och hälsa.

Hur mår då människor i det allt mer digitala arbetslivet, och har ledarskapet anpassat sig? Är våra digitala beteenden föredömliga? Om vi tittar på hur människor spenderar sin tid i den digitala arbetsmiljön så avslöjas en dyster bild. Omfattande tid spenderas på icke-värdeskapande aktiviteter och följden blir att allt fler lider av digital stress. Enligt IDC spenderar vi uppemot 20 procent av vår arbetsdag med att söka efter information. När vi inte hittar det vi söker efter avbryter vi våra kollegor innan vi till slut återskapar information som redan existerar i verksamheten. Enligt McKinsey kvarstår i slutändan endast 39 procent av arbetstiden till att  utföra de arbetsuppgifter som vi är anställda för att utföra och följas upp på.

Ny teknik är en kritisk möjliggörare för att vara konkurrenskraftig

Ny teknik utlovar en mängd med löften som ska stärka organisationers förmåga att samarbeta, kommunicera och hantera kunskap. Sanningen är dock att de allra flesta organisationer kämpar förgäves med att mjölka ur effekterna som ny teknik utlovar. Istället faller många tillbaka i traditionella arbetssätt och finner att medarbetarna spenderar omfattande tid av sin vardag på att söka efter information, skicka irrelevanta massmail, avbryta sina kollegor och återskapa information som redan existerar. En stark bidragande anledning till varför det ser ut som det gör är för att företagsledare fortsätter att lansera IT-system med gårdagens förlegade synsätt på arbetsmiljö. Organisationer med ett modernare synsätt på arbetsmiljön börjar allt mer tillämpa det trendande begreppet ”digital arbetsplats” vilket för många människor kan vara en aning förvirrande. Om du googlar på termen blir det dessvärre inte tydligare. Den ena definitionen efter den andra pratar om digital arbetsplats som IT, hårdvara, infrastruktur och systemmiljöer på ett onödigt invecklat och komplicerat tillvägagångssätt. Låt mig förenkla; den digitala arbetsplatsen är helt enkelt den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsplatsen. Den fysiska och digitala arbetsplatsen utgör tillsammans med den psykosociala miljön (kultur, ledarskap etc.) grundpelarna i medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön. Samtliga av dessa grundpelare står just nu inför tsunamis av förändringsvågor.

Det behövs en skärpning avseende beteenden i det digitala kontoret

De fysiska kontoren har länge varit det främsta flaggskeppet för att visa upp organisationers styrkor. I den fysiska arbetsmiljön finns en rad djupt förankrade och föredömliga beteenden. Vi städar upp efter oss i mötesrum, vi håller rent omkring oss, vi plockar undan våra koppar och vi spolar efter oss på toaletten. På helgen kommer det dessutom in städfirmor som gör det rent och fint och ser till att det doftar hallon. Men hur ser det då ut i det digitala kontoret? Här vill jag inleda med att citera en anonym kund. ”Det digitala kontoret? Det är som att vi har haft inbrott och ingen bryr sig”.

För att ta pulsen på hur du och dina medarbetare mår i den digitala arbetsmiljön uppmanar jag dig att fundera över följande tre frågor;

  1. Finns det en tydlig målbild för den digitala arbetsmiljön?

Den digitala kapprustningen har de senaste åren haft ett starkt fokus på kundens digitala upplevelse. Som kunder är vi ofta bortskämda med support dygnet runt, användarvänliga appar och en tilltalande digital design i syfte att nå högsta möjliga konvertering och lojalitet. Men hur är det att vara medarbetare? Har du tillgång till samma tilltalande digitala upplevelse eller är det förvirrande och otydligt? För att citera Richard Branson; ”Om du tar hand om dina medarbetare så tar de hand om dina kunder”.

  1. Har ni en digital arbetsmiljö som attraherar nya generationer?

De digitala infödingarna som lärde sig att swipa en iphone innan de kunde krypa kommer inom en snar framtid att göra entré på arbetsplatserna. Yngre generationers förväntningar på den digitala arbetsmiljön är skyhöga och frågan är vad de kommer att prioritera högst; En trevlig fysisk eller digital arbetsmiljö?

  1. Är era digitala beteenden föredömliga?

Föreställ dig detta scenario; från och med imorgon har du inte längre några fysiska kontor och du får inte längre använda e-post eller fysiska möten för att kommunicera internt med dina kollegor. Du förväntas ändå kunna samarbeta, kommunicera och vara produktiv. Hur skulle det fungera? Hur är era beteenden i den digitala världen? Hur är kulturen? Är ledarna föredömen eller inte?

Med hopp om ökat engagemang och hälsa så hoppas jag att vi alla börjar se med nya ögon på den digitala arbetsplatsen i en allt mer föränderlig värld.

Gustav Molnar

Människor i arbetslivet står inför tsunamis av förändringsvågor. Ny teknik på arbetsplatsen är en kritisk framgångsfaktor för att möjliggöra förmågor såsom samarbete och innovation. Trots all ny teknik så är de flesta organisationer fast i traditionella arbetssätt och kämpar förgäves med att anpassa ledarskap och beteenden. Resultatet är att cirka 9 av 10 organisationer misslyckas med att åstadkomma ökad produktivitet och mätbara effekter inom områden såsom innovationskraft, effektivitet och ökat engagemang. Trenden är tydlig; människor i arbetslivet mår allt sämre. Stressnivåerna ökar och endast 16 procent av svenskarna uppger att de är engagerade i sina yrken.

För några dagar sedan fick jag möjligheten att föreläsa på Digital Workplace Summit på Rival. I publiken fanns hundratals organisationer representerade. Jag passade därför på att “ta pulsen” genom att ställa några frågor via mentimeter;

tidstjuvar

En intressant, dock inte förvånande reflektion, är att ineffektiv möteskultur toppar listan över tidstjuvar följt av e-post och att bli avbruten av kollegor. Möteskultur är primärt inte en teknikfråga.

utmaning

Vad gäller den största utmaningen inom den digitala arbetsplatsen så är det endast 1 procent som uppger att tekniken är den största utmaningen. Det är uppenbart att det för de allra flesta organisationer inte längre handlar om “ytterligare ett system”. De senaste årens teknikupprustning har lett till en relativt hög teknikintensivitet. Dessvärre upplever väldigt många människor att den nya tekniken är förvirrande. Utmaningarna år 2017 handlar istället om ledarskap, beteenden och förändringsvilja samt målbild och strategi.

prio

Den digitala arbetsplatsen är en fråga om arbetsmiljö som syftar till att möjliggöra förmågor såsom att samarbeta och kommunicera i syfte att öka konkurrenskraft. Många yrkesroller uppger att de spenderar över 70 procent av sin arbetsvardag i den digitala arbetsmiljön. Så var är HR någonstans i diskussionen gällande den digitala arbetsmiljön och dess påverkan på stress, hälsa, engagemang och produktivitet?

puls

Det finns uppenbart en hel del förbättringsområden gällande den digitala arbetsmiljön. En sak står tydligt; Det finns ingen större organisation som har genomfört “den perfekta resan” gällande den digitala arbetsmiljön”. Resan tycks heller aldrig ta slut då förändring är konstant. Däremot finns gott om exempel på organisationer som ligger i framkant och lyckas åstadkomma mätbara förändringar som leder till ökat engagemang hos medarbetarna inkluderande nya arbetssätt, som står i direkt relation till ökad konkurrenskraft, nöjdare kunder och ökad lönsamhet.

Så vad utmärker då ledare och organisationer i framkanten av den digitala resan? Här kommer 5 snabba reflektioner;

  1. De förstår att digital arbetsplats handlar om arbetsmiljö
  2. De betraktar medarbetarnas digitala upplevelse på samma sätt som kundens
  3. De pratar inte om “ytterligare ett system”, de pratar om förmågor
  4. De bryter ner effektområden till konkreta beteenden (börja göra, sluta göra)
  5. De förstår vikten av ledarskap och koppling till övergripande strategi

Låt 2018 bli året då ledarskapet på allvar förstår vikten av den digitala arbetsmiljön.

Gustav Molnar
gustav.molnar@diwo.se

sos3
5 Reasons why you should try Shared Office Spaces 

In case you aren’t familiar with the word, a shared office space is an abstractly defined location used as a traditional office. The trend is a result of today’s way of working. The future of digitalization is taking over traditional office jobs and has rapidly changed the way we work – enabling everyone to work out of office with the right software.

One of the biggest drivers of this trend is the emergence of entrepreneurs, freelance and arising start-ups – shaping the future of office space through the supply and demand chain. But why are shared office spaces so appealing in the first place?

1. Cheap

No need to go into discussion on how expensive buying or even renting an office in the city centre is today. With membership fees that can get as low as $50 a month (500SEK), shared spaces have a major advantage for entrepreneurs with small budgets and uncertain futures.

2. Fewer responsibilities

When signing up for shared office space, cleaning and maintenance are taken care of by the property owner. Most of the annoying tasks and responsibilities are already accounted for.

3. Expanding your professional networking

Dozens of other professionals occupying the same office space as you and demographics will likely change every month. It’s a perfect place to expand your network.

4. No strings attached

Thanks to the digitalization, and the fast turnover rate for tech start-ups, launching your business from scratch happens fast these days. Leases tend to cover periods of several years but a shared office space can be reduced down to the hour.

5. Dream location

Shared office spaces usually occupy urban centers, making them a perfect fit to a dream location. Central locations encourage you to explore the city with access to unlimited range of stores, restaurants, and entertainment – convenient and mutually accessible.

So where can I get me one of those memberships?!

If you are looking for a space for you or/and your team to work from for an hour, day, week, month or year then Regus offers locations in Airports, Libraries, Shopping malls, Hotels, Universities and even Railway stations in 120 countries.
If you are more of the jet set entrepreneur who´s looking for a luxurious solution where you can focus on work and work only then Convendum will take care of both your back office and social life in their properties – offering everything between conference service to breakfast club and after work. Maybe you are searching for the ultimate flexible solution Palaver solves your problems for only 50 bucks (499SEK) a month. The membership offers hourly space in luxurious hotel lounges, fine dining restaurants and urban cafés. Including free Wi-Fi and endless refill of coffee.

Not only do creativity blossom when working in a changing environment but an effect to that – a rapidly growing professional network. Diwo have developed digital workplaces for many of Sweden’s largest companies, evolving work from stationary computers and desktops to a mobile first solutions – radically changing the current way of working, both enabling a new how and a new where!

Pssst… Want to know more about future office trends? Visit ReThinkOffice

//Sofia Caravaggi