By: Gustav Molnar

Den 15 maj gick Digital Workplace Summit av stapeln på Münchenbryggeriet i Stockholm. Trots möjligheter med ny teknik så är de flesta organisationer fast i traditionella arbetssätt där fysiska möten, e-post och filservrar dominerar. Detta resulterar i stress, vikande engagemang och bristande konkurrenskraft. Vad gör då organisationer i framkant som framgångsrikt lyckas driva både digital och kulturell transformation med fokus på människor och beteenden? Ta del av Gustav Molnars 10 sammanfattade tips i videon ovan.

I skrivandets stund sitter jag på snabbtåg nr 430 på väg från Göteborg till Stockholm. Jag har borrat in mina hörlurar i öronen och placerat min arbetsdator på det lilla fällbara bordet framför mig. Jag njuter av den här stunden, glatt medveten om att jag kan arbeta fokuserat och någorlunda ostört i drygt tre värdefulla timmar. Plötsligt plingar ljudet av ett nytt e-post till i min mobil och jag blir påmind om att det inte finns något som heter “out-of-the-office” längre. I det nya arbetslivet är vi ständigt ett klick bort från kontoret. Arbetet är inte en fysisk plats, det är något vi gör. Jag sätter mobilen i flight mode, ändrar min digitala status  till “Stör ej” och återgår med ett lättande andetag till mitt fokusarbete.

Jag tittar mig runtomkring och inser att jag är en i raden av alla människor som tillfälligt använder tågkupén som sin arbetsplats. Ingen är “out-of-office” längre. Alla är vi på resande fot i 200 km/h, men samtliga äro vi uppkopplade till värdenätverkande arbetslivet. Trots det målande landskapet som susar förbi utanför fönstren kommer de flesta av oss sannolikt att ha spenderat merparten av denna resa med blicken fäst i en datorskärm.

Som den karriärist och småbarnspappa jag är så är “tid” något jag har kommit att värdesätta oerhört högt. När jag tänker tillbaka på hur jag hanterade min tid innan jag blev pappa så förvånas jag över hur jag stundvis kunde vara så ineffektiv och flaxande i mitt agerande med tid. Jag kunde vårdslöst spilla min tid till höger och vänster. En insikt som gör mig varm inombords är det faktum att jag nuförtiden får mer arbete gjort på färre antal arbetstimmar. Hur kan jag jobba mindre, nyttja färre resurser, men få mer arbete gjort? Fenomenet skulle kunna kallas personlig effektivitet, eller till viss mån produktivitet. Låt oss för enkelhetens skull förenkla det ytterligare; Det handlar kort och gott om att jobba smartare och skapa förutsättningar för ett mer välmående liv. Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare. Det handlar om att jobba hållbart.

Här kommer mina högt svävande tankar om hur du kan jobba smartare, gnälla mindre, reducera stress och frigöra tid för att umgås med dina nära och kära. OBS! Dessa tankar handlar inte om hur du ska sortera dina e-post eller hantera din kalender. Dessa tankar handlar om något större. Det förutsätter också att du har den fundamentala möjligheten att påverka din situation.

1. Börja med att värdesätta varför du arbetar – skapa mening och riktning

Det är lätt att säga att det handlar om att värdesätta din tid. Så enkelt är det dock inte. Det handlar om att värdesätta varför du gör någonting överhuvudtaget. Det handlar om skapa en mening och på så sätt ha något lustfyllt att sträva efter. Om du inte har en mening eller medvetna mål som betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation tillsammans ska åstadkomma så blir det mycket problematiskt att jobba smartare. Att arbeta driven av en mening är enligt min åsikt det absolut bästa bränslet för att jobba smartare. Genom en tydlig riktning kickar sunt förnuft och lust in.

Att jobba smart innebär att inse styrkan av både “logic” och “magic”. Det förstnämnda, logic, inträffar när vi utför de aktiviteter som vi planerat (ofta under traditionell arbetstid). Det sistnämnda, magic, inträffar när vi får idér och kreativa tankar (inträffar ofta i situationer när vi inte arbetar). Min erfarenhet är att “magic” är ett resultat av engagemang, lust och mening.

PS: Om du upplever att ditt jobb saknar mening, gör då något åt det. Börja med att fundera på dina drivkrafter, eller rättare sagt; Vad är det för situationer som gör dig riktigt glad och varför?

2. Sjukdomsinsikt – synliggör dina hinder och tidstjuvar

Givet att du värdesätter det du gör och därmed har en lust och vilja att jobba smartare så är det dags att skaffa sjukdomsinsikt. Detta är den enklaste fasen i att jobba smartare, men tyvärr den lättaste att fastna i vilket kan uttrycka sig i att människor tenderar att gnälla över sin situation men förmår inte att göra något åt det. Det är absolut nödvändigt för dig att skapa någon form av “sence of urgency” genom att visualisera dina hinder, problem och tidstjuvar på ett bord. Detta är lite som “du är vad du äter”.

För att kunna jobba smartare så behöver du skala bort dina största tidstjuvar, även kallade icke värdeskapande aktiviteter. Gör dig själv en tjänst och skriv omgående ner vilka dina topp 3 tidstjuvar är som begränsar dig från att nå din fulla potential. Handlar det om en ineffektiv möteskultur? Handlar det om att du blir avbruten kontinuerligt? Handlar det om att du har svårt att prioritera? OBS! Problem som du överhuvudtaget inte kan påverka måste du acceptera annars kommer dom att äta upp dig.

3. Jobba smartare gör vi tillsammans. Inte ensamma

Jobba smartare handlar långt mer än personlig produktivitet. Det handlar om att tillsammans med sina cirklar av människor och vänner skapa förutsättningar för smartare arbetssätt och värdeskapande beteenden. Samla dina cirklar för att skapa ett gemensamt “sence of urgency” följt av gemensamma drivkrafter och riktning. Att enbart jobba med personlig produktivitet kommer inte vara tillräckligt i det nya arbetslivet. Det är lite som att fokusera på brandsläckningsinsatser istället för att se till att stoppa elden från första början. Tillsammans behöver vi tänka i nya banor för att skapa förutsättningar för ett smartare arbetsliv.

PS: Se till att omringa dig av människor som du inspireras av. Om du inte upplever att människor i dina närmsta arbetscirklar ger dig inspiration då har du inte en cirkel, då har du en bur.

4. Säg hej till nya beteenden och sparka ut dåliga vanor

Detta är den svåraste fasen i att jobba smartare. Det handlar om att förändra beteenden. Det handlar inte bara om att börja göra massa nya saker, det handlar mångt och mycket om att sluta med icke-värdeskapande beteenden. Mitt tips på detta område är att börja tämligen enkelt och välja ut 3 till 5 beteenden som du och dina cirklar av arbetskamrater kan förändra genom att sluta/börja/fortsätta göra.

OBS! Det handlar inte om att sätta vaga mål tillsammans såsom att “vi ska förbättra vår möteskultur”. Det handlar om att identifiera och lyfta fram ledande aktiviteter och beteenden som gör att ni faktiskt får en bättre möteskultur. Låt mig ta en metafor: Om målet är att gå ner 5 kg i vikt så är det mer intressant att agera på (och belöna) ledande beteenden såsom att träna minst 3 gånger i veckan, äta sallad istället för kött etc. Viktigt; Mål kommer alltid att uppfattas som luddiga om de inte bryts ner till konkreta beteenden. Vad ska vi börja/sluta/fortsätta göra?

Några tankeställare att fundera över. Hur är det med möteskultur? Kan ni ha kortare möten? Tackar ni nej till irrelevanta möten? Har ni infört stående möten eller blandar ni motion och möten genom att “mötionera”? Undviker du multitasking? Det har enligt forskningen en negativ påverkan på produktivitet.

PS: Var utforskande och ta hjälp av teknikens möjligheter för att automatisera och förenkla arbetsuppgifter.

5. Skratta, träna, ät nyttigt och sov

Forskningen har kommit väldigt långt i att kartlägga aktiviteter som gör att vi mår bättre vilket är en grundläggande förutsättning för att jobba smartare. Detta kan du inte blunda för. Dina och dina kollegors goda vanor börjar med era egna privata val. Vad har du för ursäkter för att inte ta hand om din hälsa? Visste du att människor som sover minst 7,5 timmar per natt är i snitt 20 procent mer produktiva. Visste du att människor som tränar innan jobbet är 17 procent mer produktiva.

Ta hand om dig själv. Du har bara ett arbetsliv.

/Gustav

Alla människor, oavsett ålder och erfarenhet, har rätt att älska sitt jobb och att förvänta sig en digital arbetsmiljö som möjliggör sömnlös samverkan och produktivitet oavsett tid och plats. Verkligheten är dock att de flesta människor upplever en förvirring och stress över alla nya digitala verktyg som de senaste åren sköljt in över arbetsplatserna. En färsk global studie från Aruba visar att organisationer som satsar på den digitala arbetsplatsen inte enbart lyckas med konsten att jobba smartare och öka arbetsplatsproduktivitet. Organisationer som erbjuder en genomtänkt digital arbetsplats lyckas även med att reducera stress, öka motivation och välmående samtidigt som de attraherar de nya talangerna.

(more…)

Häromdagen blev jag inbjuden till att tala på ett HR-event på Microsoft riktat mot HR-chefer. Temat var HR-strategier för digital transformation. Eventet blev fullbokat omgående och gästades av 200 nyfikna HR-personer. En tanke som slog mig var att om denna inbjudan hade gått ut till HR för tre år sedan så tror jag att det hade varit mycket utmanande att attrahera besökare till Microsofts kontor i Akalla. Hur kommer det sig då att digital transformation helt plötsligt ligger högt uppe på agendan för HR?

(more…)

Så har ännu ett år passerat och det är dags att sammanfatta årets lärdomar och insikter från “de digitala mästarna”. År 2018 var sannerligen ett år som påminde oss om att förändringstakten ökar. På LinkedIn och andra medier har vi drunknat i artiklar om möjligheter med ny teknik såsom Artificiell Intelligens, Quantum Computing och Internet of Things. AI (begränsat till specifika uppgifter) har under 2018 tagit ett märkbart kliv in i vår vardag och så smått börjat skapa värde och insikter av den otroliga mängden data som existerar. AI är inte längre något vi bara pratar om utifrån “framtiden”. Ny teknik och förändringar i omvärlden ställer allt högre krav på organisationer att utmana sina trogna affärsmodeller för att skapa värde. För att överleva i en värld av ständig förändring krävs förvisso investeringar i ny teknik. De digitala mästarna inser dock att framgång handlar allt mer om beteenden, engagemang och medarbetarskap. Framgång handlar om att möjliggöra en kultur som är självledande, innovativ och förändringsbenägen.

(more…)

Årets julkalender vigde vi åt temat; Förändringsarbete vid digitalisering av arbetsplatsen. Här kommer en sammanfattning av våra 24 luckor. Varsågod!

(more…)

Under de senaste åren har jag träffat otaligt många människor och ledare som känner en enorm förvirring så fort ordet “digitalt” används framför lättbegripliga ord. Exempel på detta är begrepp såsom “digitalt ledarskap”, “digital strategi” och “digital arbetsplats”. För att tala klarspråk; Egentligen handlar det bara om ledarskap, strategi och arbetsplats i en allt med digital värld.

(more…)

De senaste åren har jag blivit besatt av att förstå varför vissa ledare och organisationer lyckas så otroligt mycket bättre än andra med digital och kulturell transformation. Varför lyckas endast ett fåtal med att låsa upp nycklarna till de digitala kontoret och inte bara lansera ny teknik, utan även driva förändrade beteenden och varaktiga arbetssätt. Det finns många svar på den frågan; men en grundläggande nyckel är hur ledare och organisationer i framkant kommunicerar i syfte att skapa engagemang som förändringsbränsle.

(more…)

November 22, 2018

Diwo ❤️ Tenant & Partner

Diwo AB stärker sin kompetens och leveransförmåga genom att ta in Tenant & Partner Group AB som strategisk och finansiell partner. En värld i ständig förändring kräver ett perspektiv där människan och arbetsplatsen, såväl fysisk som digital, är en samverkande helhet. Med våra respektive specialistområden kan vi tillsammans skapa en större värdeskapande kraft hos både medarbetare och organisationer.

(more…)

Förmågan att vara produktiv som individ, team och organisation är en nyckelfaktor för att vara konkurrenskraftig i en allt mer föränderlig och digital värld. Det har under årens lopp förekommit en hel del spännande forskning på ämnet produktivitet. Nedan följer en lättsam sammanställning av 10 fakta om produktivitet på arbetsplatsen.

(more…)