I skrivandets stund sitter jag på snabbtåg nr 430 på väg från Göteborg till Stockholm. Jag har borrat in mina hörlurar i öronen och placerat min arbetsdator på det lilla fällbara bordet framför mig. Jag njuter av den här stunden, glatt medveten om att jag kan arbeta fokuserat och någorlunda ostört i drygt tre värdefulla timmar. Plötsligt plingar ljudet av ett nytt e-post till i min mobil och jag blir påmind om att det inte finns något som heter “out-of-the-office” längre. I det nya arbetslivet är vi ständigt ett klick bort från kontoret. Arbetet är inte en fysisk plats, det är något vi gör. Jag sätter mobilen i flight mode, ändrar min digitala status  till “Stör ej” och återgår med ett lättande andetag till mitt fokusarbete.

Jag tittar mig runtomkring och inser att jag är en i raden av alla människor som tillfälligt använder tågkupén som sin arbetsplats. Ingen är “out-of-office” längre. Alla är vi på resande fot i 200 km/h, men samtliga äro vi uppkopplade till värdenätverkande arbetslivet. Trots det målande landskapet som susar förbi utanför fönstren kommer de flesta av oss sannolikt att ha spenderat merparten av denna resa med blicken fäst i en datorskärm.

Som den karriärist och småbarnspappa jag är så är “tid” något jag har kommit att värdesätta oerhört högt. När jag tänker tillbaka på hur jag hanterade min tid innan jag blev pappa så förvånas jag över hur jag stundvis kunde vara så ineffektiv och flaxande i mitt agerande med tid. Jag kunde vårdslöst spilla min tid till höger och vänster. En insikt som gör mig varm inombords är det faktum att jag nuförtiden får mer arbete gjort på färre antal arbetstimmar. Hur kan jag jobba mindre, nyttja färre resurser, men få mer arbete gjort? Fenomenet skulle kunna kallas personlig effektivitet, eller till viss mån produktivitet. Låt oss för enkelhetens skull förenkla det ytterligare; Det handlar kort och gott om att jobba smartare och skapa förutsättningar för ett mer välmående liv. Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare. Det handlar om att jobba hållbart.

Här kommer mina högt svävande tankar om hur du kan jobba smartare, gnälla mindre, reducera stress och frigöra tid för att umgås med dina nära och kära. OBS! Dessa tankar handlar inte om hur du ska sortera dina e-post eller hantera din kalender. Dessa tankar handlar om något större. Det förutsätter också att du har den fundamentala möjligheten att påverka din situation.

1. Börja med att värdesätta varför du arbetar – skapa mening och riktning

Det är lätt att säga att det handlar om att värdesätta din tid. Så enkelt är det dock inte. Det handlar om att värdesätta varför du gör någonting överhuvudtaget. Det handlar om skapa en mening och på så sätt ha något lustfyllt att sträva efter. Om du inte har en mening eller medvetna mål som betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation tillsammans ska åstadkomma så blir det mycket problematiskt att jobba smartare. Att arbeta driven av en mening är enligt min åsikt det absolut bästa bränslet för att jobba smartare. Genom en tydlig riktning kickar sunt förnuft och lust in.

Att jobba smart innebär att inse styrkan av både “logic” och “magic”. Det förstnämnda, logic, inträffar när vi utför de aktiviteter som vi planerat (ofta under traditionell arbetstid). Det sistnämnda, magic, inträffar när vi får idér och kreativa tankar (inträffar ofta i situationer när vi inte arbetar). Min erfarenhet är att “magic” är ett resultat av engagemang, lust och mening.

PS: Om du upplever att ditt jobb saknar mening, gör då något åt det. Börja med att fundera på dina drivkrafter, eller rättare sagt; Vad är det för situationer som gör dig riktigt glad och varför?

2. Sjukdomsinsikt – synliggör dina hinder och tidstjuvar

Givet att du värdesätter det du gör och därmed har en lust och vilja att jobba smartare så är det dags att skaffa sjukdomsinsikt. Detta är den enklaste fasen i att jobba smartare, men tyvärr den lättaste att fastna i vilket kan uttrycka sig i att människor tenderar att gnälla över sin situation men förmår inte att göra något åt det. Det är absolut nödvändigt för dig att skapa någon form av “sence of urgency” genom att visualisera dina hinder, problem och tidstjuvar på ett bord. Detta är lite som “du är vad du äter”.

För att kunna jobba smartare så behöver du skala bort dina största tidstjuvar, även kallade icke värdeskapande aktiviteter. Gör dig själv en tjänst och skriv omgående ner vilka dina topp 3 tidstjuvar är som begränsar dig från att nå din fulla potential. Handlar det om en ineffektiv möteskultur? Handlar det om att du blir avbruten kontinuerligt? Handlar det om att du har svårt att prioritera? OBS! Problem som du överhuvudtaget inte kan påverka måste du acceptera annars kommer dom att äta upp dig.

3. Jobba smartare gör vi tillsammans. Inte ensamma

Jobba smartare handlar långt mer än personlig produktivitet. Det handlar om att tillsammans med sina cirklar av människor och vänner skapa förutsättningar för smartare arbetssätt och värdeskapande beteenden. Samla dina cirklar för att skapa ett gemensamt “sence of urgency” följt av gemensamma drivkrafter och riktning. Att enbart jobba med personlig produktivitet kommer inte vara tillräckligt i det nya arbetslivet. Det är lite som att fokusera på brandsläckningsinsatser istället för att se till att stoppa elden från första början. Tillsammans behöver vi tänka i nya banor för att skapa förutsättningar för ett smartare arbetsliv.

PS: Se till att omringa dig av människor som du inspireras av. Om du inte upplever att människor i dina närmsta arbetscirklar ger dig inspiration då har du inte en cirkel, då har du en bur.

4. Säg hej till nya beteenden och sparka ut dåliga vanor

Detta är den svåraste fasen i att jobba smartare. Det handlar om att förändra beteenden. Det handlar inte bara om att börja göra massa nya saker, det handlar mångt och mycket om att sluta med icke-värdeskapande beteenden. Mitt tips på detta område är att börja tämligen enkelt och välja ut 3 till 5 beteenden som du och dina cirklar av arbetskamrater kan förändra genom att sluta/börja/fortsätta göra.

OBS! Det handlar inte om att sätta vaga mål tillsammans såsom att “vi ska förbättra vår möteskultur”. Det handlar om att identifiera och lyfta fram ledande aktiviteter och beteenden som gör att ni faktiskt får en bättre möteskultur. Låt mig ta en metafor: Om målet är att gå ner 5 kg i vikt så är det mer intressant att agera på (och belöna) ledande beteenden såsom att träna minst 3 gånger i veckan, äta sallad istället för kött etc. Viktigt; Mål kommer alltid att uppfattas som luddiga om de inte bryts ner till konkreta beteenden. Vad ska vi börja/sluta/fortsätta göra?

Några tankeställare att fundera över. Hur är det med möteskultur? Kan ni ha kortare möten? Tackar ni nej till irrelevanta möten? Har ni infört stående möten eller blandar ni motion och möten genom att “mötionera”? Undviker du multitasking? Det har enligt forskningen en negativ påverkan på produktivitet.

PS: Var utforskande och ta hjälp av teknikens möjligheter för att automatisera och förenkla arbetsuppgifter.

5. Skratta, träna, ät nyttigt och sov

Forskningen har kommit väldigt långt i att kartlägga aktiviteter som gör att vi mår bättre vilket är en grundläggande förutsättning för att jobba smartare. Detta kan du inte blunda för. Dina och dina kollegors goda vanor börjar med era egna privata val. Vad har du för ursäkter för att inte ta hand om din hälsa? Visste du att människor som sover minst 7,5 timmar per natt är i snitt 20 procent mer produktiva. Visste du att människor som tränar innan jobbet är 17 procent mer produktiva.

Ta hand om dig själv. Du har bara ett arbetsliv.

/Gustav